3.2. Funktionen

Im Modul Funktionen können die Funktionsträger des Vereins eingesehen werden. Es werden alle Funktionen angezeigt, die vom Verband für die Anzeige im Vereinsaccount ausgewählt wurden. Im Filter kann nach Vorname, Nachname, Funktion und Funktionen gefiltert werden. Mit dem Filter Funktionen kann ausgewählt werden, ob man nur bereits zugewiesene Funktionen angezeigt bekommen möchte, oder die nicht zugewiesenen Funktionen.

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Mit Klick auf eine Person und den Button “Details” (oder Doppelklick auf die Person) öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die Kontaktdaten der Person angezeigt werden. Je nach Vorgaben des Verbandes, kann für verschiedene Funktionen die Angabe von persönlichen Daten, wie z.B. die Adresse oder Telefonnummer verpflichtend sein.

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Funktionär ändern
Durch einen Klick auf den Button „Neuen Funktionsträger hinterlegen“ kann die ausgewählte Person durch eine andere ersetzt werden. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem zunächst der neue Funktionsträger anhand von Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsdatum (und E-Mail-Adresse) gesucht werden muss.

Nach Eingabe aller Daten und einem Klick auf den Button „Person suchen“ wird nach der entsprechenden Person gesucht. Wichtig: Es werden nur Personen angezeigt, die bereits eine Vereinszugehörigkeit zu diesem Verein haben. Sollte die Person nicht gefunden werden, muss sie sich zunächst in Phoenix II registrieren und die Vereinszugehörigkeit hinterlegen.

Wenn die gesuchte Person gefunden wird, wird sie auf der rechten Seite angezeigt. Mit Klick auf den Button „Weiter“ kann die Zuweisung im nächsten Fenster über den Button „Person anlegen“ gespeichert werden. Im Feld „Gültig ab“ lässt sich das Datum eintragen, ab dem die Person die entsprechende Funktion übernehmen soll. Für den bisherigen Funktionsträger wird automatisch das Enddatum auf einen Tag vor dem neuen Gültigkeitsdatum gesetzt und archiviert.

Funktion erstmalig vergeben
Wenn bisher niemand für eine Funktion zugewiesen wurde, kann die Funktion durch Klicken auf den Button „+“ neu zugewiesen werden.

Neue Person als Funktionär anlegen

Vereine können bei der Zuweisung oder Änderung von Funktionen standardmäßig nur Personen auswählen, die bereits Mitglied in ihrem Verein sind. Mit diesem Release haben Verbände jedoch die Möglichkeit, eine Option freizuschalten, die es Vereinen erlaubt, auch neue Personen anzulegen.

Über den „+“-Button kann eine neue Person (z.B. Postanschrift) angelegt und mit einer entsprechenden Funktion hinterlegt werden. Um Dubletten zu vermeiden wird beim Anlegen der Person aufgrund Vorname, Nachname, Geburtstag die bestehende Datenbank auf den Personendatensatz überprüft.

Nach Zuweisung der Funktion erhält die Person eine E-Mail und wird über die Anlage bzw. das Verwenden ihrer Personendaten informiert. Des Weiteren muss der Vereinsadmin vor Abspeicherung der Daten aktiv zustimmen, dass er die Berechtigung für die elektronische Verarbeitung der Personendaten und der Weitergabe an den Sportbund/Landesverband/Dachverband zustimmt.