Lizenzen-Erfassung und -Verwaltung - GS Admin

Benutzeroberfläche im Lizenzmodul

Such- und Filterfelder

Im Lizenzmodul können Sie gezielt nach Lizenzen suchen, indem Sie spezifische Kriterien in die Such- und Filterfeldereingeben. Diese umfassen:

Nachname und Vorname
Verein und Vereinsnummer
Lizenzbereich und Lizenzart (Dropdown-Menüs)
Geburtsdatum und Postleitzahl
Status (Standard ist „Aktiv“), Lizenznummer und Gültigkeitszeitraum
Passbild-Status-Filter zur Anzeige von Lizenzen mit oder ohne hinterlegtes Passbild

Ergebnisanzeige

Ein Zähler zeigt an, wie viele Datensätze den Filterkriterien entsprechen (z. B. „4 Ergebnisse“).

Wichtiger Hinweis zum Export:
Beim Suchen und Exportieren werden nur die aktuell aufgelisteten Daten exportiert. Standardmäßig werden 25 Ergebnisse pro Seite angezeigt.

Falls Sie alle Datensätze exportieren möchten:

Ändern Sie die Zahl „25“ (zwischen den Pfeiltasten) auf eine höhere Zahl (z. B. „500“).
Bestätigen Sie die Eingabe mit „Enter“ oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol.
Führen Sie anschließend den Export in eine Excel-Datei (xls) durch.

Tabellenansicht der Lizenzinhaber

Die Tabelle listet Informationen zu einzelnen Lizenzinhabern auf, mit folgenden Spalten:

Nachname und Vorname des Lizenzinhabers
Geburtsdatum und E-Mail-Adresse
Verein und Vereinsnummer
Lizenzart und Lizenznummer (z. B. „Test Trainer C“ und „Trainer Lizenz“)
Status: Einträge mit „Aktiv“ werden in grüner Schrift hervorgehoben
Lizenzstatus und Passbild: Symbole zeigen den Passbildstatus an (rote Kreuze für fehlende Passbilder, grüne Häkchen für vorhandene Passbilder)
Gültig bis: Ablaufdatum der Lizenzen (z. B. „31.12.2026“)

Weitere Funktionen

Bearbeiten, Hinzufügen und Löschen:
Direkt unter der Filterleiste befinden sich Buttons zum Bearbeiten (Stift-Symbol), Hinzufügen (Plus-Symbol)und Löschen (rotes X) von Lizenzen.
Statusänderungen:
Ein Dropdown-Menü („Status aller ändern“) ermöglicht das gleichzeitige Anpassen des Lizenzstatus für mehrere ausgewählte Einträge.

Neue Lizenz anlegen

Um eine neue Lizenz anzulegen:

Klicken Sie auf das Plus-Symbol (➕) in der oberen Button-Leiste unter der Such- und Filterleiste. Dies leitet den Vorgang zum Hinzufügen einer neuen Lizenz ein.
Suchmaske öffnen: Nach dem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich eine Suchmaske.
Name und Vorname eingeben: In dieser Maske geben Sie den Nachnamen und Vornamen des Lizenzinhabers ein. Diese Angaben helfen dabei, den richtigen Datensatz zu finden oder eine neue Person anzulegen, falls sie noch nicht im System vorhanden ist.

Person auswählen: Wenn die eingegebene Person bereits im System existiert, erscheint sie in den Suchergebnissen.
Gewählten Datensatz verwenden: Klicken Sie auf die Option „Gewählten Datensatz benutzen“, um die ausgewählte Person als Lizenzinhaber festzulegen.

In der nun sichtbaren Ansicht werden die Daten aus dem Personen Account des Lizenzinhabers angezeigt. Diese Ansicht bietet eine Übersicht über die persönlichen Angaben des Lizenzinhabers, wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten. Alle relevanten Informationen zur Person, die im System hinterlegt sind, werden hier zentral dargestellt.

Um eine neue Lizenz anzulegen, klicken Sie auf die Registerkarte "aktive Lizenzen". Dadurch wird der Bereich geöffnet, in dem neue Lizenzen für den Lizenzinhaber erstellt und verwaltet werden können. Innerhalb dieses Bereichs können Sie alle notwendigen Informationen zur neuen Lizenz eingeben und den Lizenzstatus entsprechend festlegen.

Klicken Sie anschließend auf das Plus-Icon, um den Vorgang zur Erstellung einer neuen Lizenz zu starten. Dadurch öffnet sich eine Eingabemaske, in der die Details zur neuen Lizenz eingetragen werden können, wie zum Beispiel Lizenztyp, Gültigkeitsdauer und eventuelle spezifische Anforderungen.

Wählen Sie nun den Lizenzbereich aus, der bei Ihrem Verband hinterlegt ist (z. B. Schiedsrichterlizenz oder Trainerlizenz). Die verfügbaren Lizenzbereiche können individuell angepasst und an die Anforderungen Ihres Verbands ausgerichtet werden.

Wählen Sie die Lizenzart. Auch hier bezieht sich die Auswahl auf die hinterlegten Lizenzarten, die Sie ebenfalls ergänzen und verändern können. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung zu Lizenzarten und Lizenzstufen.

Eingabefelder im Lizenzbereich

Die Eingabemaske enthält verschiedene Felder, die mit Informationen zur Lizenz ausgefüllt werden können:

Bereich: Dropdown-Menü zur Auswahl des Lizenzbereichs, hier z.B. „Trainerlizenzen (LSBSA)“.
Lizenzart: Auswahl des spezifischen Lizenztyps, z.B. „AB-Z (Referent*innenqualifizierung)“.
Ausbildungsträger: Auswahl des ausstellenden oder qualifizierenden Trägers, z.B. „Landessportbund Sachsen-Anhalt“.
Bemerkung zur Lizenz: Ein Textfeld für Notizen oder zusätzliche Informationen zur Lizenz.

Weitere Felder für Details zur Lizenz

Zusätzliche Felder zur Angabe detaillierter Lizenzinformationen:

Lizenz Nr.: Nummer der Lizenz - Lizenz die nur im Landesverband vergeben wir ( Schiedsrichter-oder Kampfrichter)
Lizenznr. DOSB: Lizenznummer beim Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB).
Lizenznr. LSB: Lizenznummer beim Landessportbund.
Anzahl LE gesamt und Anzahl LE fremd: Anzahl der insgesamt absolvierten bzw. externen Lerneinheiten, diese Angaben können über die Seminarverwaltung ( LE bei Lehrgang oder Seminar) oder händisch eingetragen werden
Einsatzgebiete: Ein Auswahlfeld für die Einsatzbereiche der Lizenz.
Druckdatum: Datum, an dem die Lizenz ausgedruckt wurde.
Ruhend ab: Datum, ab dem die Lizenz ruhend ist.
Archiviert am: Datum der Archivierung.
Prüfungsdatum: Datum der Prüfung.
Beantragt am: Datum der Antragstellung.
Fortbildungsdatum: Datum der letzten Fortbildung.
Gültig bis: Datum, bis wann die Lizenz gültig ist.
Als Bestandsimport und Lizenzumzug: Checkboxen für spezielle Statusangaben. (nur in eigenen Landesverbänden verfügbar)

Unterer Teil: „T-C/B (JJSA)“

hier wird eine Lizenz eines Landesfachverbandes angezeigt.

Bereich: Jugendleiter Lizenz (LSBSA).
Lizenzart: T-C/B (vermutlich Trainer C/B Lizenz).
Lizenz Nr.: Eine spezifische Lizenznummer, z.B. „1.856.24/035“.
Prüfungsdatum, Beantragt am, Fortbildungsdatum, Gültig bis: Datumsfelder mit spezifischen Informationen, z.B. „Prüfungsdatum: 19.11.1998“, „Gültig bis: 22.11.2026“.

Lizenzen zu LIMS übertragen

Nachdem Sie eine DOSB-Lizenz angelegt oder aktualisiert haben, können Sie diese Lizenz zum LIMS (Lizenzmanagement-System) hochladen. Um den Upload durchzuführen, klicken Sie einfach auf das Wolken-Icon (1) in der Benutzeroberfläche. Dieses Icon symbolisiert den Hochladevorgang und ermöglicht es Ihnen, die Lizenzinformationen in das zentrale LIMS zu übertragen.