9.2.1 System- Änderung der Verbandskontaktdaten- GS Admin

Sollten sich die Kontaktdaten Ihres Verbands (z. B. Adresse, allgemeine E-Mail-Adresse etc.) ändern, können Sie diese direkt innerhalb von Phoenix anpassen.

Anpassungen in der Phoenix Konfiguration

Gehen Sie zu System > Phoenix Konfiguration. Dort können Sie die relevanten Änderungen vornehmen. Geben Sie im Suchfeld den Begriff "Mandant" ein und klicken Sie auf die Lupe. Eine Liste der Suchergebnisse wird angezeigt. Folgende Einträge sollten überprüft und bei Bedarf angepasst werden:

Bereich / Kürzel

MANDANT / ADRESSE
MANDANT / ADRESSEKURZ
MANDANT / DATENSCHUTZ
MANDANT / DATENSCHUTZSEITE
MANDANT / IMPRESSUM

Falls vorhanden, prüfen Sie auch:

MANDANT / ADRESSEKURZ2

Zusätzlich sollten Sie folgende Konfigurationsparameter prüfen, in denen möglicherweise die E-Mail-Adresse geändert werden muss:

Bereich / Kürzel

REGISTRATION / EMAIL

Darüber hinaus gibt es weitere Phoenix Konfigurationen, in denen Ihre Verbandsadresse oder E-Mail-Adresse enthalten sein könnte. Diese sind individuell von der Nutzung der Module sowie den bisherigen Einträgen abhängig. Wir empfehlen, insbesondere die folgenden Parameter zu prüfen:

Verbandsadresse

Verband / DatenschutzbestimmungText
Meldebogen / bestaetigungMailText

Verbands-E-Mail-Adresse

Verband / DatenschutzbestimmungText
Verband / DatenschutzbestimmungTextSeite
SEMINAR / ABSENDERMAIL
SEMINAR / BCCMAIL
LiMS / Absenderemail
Bestandsdaten / InfoMail
ePass / MailWechselVerbandNachricht
Meldebogen / bestaetigungMailText

Textbausteine

Zusätzlich zu den Änderungen in der Phoenix Konfiguration sollten Sie auch die Textbausteine unter System > Textbausteine überprüfen. Da die Nutzung von Textbausteinen individuell ist, können wir nur exemplarisch Bereiche wie Seminare empfehlen, um sicherzustellen, dass die Adressdaten auch dort aktuell sind.

Personenverwaltung

In einigen Fällen könnte die Adresse oder E-Mail-Adresse Ihres Verbands auch mit einer angelegten Person verknüpft sein, die über Verteiler oder Schnittstellen genutzt wird. Um dies zu prüfen, gehen Sie zu Personen > Person und verwenden Sie die Personensuche, um nach der Verbandsadresse oder -E-Mail zu suchen. Gefundene Einträge können Sie entsprechend bearbeiten.

Rechnungslayout

Vergessen Sie bei einer Adressänderung nicht, das Rechnungslayout anzupassen. Aktualisieren Sie gegebenenfalls auch die Gläubigerdaten unter Fakturierung > Gläubiger > Gläubiger bearbeiten. Das neue Rechnungslayout können Sie direkt in Phoenix II hochladen (über die Funktion „Datei auswählen“). Falls Sie diesen Service bisher nicht nutzen, bieten wir Ihnen gern die Einrichtung gegen einen einmaligen Aufwand von 2 Stunden an oder erstellen Ihnen ein individuelles Angebot für die Anpassung des Rechnungslayouts durch unsere Entwickler.

Exportfunktion zur Adressprüfung

Um sicherzustellen, dass keine weiteren Stellen übersehen werden, können Sie die Konfigurationsparameter und Textbausteine exportieren. Stellen Sie dazu die Anzahl der Ergebnisse z. B. auf 1.000 und nutzen Sie den Standard-Export (rechtsbündig). Sollte die Anzahl der Ergebnisse die Exportkapazität überschreiten, wechseln Sie auf die nächste Seite (Pfeil rechts-Taste) und laden den Export erneut herunter. Führen Sie den Export sowohl für PI als auch für PII durch.

Mit diesen Schritten können Sie sicherstellen, dass Ihre Kontaktdaten überall korrekt aktualisiert werden.