Weitere Rollenbeschreibungen

IBerechtigungen und fachliche Aspekte der weiteren Rollen

In diesem Kapitel werden die spezifischen Berechtigungen und fachlichen Aspekte der verschiedenen Rollen beschrieben, die in Phoenix II vorhanden sind. Jede Rolle hat unterschiedliche Rechte und Verantwortlichkeiten, die den jeweiligen Anforderungen der Organisationen und der Verbände entsprechen. Hier eine detaillierte Beschreibung der Rollen:

Rolle: Lizenzadmin

Der Lizenzadmin hat die Aufgabe, Lizenzen zu verwalten und zu pflegen. Diese Rolle umfasst unter anderem folgende Berechtigungen:

• Lizenzverwaltung: Verwaltung der Lizenzen für Mitglieder und Funktionsträger eines Vereins oder Verbandes.

• Lizenzverlängerung: Der Lizenzadmin kann Lizenzen verlängern und sicherstellen, dass alle Anforderungen zur Lizenzierung erfüllt sind.

• Erstellung und Bearbeitung von Lizenzanträgen: Er kann neue Lizenzanträge erstellen oder bestehende Lizenzen aktualisieren.

• Datenpflege: Die Rolle des Lizenzadmins umfasst auch die Pflege von personenbezogenen Daten, die für die Ausstellung und Verwaltung der Lizenzen erforderlich sind.

Die genaue Definition der Aufgaben und Berechtigungen hängt von den jeweiligen Verbandseinstellungen ab.

Rolle: Kaderadmin

Der Kaderadmin ist für die Verwaltung und Pflege der Kaderangelegenheiten innerhalb eines Verbandes oder Vereins zuständig. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Kaderverwaltung: Der Kaderadmin verwaltet und pflegt die Kaderlisten für spezifische Sportarten oder Funktionen.

• Zuweisung von Mitgliedern: Er ist zuständig für die Zuweisung von Mitgliedern zu verschiedenen Kadergruppen.

• Berichterstattung und Analyse: Der Kaderadmin kann Berichte zur Leistungsentwicklung und dem Status von Kaderathleten erstellen und auswerten.

• Verwaltung von Kaderdaten: Dazu gehört auch die Pflege von Informationen zu den Athleten, wie z. B. Teilnahme an Wettbewerben, Trainingseinheiten und Leistungsstand.

Der Kaderadmin spielt eine zentrale Rolle in der organisatorischen Struktur des Verbandes, da er die athletische und funktionale Ausrichtung des Kaders sicherstellt.

Rolle: Seminarleiter

Der Seminarleiter übernimmt die Verantwortung für die Verwaltung und Organisation von Seminaren. Zu seinen Aufgaben gehören:

• Seminarverwaltung: Der Seminarleiter kann Seminare erstellen, bearbeiten und löschen. Er hat Zugriff auf alle relevanten Informationen zu Seminaren, wie Titel, Termine, Veranstaltungsort und Dozenten.

• Teilnehmermanagement: Der Seminarleiter kann Seminarteilnehmer verwalten, Anmeldungen prüfen, bestätigen oder ablehnen. Außerdem kann er Teilnehmer zu Wartelisten setzen.

• Kommunikation: Der Seminarleiter kommuniziert mit den Teilnehmern, versendet Einladungen und erinnert an bevorstehende Veranstaltungen.

• Zertifikate und Bescheinigungen: Der Seminarleiter stellt Teilnahmebestätigungen und Zertifikate aus und kümmert sich um die Fortbildung der Teilnehmer.

Die Rolle des Seminarleiters ist entscheidend für die reibungslose Organisation von Fort- und Weiterbildungen innerhalb eines Verbandes oder Vereins.

Rolle: Finanzen

Der Finanzen-Admin verwaltet alle finanziellen Angelegenheiten, die mit den Mitgliedern und der Organisation zusammenhängen. Die Hauptaufgaben umfassen:

• Rechnungsverwaltung: Der Finanzadmin kann alle Rechnungen verwalten, die dem Verein oder Verband ausgestellt werden. Hierzu gehört die Einsicht in und Bearbeitung von Rechnungen, Mahnstufen, Zahlungsstatus und Zahlungsarten.

• Zahlungsmanagement: Er überwacht alle Zahlungsvorgänge, verwaltet Geldeingänge und -ausgänge und sorgt für die ordnungsgemäße Verbuchung.

• Erstellung von Finanzberichten: Der Finanzadmin erstellt Berichte zu finanziellen Transaktionen und sorgt für die Dokumentation der Geldflüsse.

• Budgetüberwachung: Er verwaltet die Budgets der verschiedenen Bereiche und sorgt für die Einhaltung finanzieller Richtlinien.

Die Rolle des Finanzadmins ist entscheidend für die wirtschaftliche Integrität der Organisation und sorgt für eine reibungslose Abwicklung finanzieller Vorgänge.

Rolle: Einzelmitglieder

Die Einzelmitglieder-Rolle betrifft die Mitglieder eines Vereins oder Verbandes, die keine besonderen administrativen Rechte haben. Diese Rolle umfasst:

• Datenverwaltung: Einzelmitglieder können ihre eigenen personenbezogenen Daten einsehen und aktualisieren, wie z. B. Kontaktdaten, Mitgliedsstatus und Lizenzdaten.

• Teilnahme an Veranstaltungen: Einzelmitglieder können sich für Seminare und Veranstaltungen anmelden und an diesen teilnehmen.

• Kommunikation: Sie erhalten Benachrichtigungen über Veranstaltungen, Rechnungen und andere relevante Informationen.

Einzelmitglieder haben eingeschränkten Zugriff auf das System und können nur ihre eigenen Daten einsehen und bearbeiten.

Rolle: Bezirksaccount

Der Bezirksaccount ermöglicht den Zugriff auf die Daten und Informationen eines bestimmten Bezirks innerhalb eines Verbandes. Diese Rolle umfasst:

• Zugriff auf Bezirksebene: Der Bezirksaccount hat Zugang zu den Daten, die auf Bezirksebene relevant sind, wie z. B. Vereinsinformationen, Mitglieder und Veranstaltungen.

• Verwaltung von Personen: Der Bezirksaccount kann Personen aus dem Bezirk verwalten und zu Veranstaltungen einteilen.

• Kommunikation: Er kann mit den Mitgliedern des Bezirks kommunizieren und Informationen weiterleiten.

Diese Rolle ist besonders für den regionalen Verwaltungsbereich wichtig, um die Aktivitäten und Kommunikation innerhalb eines bestimmten geographischen Gebiets zu organisieren.

Rolle: Kreisaccount

Der Kreisaccount ist eine spezifische Rolle, die den Zugriff auf Kreisebene gewährt. Die Berechtigungen umfassen:

• Zugriff auf Kreisbezogene Daten: Der Kreisaccount hat Zugang zu Informationen und Daten, die auf Kreisebene relevant sind. Dazu gehören die Verwaltung von Mitgliedern, Veranstaltungen und Vereinsdaten innerhalb eines Kreises.

• Verwaltung und Zuweisung: Der Kreisaccount kann Personen innerhalb des Kreises verwalten und gegebenenfalls zu Veranstaltungen oder Aufgaben zuweisen.

• Kommunikation: Die Kommunikation mit den Mitgliedern des Kreises wird vom Kreisaccount gesteuert.

Ähnlich wie der Bezirksaccount spielt der Kreisaccount eine zentrale Rolle bei der Verwaltung von Daten und der Organisation von Veranstaltungen auf Kreisebene.

Rolle: Einsatzplaner

Der Einsatzplaner übernimmt die Planung von Wettkampfveranstaltungen, insbesondere im Bereich der Triathlon- und Leichtathletikverbände ab dem 4. Quartal 2022. Zu den Aufgaben gehören:

• Veranstaltungsplanung: Der Einsatzplaner organisiert Wettkampfveranstaltungen, z. B. Triathlons oder Leichtathletik-Wettkämpfe, und weist Personen verschiedenen Funktionen zu, wie z. B. Kampfrichtern oder Grillbeauftragten.

• Verwaltung von Veranstaltungen: Er kann Veranstaltungen auf der Ebene seines Verbandes, Bezirkes oder Kreises verwalten.

• Zuweisung von Personen: Abhängig von der Rolle und dem Verantwortungsbereich kann der Einsatzplaner Personen aus seinem Bezirk oder Kreis zu Veranstaltungen einladen und deren Daten einsehen, wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktinformationen.

• Personenabhängige Daten: Der Einsatzplaner hat Zugriff auf die Kommunikationsdaten der Personen, die zu einer Veranstaltung zugeteilt werden, solange dies in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien und den spezifischen Bedürfnissen der Veranstaltung erfolgt.

Diese Rolle ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen für die verschiedenen Aufgaben innerhalb der Veranstaltung zugewiesen werden.

Zusammenfassung

Die verschiedenen Rollen in Phoenix II bieten den Benutzern unterschiedliche Rechte und Verantwortlichkeiten, die je nach Funktion und Anforderungen angepasst werden können. Jede Rolle ermöglicht den Benutzern, spezifische Aufgaben zu übernehmen, von der Verwaltung von Lizenzen und Kadern bis hin zur Organisation von Veranstaltungen und finanziellen Transaktionen. Die genaue Zuweisung und Verwaltung dieser Rollen trägt dazu bei, dass alle administrativen Aufgaben effizient und datenschutzkonform abgewickelt werden.