Rollen und Berechtigungen in Phoenix II

Einleitung

In Phoenix II gibt es verschiedene Rollen, die den Benutzern unterschiedliche Rechte und Zugriffsberechtigungen gewähren. Diese Rollen sind in verschiedene Bereiche unterteilt, um den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Aufgaben gerecht zu werden. Diese Dokumentation bietet eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Rollen und Berechtigungen, damit Verbände passende Rollen für unterschiedliche Aufgaben definieren und den Benutzern zuweisen können.

Standardrollen

Die folgenden Rollen sind standardmäßig in Phoenix II verfügbar und stehen den Verbänden zur Verfügung:

• Personenaccount – Basisrolle für alle Nutzer

• Vereinsaccount

• Gremien-Admin

• Seminar-Admin

• GS-Admin

• Phoenix-Admin – Kann Rahmenparameter der Anwendung einstellen

Optionale Rollen

Zusätzlich zu den Standardrollen können folgende optionale Rollen eingerichtet werden:

• Revisor – Einsicht in protokollierte Änderungen (personenbezogene Daten, Vereinsdaten, Rollen- und Berechtigungsänderungen, Rechnungen u. a.)

• Lizenzadmin – Verwaltung und Pflege von Lizenzen

• Kaderadmin – Verwaltung und Pflege von Kaderangelegenheiten

• Seminarleiter – Verwaltung eigener Seminare, Ausstellung von Teilnahmebestätigungen, Statusverwaltung

• Finanzen – Verwaltung von Rechnungen und zugehörigen Personendaten, Vereinsdaten und Artikeldaten

• Bezirks-Account – Zugriff auf Bezirksebenendaten (vorausgesetzt ein eigener Gläubiger für den Bezirk)

• Kreis-Account – Zugriff auf Kreisebenendaten (vorausgesetzt ein eigener Gläubiger für den Kreis)

• Einsatzplaner – Planung von Wettkampfveranstaltungen (z. B. Triathlon, Leichtathletik), Einladung und Zuweisung von Teilnehmern

Berechtigungen der Rollen

Vereinsadmin

Ein Vereinsadmin ist einer Vereinsrolle zugeordnet und hat Zugriff auf alle Vereinsfunktionen:

• Stammdaten: Bearbeitung von Vereinsdetails wie Internetadresse, Logo, Vereinsgründungsjahr, etc.

• Bankverbindung: Verwaltung der Bankdaten und SEPA-Lastschriftmandat

• Funktionen und Funktionäre: Verwaltung und Pflege von Funktionären und deren Daten, inklusive Exportmöglichkeiten

• Lizenzen: Übersicht und Verwaltung der Vereinslizenzen

• Ehrungen: Verwaltung von Ehrungen und deren Ausstellung

• Seminare: Anmeldung und Verwaltung von Seminarteilnehmern, Genehmigung oder Ablehnung von Anmeldungen

• Rechnungen: Einsicht in und Verwaltung von Rechnungen des Vereins

• Postfach: Kommunikation mit dem Verband über die Plattform

Gremien-Administrator (Gremienadmin)

Der Gremien-Admin ist für die Organisation und Verwaltung eines Gremiums verantwortlich:

• Verwaltung von Gremien: Zuweisung von Funktionen (z. B. Präsident, Finanzverantwortlicher), Strukturierung des Gremiums

• Dokumentenverwaltung: Kategorisierung und Verwaltung von Dokumenten (z. B. Protokolle, Einladungen) sowie Benachrichtigungen der Mitglieder

• Zugriffsrechte: Einsehen von Gremienmitgliedern und Export der Daten (einschließlich eingeschränkter Personendaten)

• Kategorisierung von Dokumenten: Anlegen und Bearbeiten von Dokumentenkategorien für die Organisation von Unterlagen

Seminar-Administrator (Seminar-Admin)

Der Seminar-Admin verwaltet und organisiert Seminare:

• Seminare verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Seminaren

• Teilnehmerverwaltung: Anmeldung und Verwaltung der Seminarteilnehmer, inklusive Wartelisten und Ausschluss

• Kommunikation: Kontaktaufnahme mit Teilnehmern für Einladungen oder Erinnerungen

• Zertifikate und Bescheinigungen: Ausstellung von Teilnahmezertifikaten und Verlängerung von Lizenzen

GS-Administrator (GS-Admin)

Der GS-Admin hat die umfassendste Rolle im Phoenix II-System:

• Verwaltung von Personen: Pflege der personenbezogenen Daten aller Nutzer

• Vereinsverwaltung: Verwaltung von Vereinsdaten und Zuweisung von Personen zu Vereinen

• Funktionen: Erstellen und Zuweisen von Funktionen innerhalb des Systems

• Fakturierung: Verwaltung der Rechnungsstellung und Finanzabwicklung

• Lizenzen: Verwaltung und Überprüfung von Lizenzen

• Seminare und Dokumente: Organisation von Seminaren und Dokumentenmanagement

• Systemverwaltung: Zugang zu systemweiten Einstellungen und Konfigurationen

Der GS-Admin hat Zugriff auf nahezu alle Bereiche und kann systemweite Funktionen verwalten, um eine ordnungsgemäße Verwaltung der Daten und Funktionen zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Jede Rolle innerhalb von Phoenix II hat spezifische Berechtigungen und Verantwortlichkeiten. Diese reichen von der Verwaltung von Personen und Vereinen bis hin zu komplexeren Aufgaben wie der Organisation von Seminaren und Gremien. Je nach den Anforderungen des jeweiligen Verbandes oder der Organisation können die Rollen und deren Rechte angepasst werden, um eine optimale Nutzung der Plattform zu ermöglichen.