Phoenix II - E-Mail Postfach

In der Grundkonfiguration von Phoenix II erhält dein Verband ein von uns bereitgestelltes Postfach. Die E-Mail-Adresse des Postfachs setzt sich aus dem technischen Verbandskürzel und der Endung „@phoenix.it4sport.de“ zusammen.

Dieses Postfach wird automatisch bei der Ersteinrichtung von Phoenix II angelegt und vollständig von uns verwaltet. Sollte es notwendig sein, das Versandlimit (z. B. Anzahl E-Mails pro Stunde) anzupassen, übernehmen wir auch diese Anpassungen.

Wichtiger Hinweis: Dies ist kein Postfach im herkömmlichen Sinne. Es dient ausschließlich dem technischen Versand von E-Mails. Eventuelle Nachrichten im Posteingang werden regelmäßig gelöscht.

Eigenes Postfach nutzen für maximale Flexibilität

Neben unserem Standard-Postfach für Phoenix II haben Sie auch die Möglichkeit, ein eigenes Postfach zu verwenden und so zusätzliche Optionen zu nutzen. Mit Ihrem eigenen Postfach können Sie beispielsweise individuell Verteilergruppen erstellen, automatische Abwesenheitsnotizen aktivieren und alle Funktionen eines vollwertigen E-Mail-Kontos ausschöpfen.

Ein weiterer Vorteil: Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre E-Mail-Daten und können spezifische Anforderungen Ihres Verbands wie etwa die Archivierung gesendeter E-Mails ganz einfach umsetzen. So bleiben Sie flexibel und können den Mailversand genau an die Bedürfnisse Ihres Verbands anpassen.

Einrichtung Ihres eigenen Postfachs

Für die Integration Ihres eigenen Postfachs in Phoenix II senden Sie uns bitte die folgenden Parameter über einen sicheren Kommunikationsweg (verschlüsselte E-Mail, Telefon oder SMS):

SMPT-Server Host (IP/Adresse)

SMPT-Server Port

Postfach Username

Postfach Passwort

Postfach Adresse

Verschlüsselung

Sobald wir diese Informationen erhalten haben, richten wir das Postfach in der Phoenix II Anwendung für Sie ein und aktivieren es.

Falls nötig, teilen Sie bitte auch Ihrem IT-Dienstleister die SPF-Einträge mit, die für einen reibungslosen E-Mail-Versand erforderlich sind.

"Senden im Namen von" – E-Mails für Ihren Verband

Wenn gewünscht, können wir für Sie die Funktion „Senden im Namen von“ einrichten, sodass E-Mails über Ihren eigenen Verband als Absender versendet werden. Wichtig ist jedoch, dass diese Funktion von Ihrem E-Mail Service Provider aktiviert oder ausdrücklich erlaubt wird.

Zusätzlich muss der entsprechende SPF-Eintrag korrekt gesetzt sein, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam markiert oder nicht zugestellt werden. Die notwendigen SPF-Einträge finden Sie unten.

Teilen Sie uns einfach die gewünschte E-Mail-Adresse mit, die als Absender genutzt werden soll. Alle E-Mails werden dann über unseren Mailserver versendet, jedoch mit Ihrem Verband als Absenderadresse.

SPF (Sender Policy Framework) – Wichtige Informationen für die E-Mail-Zustellung

Damit E-Mails, die im Namen Ihres Verbands über unseren Mailserver gesendet werden, korrekt zugestellt und nicht als Spam markiert werden, ist es erforderlich, dass der SPF-Eintrag für Ihre Domain korrekt konfiguriert wird.

Was ist SPF?
SPF (Sender Policy Framework) ist ein Mechanismus, der es E-Mail-Empfängern ermöglicht, zu überprüfen, ob eine E-Mail von einem autorisierten Server gesendet wurde. Dies hilft dabei, Spoofing (das Fälschen von Absenderadressen) zu verhindern und sicherzustellen, dass E-Mails nicht fälschlicherweise als Spam markiert werden.

Wie funktioniert es?
Wenn eine E-Mail empfangen wird, prüft der Mailserver des Empfängers den SPF-Eintrag der Absenderdomain, um sicherzustellen, dass die E-Mail von einem autorisierten Server stammt. Wenn der SPF-Eintrag korrekt gesetzt ist, wird die E-Mail als legitim anerkannt.

Was müssen Sie tun?
Damit wir E-Mails im Namen Ihres Verbands versenden können, müssen Sie den folgenden SPF-Eintrag in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzufügen:

v=spf1 include:ispgateway.de include:phoenix.it4sport.de ~all

Dieser Eintrag stellt sicher, dass unser Mailserver berechtigt ist, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden. Wenn der SPF-Eintrag nicht korrekt gesetzt ist, könnten E-Mails als Spam markiert oder sogar nicht zugestellt werden.

Bitte teilen Sie diesen SPF-Wert auch Ihrem IT-Dienstleister mit, falls dieser die DNS-Einstellungen Ihrer Domain verwaltet. Sobald der SPF-Eintrag gesetzt ist, können wir die Funktion „Senden im Namen von“ aktivieren und E-Mails korrekt über unseren Server im Namen Ihres Verbands versenden.

Ausblick: Erweiterung des E-Mail-Systems für 2025

Für das Jahr 2025 planen wir eine bedeutende Erweiterung unseres E-Mail-Systems. Ziel ist es, Ihnen noch mehr Flexibilität und Kontrolle über den E-Mail-Versand zu geben. Zukünftig wird es möglich sein, über verschiedene Module und Bereiche hinweg eigene Absender zu definieren. Dadurch können Sie E-Mails je nach Bedarf von unterschiedlichen Absenderadressen aus versenden – sei es für spezifische Abteilungen, Projekte oder andere Zwecke innerhalb Ihres Verbands.

Mit dieser Erweiterung bieten wir Ihnen die volle Kontrolle über Ihre E-Mail-Kommunikation. Sie können Ihre Absender-Adressen individuell anpassen und so die E-Mail-Kommunikation noch gezielter auf die Bedürfnisse Ihres Verbands abstimmen. Alle E-Mails werden dabei weiterhin sicher und zuverlässig über unsere bzw. über Ihre eigenen Mailserver versendet.

Diese Erweiterung wird es Ihnen ermöglichen, noch mehr Effizienz und Professionalität in Ihre E-Mail-Kommunikation zu integrieren, ohne dabei die Kontrolle oder Flexibilität zu verlieren.