8.5 Modul Veranstaltungen

• Allgemein

Im Modul „Veranstaltungen“ können Veranstaltungen mit verschiedenen Kategorien (z.B. Deutsche Meisterschaft, Liga, Verbandstag, Präsidiumssitzungen, Ausbildungen…) angelegt oder – falls Sie Ihre Veranstaltungen bereits pflegen – über eine von Ihnen bereitgestellte Schnittstelle importiert werden.

Ziel des Moduls ist es, dass die Einladung und Organisation von Teilnehmenden einer Veranstaltung vollständig hierüber abgewickelt werden können.

Ihre Vorteile sind, dass

• Sie ihre Gäste über Textbausteine individuell und detailliert ansprechen und einladen können

• sich von unterwegs per Tablet oder Smartphone angemeldet werden kann

• dieses Modul zahlreiche Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung bietet

• Hotels/Unterkünfte verwaltet werden können

• Sie die Anmeldedaten jederzeit aktuell verfügbar haben

• Hotel/-Unterkunftskapazitäten gepflegt sowie Übernachtungsanfragen verarbeitet werden können

• Sie die Anmeldedaten mittels verschiedener Exporte zur Weitergabe herunterladen und weiterverarbeiten können.

Des Weiteren kann dieses Modul nicht nur für direkte Sportereignisse, sondern für Veranstaltungen jeder Art von Ihrem Sportverband genutzt werden (z.B. Verbandsfeiern/Jubiläen oder Verbandstage)

• Einladung

Innerhalb einer Veranstaltung können verschiedene Personengruppen definiert werden. (z.B. für Präsidien, Ehrengäste, Geschäftsstelle, Medien, Ehrengäste, aber auch Athleten, Trainer, Wettkampf/-Schiedsrichter)

Für jede dieser Gruppen können die Einladungen zum Event individuell angepasst werden. So können beispielsweise Präsidiumsmitglieder 3 Tage inkl. Übernachtung mit Begleitung eingeladen werden, Medienvertreter jedoch nur an 2 Tagen ohne Hotelübernachtung.

Hier stehen zahlreiche Einstellungen zur Verfügung, die dann die Darstellung der Online-Anmeldung beeinflusst und auf jede Ihrer Einladungsgruppen zugeschnitten ist.

Open

Auch der Text der Einladung und der E-Mails ist pro Gruppe anpassbar.

Open

Nach Erstellung der Gruppen können diesen dann Personen aus Phoenix II, aber auch externe Personen, hinzugefügt werden. Hier ist es auch möglich, ganze Gruppen wie z.B. einen ausgewählten Kader, ein Gremium oder alle Personen mit einer bestimmten Funktion hinzuzufügen. Sobald alles eingerichtet ist, kann anschließend die Einladung als E-Mail an diese Personen versendet werden.

Alternativ gibt es sogenannte offene Anmeldungen. Hier werden keine individuellen Einladungen mit individualisierten Anmeldelink versendet, stattdessen können Sie einen Link in Ihre Website einbauen, der die offenen Veranstaltungen in Kachelstruktur anzeigt.

• Online-Anmeldung der Gäste/Teilnehmer

Über einen individuellen Link oder über die offene Anmeldung kommt der Gast in die Online-Anmeldung. Hier gibt Ihr Gast Step-by-step die für Sie wichtigen Daten an, schließt am Ende seine Anmeldung ab.

Im Anschluss daran erhält er eine E-Mail mit der Zusammenfassung seiner Angaben. In Phoenix II können Sie jederzeit den Stand der Anmeldungen einsehen und bearbeiten.

• Weitere Verarbeitung

Über das Modul haben Sie immer einen aktuellen Stand, wer sich bereits angemeldet hat und wessen Rückmeldung noch aussteht. Es stehen verschiedene Exporte (Anmeldungen-Übersicht, Hotelkontingent Plan/Ist etc.) zur Verfügung, so dass Sie sich die Daten direkt herunterladen und z.B. an Ihr Veranstaltungshotel weiterleiten können.

• Verknüpfung mit Seminaren

Als weiteren Vorteil kann die überarbeitete Anmeldung auch für Seminare verwendet werden. Dabei werden die Teilnehmer in die Seminarbereich synchronisiert und es stehen alle großumfänglichen Funktionalitäten aus dem Seminarbereich zur Verfügung.

Der Bereich Veranstaltungen ist aktuell aus rechtlichen Gründen ausschließlich dem DLV und den deutschen Leichtathletikverbänden vorbehalten. Sollten Sie an dem Modul Interesse haben, kommen Sie gerne auf uns zu.