8.2 Hinweise und Texte zum Thema Datenschutz innerhalb von Phoenix II einsehen und anpassen
Datenschutzerklärung für PersonenAccount
Wenn sich eine Person in Phoenix II neu registriert, stimmt sie einer Datenschutzerklärung zu. Hier stimmt die Person bzw. der neue Benutzer der Verwaltung seiner Daten gem. des in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Umfangs zu.
Die gleiche Datenschutzerklärung kann der Benutzer auch jederzeit in seinem PersonenAccount nachlesen und muss diese bei Anpassung seiner Daten auch nochmals neu bestätigen.
Der Text für diese Datenschutzerklärung lässt sich von Ihnen als Landesverband über folgenden Konfigurationsparameter verwalten:
Bereich: MANDANT Kürzel: DATENSCHUTZ
(Text der Datenschutzerklärung für die Registrierung/Neuanmeldung sowie für Änderungen im PersonenAccount)
Datenschutzerklärung des Systems
Darüber hinaus gibt es einen Text für Datenschutzerklärung des Systems selbst. Diese findet sich am Ende jeder Seite in der rechten, unteren Ecke.
Hier wird z.B. auf die Erhebung und Verarbeitung von http-Protokolldaten, Verwendung von Cookies, Auskunftsrecht etc. eingegangen. Der Text setzt sich zusammen aus einem Teil der it4sport GmbH als technischer Auftragsverarbeiter für das System Phoenix II und muss von Ihnen bzw. Ihrem Verband noch ergänzt werden, da Sie als Landesverband der Verantwortliche für die Daten im System und damit auch für den Datenschutz im Sinne der DSVGO sind.
Der Text für diese Datenschutzerklärung lässt sich über folgende Konfigurationsparameter verwalten:
Bereich: MANDANT Kürzel: DATENSCHUTZSEITE
(Text für die Datenschutzseite) => Inhalt der it4sport GmbH
Bereich: Mandant Kürzel: DatenschutzVerband
(Enthält die Datenschutzerklärung, die zusammen mit dem Parameter DatenschutzPhoenixII angezeigt wird) => Erweiterter Inhalt Ihres Verbands
Erweiterte Datenschutzerklärung für Rollen mit mehr Rechten oder spezielle Funktionen
Des Weiteren gibt es in Phoenix II die grundsätzliche Funktionalität, dass Sie als Verband bei der Zuordnung von weiteren Rollen oder speziellen Funktionen an eine Person, diese Person auf eine erweiterte Datenschutzerklärung verpflichten können. Dies ist in der Regel sehr sinnvoll, da diese Person durch die neue Funktion oder durch die neue Rolle eben in der Regel mehr sieht als nur seine Daten und daher verantwortungsbewusst mit den ihm einzusehenden Daten und Informationen umzugehen hat.
Je nach Einstellung können Sie dafür sorgen, dass bei einer weiteren, „höheren“ Rolle als dem PersonenAccount oder auch bei Zuweisung einer speziellen Funktion (z.B. Trainer) diese Person bei der nächsten Anmeldung diese zusätzliche Datenschutzerklärung bestätigen muss, um fremde Daten einsehen bzw. mit diesen arbeiten zu dürfen. Und ob dies per Unterschrift und Einsenden eines Dokumentes erfolgen soll oder ob die elektronische Zustimmung ausreichend ist.
Hat die Person die vom Verband eingestellte erweiterte Datenschutzerklärung noch nicht “unterzeichnet” bzw. noch nicht elektronisch bestätigt, so wird der Person beim Wechseln in eine andere Rolle (z.B. VereinsAccount, GS-Admin, …) eine Seite angezeigt, auf der die von Ihnen als Verband anzupassende Datenschutzerklärung angezeigt wird, bis er diese bestätigt hat oder sie elektronisch den Eingang dieses Dokumentes bestätigt haben.
Der Text für diese Datenschutzerklärung lässt sich über folgende Konfigurationsparameter verwalten:
Bereich: Verband Kürzel: DatenschutzbestimmungTextSeite
(Dies ist der Inhalt der Datenschutzseite im Datenschutzmodul) => Generiert die Seite, die der Benutzer sieht, wenn er vom „PersonenAccount“ in eine andere Rolle wechselt und die Datenschutzerklärung noch nicht unterzeichnet hat.
Bereich: Verband Kürzel: DatenschutzbestimmungText
(Inhalt der E-Mail, die an den Benutzer geht) => Text, der dem Benutzer per E-Mail zugesendet wird. Sofern hinterlegt mit Link zur Datenschutzerklärung, s. DatenschutzbestimmungPDF
Bereich: Verband Kürzel: DatenschutzbestimmungPDF
(Pfad zum PDF der Datenschutzbestimmung) => Dieser Eintrag gibt den Pfad (URL) zu dem Dokument der Datenschutzerklärung an. Dies kann zum Beispiel ein PDF oder ein Word Dokument sein (auch extern).
Weitere Informationen finden Sie auch unter 7. Leitfaden für den Datenschutz.