Lizenzen-Erfassung und -Verwaltung - GS Admin

Such- und Filtermöglichkeiten

Im Lizenzmodul können Sie gezielt nach bestimmten Lizenzen suchen, indem Sie verschiedene Such- und Filterfelder nutzen. Zu den verfügbaren Kriterien gehören:

Nachname und Vorname des Lizenzinhabers
Verein sowie Vereinsnummer
Lizenzbereich und Lizenzart (über Dropdown-Menüs auswählbar)
Geburtsdatum und Postleitzahl
Status (Standard ist „Aktiv“), Lizenznummer und Gültigkeitszeitraum
Passbild-Status (Filter für Lizenzen mit oder ohne hinterlegtes Passbild)

Ergebnisanzeige und Export

Nach der Suche zeigt ein Zähler an, wie viele Datensätze den gewählten Kriterien entsprechen (z. B. „4 Ergebnisse“).

Hinweis zum Datenexport:
Beim Export werden ausschließlich die aktuell angezeigten Datensätze exportiert. Standardmäßig werden 25 Ergebnisse pro Seite dargestellt.

So exportieren Sie alle Datensätze:

Erhöhen Sie die Anzahl der angezeigten Einträge (z. B. von „25“ auf „500“) im entsprechenden Feld zwischen den Pfeiltasten.
Bestätigen Sie die Änderung mit „Enter“ oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol.
Führen Sie anschließend den Export in eine Excel-Datei (xls) durch.

Tabellenansicht der Lizenzinhaber

Die Suchergebnisse werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Die Spalten umfassen:

Nachname und Vorname
Geburtsdatum und E-Mail-Adresse
Verein und Vereinsnummer
Lizenzart und Lizenznummer (z. B. „Trainer C“ und „Trainer Lizenz“)
Status (aktive Einträge sind grün hervorgehoben)
Lizenzstatus und Passbild (Symbole: grünes Häkchen für vorhandenes Passbild, rotes Kreuz für fehlendes Passbild)
Gültig bis (Ablaufdatum der Lizenz, z. B. „31.12.2026“)

Weitere Funktionen

Bearbeiten, Hinzufügen, Löschen:
Direkt unterhalb der Filterleiste befinden sich Schaltflächen zum Bearbeiten (Stift-Symbol), Hinzufügen (Plus-Symbol) und Löschen (rotes X) von Lizenzen.
Statusänderungen:
Mit dem Dropdown-Menü „Status aller ändern“ können Sie den Lizenzstatus für mehrere ausgewählte Einträge gleichzeitig anpassen.

Neue Lizenz anlegen

Um eine neue Lizenz anzulegen:

Klicken Sie auf das Plus-Symbol (➕) in der oberen Button-Leiste unter der Such- und Filterleiste. Dies leitet den Vorgang zum Hinzufügen einer neuen Lizenz ein.
Suchmaske öffnen: Nach dem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich eine Suchmaske.
Name und Vorname eingeben: In dieser Maske geben Sie den Nachnamen und Vornamen des Lizenzinhabers ein. Diese Angaben helfen dabei, den richtigen Datensatz zu finden oder eine neue Person anzulegen, falls sie noch nicht im System vorhanden ist.

Person auswählen: Wenn die eingegebene Person bereits im System existiert, erscheint sie in den Suchergebnissen.
Gewählten Datensatz verwenden: Klicken Sie auf die Option „Gewählten Datensatz benutzen“, um die ausgewählte Person als Lizenzinhaber festzulegen.

In der nun sichtbaren Ansicht werden die Daten aus dem Personen Account des Lizenzinhabers angezeigt. Diese Ansicht bietet eine Übersicht über die persönlichen Angaben des Lizenzinhabers, wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten. Alle relevanten Informationen zur Person, die im System hinterlegt sind, werden hier zentral dargestellt.

Um eine neue Lizenz anzulegen, klicken Sie auf die Registerkarte "aktive Lizenzen". Dadurch wird der Bereich geöffnet, in dem neue Lizenzen für den Lizenzinhaber erstellt und verwaltet werden können. Innerhalb dieses Bereichs können Sie alle notwendigen Informationen zur neuen Lizenz eingeben und den Lizenzstatus entsprechend festlegen.

Klicken Sie anschließend auf das Plus-Icon, um den Vorgang zur Erstellung einer neuen Lizenz zu starten. Dadurch öffnet sich eine Eingabemaske, in der die Details zur neuen Lizenz eingetragen werden können, wie zum Beispiel Lizenztyp, Gültigkeitsdauer und eventuelle spezifische Anforderungen.

Wählen Sie nun den Lizenzbereich aus, der bei Ihrem Verband hinterlegt ist (z. B. Schiedsrichterlizenz oder Trainerlizenz). Die verfügbaren Lizenzbereiche können individuell angepasst und an die Anforderungen Ihres Verbands ausgerichtet werden.

Wählen Sie die Lizenzart. Auch hier bezieht sich die Auswahl auf die hinterlegten Lizenzarten, die Sie ebenfalls ergänzen und verändern können. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung zu Lizenzarten und Lizenzstufen.

Eingabefelder im Lizenzbereich

Die Eingabemaske im Lizenzmodul bietet zahlreiche Felder, um alle relevanten Informationen zu einer Lizenz strukturiert zu erfassen. Die wichtigsten Felder sind:

Allgemeine Lizenzangaben

Bereich:
Auswahl des Lizenzbereichs über ein Dropdown-Menü, z. B. „Trainerlizenzen (LSBSA)“.
Lizenzart:
Auswahl des spezifischen Lizenztyps, z. B. „AB-Z (Referent*innenqualifizierung)“.
Ausbildungsträger:
Auswahl des ausstellenden oder qualifizierenden Trägers, z. B. „Landessportbund Sachsen-Anhalt“.
Bemerkung zur Lizenz:
Freitextfeld für ergänzende Hinweise oder individuelle Notizen zur Lizenz.

Detaillierte Lizenzinformationen

Lizenz Nr.:
Interne Lizenznummer, die beispielsweise für Schiedsrichter- oder Kampfrichterlizenzen im Landesverband vergeben wird.
Lizenznr. DOSB:
Offizielle Lizenznummer beim Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB).
Lizenznr. LSB:
Lizenznummer beim Landessportbund.
Anzahl LE gesamt / Anzahl LE fremd:
Angabe der insgesamt absolvierten sowie externen Lerneinheiten. Diese Werte können entweder automatisch aus der Seminarverwaltung übernommen oder manuell eingetragen werden.
Einsatzgebiete:
Auswahlfeld für die Einsatzbereiche, in denen die Lizenz gültig ist.

Datumsfelder

Druckdatum:
Datum, an dem die Lizenz ausgedruckt wurde.
Ruhend ab:
Datum, ab dem die Lizenz in den ruhenden Status übergeht.
Archiviert am:
Zeitpunkt der Archivierung der Lizenz.
Prüfungsdatum:
Datum, an dem die Prüfung zur Lizenz abgelegt wurde.
Beantragt am:
Datum der Antragstellung.
Fortbildungsdatum:
Datum der letzten absolvierten Fortbildung.
Gültig bis:
Ablaufdatum der Lizenz.

Zusätzliche Optionen

Bestandsimport / Lizenzumzug:
Checkboxen zur Kennzeichnung spezieller Statusangaben, beispielsweise für den Import von Bestandsdaten oder einen Lizenzumzug (nur in den eigenen Landesverbänden verfügbar).

Beispiel: Lizenz eines Landesfachverbandes

Im unteren Bereich der Eingabemaske können Sie beispielsweise eine Lizenz aus dem Bereich „Jugendleiter Lizenz (LSBSA)“ erfassen:

Lizenzart: T-C/B (z. B. Trainer C/B Lizenz)
Lizenz Nr.: z. B. „1.856.24/035“
Prüfungsdatum: z. B. „19.11.1998“
Beantragt am: z. B. „20.10.1998“
Fortbildungsdatum: z. B. „22.11.2022“
Gültig bis: z. B. „22.11.2026“

Lizenzen zu LIMS übertragen

Nachdem Sie eine DOSB-Lizenz angelegt oder aktualisiert haben, können Sie diese Lizenz zum LIMS (Lizenzmanagement-System) hochladen. Um den Upload durchzuführen, klicken Sie einfach auf das Wolken-Icon (1) in der Benutzeroberfläche. Dieses Icon symbolisiert den Hochladevorgang und ermöglicht es Ihnen, die Lizenzinformationen in das zentrale LIMS zu übertragen.