3.13. VereinsAccount-Bestand LSB Sachsen Anhalt- VereinsAccount Plus

Die Bestandsmeldung im Modul des Landessportbundes Sachsen-Anhalt (LSB Sachsen-Anhalt) dient dazu, eine Übersicht über die Mitgliederstruktur eines Vereins oder einer Sportorganisation zu erhalten.

Mithilfe der Bestandsdaten werden in der Regel die jährlichen Beiträge des Landessportbundes (LSB), der Kreissportbünde (KSB) sowie der Fachverbände berechnet. Darüber hinaus ist die Bestandsmeldung ein wichtiger Bestandteil der Berechnung der Pauschalförderung, die den Vereinen über den LSB finanziell zugutekommt.

Wichtig vorab: Mit dem Abschluss der Bestandsmeldung werden dem Vereinsaccount die Bearbeitungsrechte innerhalb der Bestandsmeldung, sowie dem Übungsleitermodul entzogen.

Die Meldung kann durch den Verein bis zum 31.12 selbstständig wieder eröffnet und bearbeitet werden.

Für die Bestandsmeldungen beim Landessportbund Sachsen-Anhalt stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden beschrieben werden.

1. Externe Erfassung der Daten mithilfe einer Excel-Tabelle und anschließendes Hochladen in Phoenix II
   Diese Möglichkeit bietet die Option, die Bestandsdaten zunächst extern in einer vom Landessportbund bereitgestellten Excel-Tabelle zu erfassen. Nachdem alle relevanten Informationen in die Tabelle eingetragen wurden, können die Daten anschließend in das System Phoenix II hochgeladen werden, um die Bestandsmeldung abzuschließen

2. Sollten Sie die Daten aus dem Vorjahr übernehmen und anschließend anpassen wollen, verwenden Sie bitte den Button "Übernahme aus dem Vorjahr" (3). Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie im weiteren Verlauf.

3. Erfassung der Daten über manuelle Eingabe in dem Modul
   Diese Möglichkeit besteht darin, die Bestandsdaten direkt im System Phoenix II zu erfassen

4. Erfassung der Mitglieder über das Modul Mitgliederverwaltung und anschließende Übernahme zur Bestandsmeldung
   Diese Möglichkeit besteht darin, die einzelnen Mitglieder mit ihren persönlichen Daten direkt im Modul Mitgliederverwaltung zu erfassen. Diese Daten werden in Phoenix II hinterlegt und können anschließend nahtlos für die Bestandsmeldung übernommen werden, wodurch der Meldeprozess erleichtert und automatisiert wird. Bei der Übernahme der Mitgliedsdaten werden Geburtstag, Sportart und Mitgliedsdatum berücksichtigt.

Allgemeine Information zur Bestandsmeldung

Bei allen drei Varianten werden die folgenden Daten erfasst:

• Anzahl der Mitglieder: Gesamtzahl der aktiven und passiven Mitglieder.

• Sportarten: Auflistung der verschiedenen Sportarten, die im Verein angeboten werden.

• Geschlecht: Erfassung der Anzahl der weiblichen, männlichen, diversen/u.a. Sportler.

• Altersklassen: Aufteilung der Mitglieder nach Altersgruppen, um die demographische Struktur des Vereins zu ermitteln.

Sollten sie ihre Daten aus dem Vorjahr übernehmen wollen und dann diese Daten anpassen wollen, nutzen sie den Button Übernahme aus dem Vorjahr (3).

Open

Darüber hinaus sind die Angaben in der Bestandsmeldung entscheidend für die Berechnung der Förderungen, die der LSB Sachsen-Anhalt an die Vereine vergibt.

Im Rahmen der Bestandsmeldungen wird zwischen A-Meldungen und B-Meldungen unterschieden:

1. A-Meldungen: Dies sind die Meldungen, die an den Landessportbund Sachsen-Anhalt (LSB) gehen. Hier werden alle Mitglieder des Vereins summiert erfasst und entsprechend der vorgegebenen Kriterien wie Sportart, Geschlecht, Altersklassen usw. aufgelistet. Die A-Zahlen geben also einen Gesamtüberblick über die Mitgliederstruktur des Vereins und dienen der Berechnung der Fördermittel durch den LSB.

2. B-Meldungen: Diese Meldungen werden an die Landesfachverbände (LFV) der jeweiligen Sportarten übermittelt. Die B-Zahlen enthalten detaillierte Informationen zu den Mitgliedern, die in bestimmten Sportarten aktiv sind, und sind speziell auf die Anforderungen der jeweiligen Fachverbände ausgerichtet. Sie bieten den LFV einen genauen Einblick in die sportartspezifischen Mitgliederzahlen. Zusätzlich können in diesen Meldungen auch Mitglieder erfasst werden, die verbandsungebunden sind, das heißt, keinem LFV zugeordnet werden, oder solche, die direkt einem Bundesverband gemeldet werden müssen, weil es keinen entsprechenden Landesfachverband gibt.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da die A-Meldungen einen umfassenden Überblick über den gesamten Verein bieten, während die B-Meldungen gezielt auf die spezifischen Sportarten fokussieren. Dadurch wird eine präzisere Meldung auf der Landesfachverbandsebene, für verbandsungebundene Mitglieder sowie für Mitglieder, die direkt einem Bundesverband zugeordnet sind, ermöglicht.

In einem Mehrspartenverein kann es vorkommen, dass ein Mitglied in mehreren Sportarten aktiv ist, zum Beispiel gleichzeitig im Handball, Fußball und Turnen. In diesem Fall wird dieses Mitglied für jede Sportart separat an die entsprechenden Fachverbände gemeldet (B-Meldungen).

Würde man die B-Meldungen einfach zusammenzählen, würde das Mitglied dreimal erfasst, obwohl es sich tatsächlich nur um eine Person handelt. Dies führt dazu, dass die A-Zahlen (Gesamtmitgliederzahl) nicht korrekt abgebildet werden, wenn sie direkt aus der Summe der B-Meldungen abgeleitet würden.

Daher ist es wichtig, die A-Zahlen unabhängig von den B-Meldungen zu ermitteln und zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass jedes Mitglied nur einmal gezählt wird. So wird verhindert, dass die A-Zahlen durch Mehrfachmeldungen verzerrt werden.

Die A-Zahlen müssen die tatsächliche Gesamtzahl der Mitglieder im Verein widerspiegeln, unabhängig davon, in wie vielen Sportarten sie aktiv sind. Eine klare Abgrenzung und Kontrolle der A-Zahlen ist daher unverzichtbar.

Übersicht über die Bearbeitungsmöglichkeiten der Bestandsmeldung

Die Bearbeitung der Bestandsmeldungen wird im Folgenden schrittweise anhand der sichtbaren Buttons und Icons erläutert:

Open

Die Bearbeitung der Bestandsmeldungen wird im Folgenden schrittweise erklärt:

Verein
Zu Beginn der Bearbeitung sehen Sie eine Übersicht mit dem Namen des Vereins.

(1) Auswahl des Meldejahres per Drop-Down: Hier können Sie das Jahr der Meldung aus einer Drop-Down-Liste auswählen. Diese Liste zeigt Ihnen die Meldungen der letzten Jahre, sodass Sie auch frühere Berichte einsehen oder bearbeiten können.

(2) Aktuelles Meldejahr: Zusätzlich sehen Sie das aktuelle Jahr der Bestandsmeldung.

(3) Button "Übernahme aus dem Vorjahr": Wenn Sie diesen Button betätigen, werden die Daten der Bestandsmeldung automatisch aus dem Vorjahr übernommen, sofern noch keine aktuellen Daten vorliegen. Dies erleichtert die Aktualisierung der Bestandsmeldung, indem Sie auf bereits vorhandene Informationen zurückgreifen können.

(4) Button "Übernahme aus der Mitgliederverwaltung": Durch diesen Button können die Daten direkt aus dem Modul "Mitgliederverwaltung" in die Bestandsmeldung übertragen werden. Dies sorgt dafür, dass die Mitgliedsdaten aktuell und korrekt in die Bestandsmeldung einfließen, ohne dass eine manuelle Eingabe nötig ist.

(5) Button "Verband hinzufügen": Wenn Sie einen neuen Verband zur Bestandsmeldung hinzufügen möchten, betätigen Sie diesen Button. Dadurch können Sie einen weiteren Verband in die Meldung aufnehmen und die spezifischen Daten für diesen Verband eingeben.

Wählen Sie anschließend den relevanten Verband aus:

Nun können Sie den ausgewählten Verband in der Übersicht sehen. Klicken Sie auf den Plusbutton in der entsprechenden Zeile des Verbandes, um die Sportart des Verbandes hinzuzufügen.

Zum Eintragen der Bestandszahlen klicken Sie auf den Stiftebutton in der Zeile der Sportart.

Sie werden nun zum Feld "Meldungen" weitergeleitet. Wählen Sie dort neben dem Verband erneut die Sportart aus und tragen Sie im unteren Feld Ihre Bestandsdaten ein. Wenn Sie in einem Feld eine Anzahl eingeben möchten, erscheint dort zunächst eine Null.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf den grünen Speicherbutton klicken.

Externe Erfassung der Daten mithilfe einer Excel-Tabelle und anschließendes Hochladen in Phönix

Auf der rechten Seite (6) finden Sie ein türkisfarbenes und ein grünes Excel-Icon.

Türkisfarbenes Exel- Icon

Mit der Auswahl des türkisfarbenen Icons haben Sie die Möglichkeit, eine leere Excel-Tabelle mit den Bestandsdaten herunterzuladen. Durch Klicken auf dieses Icon wird eine Excel-Datei heruntergeladen, die Sie nutzen können, um Ihre Bestandsdaten auszufüllen, falls Sie diese nicht direkt im System eingeben möchten.

Nachdem Sie die Tabelle ausgefüllt haben, können Sie diese über die Funktion "Datei auswählen" wieder in Phoenix II hochladen. Bitte achten Sie darauf, die Vorgaben in der Excel-Tabelle genau einzuhalten, um sicherzustellen, dass Ihre Bestandsdaten fehlerfrei übernommen werden. Dies umfasst insbesondere die exakte Bezeichnung des Fachverbandes und der jeweiligen Sportart.

Bei der Eingabe des Jahrgangs ist es wichtig, nicht das Geburtsdatum, sondern nur das Geburtsjahr einzutragen.

Beispiel:

• Falsch: 05.07.1968

• Richtig: 1968

•  

Falls eine Spalte oder ein Feld in der Tabelle nicht für Sie relevant ist, lassen Sie dieses nicht leer, sondern tragen Sie unbedingt eine "0" ein. Dies ist wichtig, um mögliche Fehler beim Hochladen und der Weiterverarbeitung der Daten zu vermeiden.

Im unteren Teil der Tabelle finden Sie die Arbeitsmappen „A-Meldungen“ und „B-Meldungen“

Arbeitsmappe A- Meldung

Arbeitsmappe B-Meldung

Grünes Exel -Icon

Mit dem grünen Esel-Icon laden Sie eine Excel-Tabelle herunter, in der bereits die Fachverbände und die jeweilige Sportart hinterlegt sind. Sie müssen lediglich die entsprechenden Daten vervollständigen.

Bei der Eingabe des Jahrgangs ist es wichtig, nicht das Geburtsdatum, sondern nur das Geburtsjahr einzutragen.

Beispiel:

• Falsch: 05.07.1968

• Richtig: 1968

Achten Sie auch hier darauf, dass, falls eine Spalte oder ein Feld in der Tabelle für Sie nicht relevant ist, Sie dieses nicht leer lassen, sondern unbedingt eine "0" eintragen. Dies ist wichtig, um mögliche Fehler beim Hochladen und der Weiterverarbeitung der Daten zu vermeiden.

Im unteren Teil der Tabelle finden Sie die Arbeitsmappen „A-Meldungen“ und „B-Meldungen“

Arbeitsmappe A- Meldung

Arbeitsmappe B- Meldung

Tabelle - A-Meldungen und B-Meldungen unterscheiden sich:
Landesverband bei B-Meldungen:

• Bei B-Meldungen muss der Landesverband angegeben werden.

• Es ist wichtig, hier die korrekte und vollständige Schreibweise zu verwenden, da es möglicherweise verbindliche Vorgaben für die Bezeichnung gibt.

Rückfragen und Unterstützung:

• Falls Unklarheiten bestehen, kann man sich an den LSB (Landessportbund), den SSB (Stadtsportbund) oder den KSB (Kreissportbund) wenden.

Erfassung der Daten direkt in Phönix

Bestandsmeldung aktualisieren und Mitgliederzahlen bearbeiten

Um die Bestandsmeldungen für das aktuelle Meldejahr zu aktualisieren oder Mitgliedszahlen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Icon(7) neben den entsprechenden Daten.

Nachdem Sie den Button gedrückt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Es kann ein Hinweis erscheinen, dass die A-Meldungen automatisch erstellt werden und die B-Meldungen daraus resultieren sollen.

Wählen Sie die B-Meldung 'LSB' aus der Liste (8) aus.

Wählen Sie nun die für Sie hinterlegten Landesfachverbände aus der Liste (9) aus.

Wählen Sie die für den Verband hinterlegte Sportart aus der Liste (Punkt 10) aus.

Wenn sich Ihre Zahlen im Vergleich zum Vorjahr nicht geändert haben, klicken Sie auf den Button 'Übernahme aus dem Vorjahr', um alle Bestandsdaten automatisch zu übernehmen.

Sollten sich Änderungen ergeben haben, tragen Sie zunächst die entsprechenden Jahrgänge ein und anschließend die Anzahl der Mitglieder nach den Kategorien männlich, weiblich, divers und keine Angabe."

Über das Dropdown-Menü (12) bei den Jahrgängen können Sie den gewünschten Jahrgang auswählen."

Falls der gesuchte Jahrgang nicht in der Liste enthalten ist, können Sie über den 'Plus-Button' (13) einen neuen Jahrgang hinzufügen. Dieser wird dann am Ende der Liste angezeigt.

Speichern Sie Ihre Eingaben über den grünen Speicher-Button.