1.2.5.2 Vereinsdaten

Tab: Vereine

Hier werden die im System hinterlegten Vereine gepflegt. Vereine können dabei neu angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Nach erstmaligem Abspeichern ist die Vereinsnummer nicht mehr veränderbar. Eine Änderung einer Vereinsnummer ist nur möglich über die System-Funktion “Vereins-Nr. ändern”, was fachlich dann einer Vereinszusammenführung entspricht.

Sonderfall Übermandantenfähigkeit:

Standardgemäß kann der Dachverband auf alle Vereine und die jeweiligen Vereinsdaten der Untermandanten zugreifen. Ausgenommen sind hierbei wie bei den Personendaten die Bank und Rechnungsdaten des jeweiligen Vereins. Diese können nur für den jeweiligen eigenen Verband eingesehen werden.

Allgemein

Folgende Vereinsdaten können gepflegt werden:

Vereinsnummer, Vereinsname, PLZ, Ort, Verband, Mitgliedschaft, Mitgliedschaft nicht gewünscht ja/nein, Beitrittsdatum, Austrittsdatum, Auflösungsdatum, Sportkreis, Region, Kreis/Stadtverband, Internet, Facebook, Twitter, Instagram, Bemerkung, LSB-NR, Landessportbund, Landessportfachverband, Nation, Verein Gründungsjahr, Abteilung Gründungsjahr, Schulden, Forderungen, LGs/StGs, keine Rechnungen per E-Mail ja nein, Kurzname, Name COSA (wenn vorhanden)

Folgende Daten können eingesehen werden

Postanschrift Verein, Rechnungsanschrift Verein (werden aber unter Funktionen gepflegt). Um eine Funktion zu hinterlegen, müssen folgende Felder ausgefüllt werden: Ebene, Funktion, Person (offene Personensuche über alle Personen), Funktion ab, zugeordnete Kommunikation, kommisarisch.

Des Weiteren besteht hier pro Funktion folgende Möglichkeiten: die Adresse zu kopieren, direkt zur Person zu springen, einen Etikettenexport (Z.B. Rechnungsanschrift) pro Funktion vorzunehmen, die Funktion zu löschen.

Lizenzen

Hier werden die hinterlegten (Personen-)Lizenzen (siehe 2.10) mit folgenden Daten angezeigt: Name/Vorname, Lizenzart, Lizenznummer, Lizenznr. LSB, Prüfungsdatum, Letzte Fortbildung, Gültig bis

Bank

Hier kann vom GS-Admin ein entspreche Kontoart und die zugehörige Bankverbindung auswählen. Sobald ein Konto abgespeichert ist, lann man unter „Sepa“ einen entsprechenden Mandatsantrag ausdrucken. Weitere Daten müssen dabei gepflegt sein: MandatsNr, Status, letzte Nutzung, Dokumentupload (Formular), Dokumentformular (Widerspruch), Gläubiger, Unterschriftsdatum, Unterschriftsort.

Des Weiteren kann der GS-Admin eine Mandatsinfo drucken/versenden und sich die Historie der bisherigen Nutzung anzeigen.

Rechnungen

Hier werden die bisher ausgestellten Rechnungen an den Verein mit folgenden Daten angezeigt: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bemerkung, Betrag, Zahlungsziel, Zahlungsart, Zahlbetrag, Zahldatum, Mahhnstufe.

ZusatzFunktion Übermandant: Die Anzeige der Rechnungen erfolgt immer mandantenspezifisch. Es werden nur die selber verschickten Rechnungen an den Verein angezeigt, obwohl der gleiche Verein von mehreren Verbänden verwendet wird. Der Verein selber sieht alle Rechnungen aus allen Verbänden.

 Freistellungsbescheid

Hinterlegung eines Freistellungsbescheides mit folgenden Daten: Gemeinnützig ja/nein, VereinsregisterNr, Amtsgericht, Bemerkung, Datum Freistellungsbescheid, Ablauf Freistellungsbescheid, Bereich Freistellungsbescheid

Kontakt

Manulle Pflege, wann der Sachbearbeiter das letzte Mal und über welches Medium Kontakt hatte

Datei

Möglichkeit bei dem Verein eine Datei hochzuladen

Debitoren

Möglichkeit ein Debitor (Textfeld) für die die durch den Verband genutzten Finanzsoftware (z.B: DATEV, Lexware,..) zu hinterlegen und einem Gläubiger zuzordnen.

Ehrungen

Anzeige der Ehrungen, die dem Verein zugeordnet sind. (Personen und Vereinsehrungen).

Folgende Daten werden hierbei angezeigt: Ehrungsnummer, Geehrter (Name und Vorname), Ehrung, verliehen, Status, Ablagenummer

Tab: Listen

Im Bereich Listen können die verschiedenen Vereinsfunktionen, welche unter Funktionen gepflegt sind, in verschiedenen Formaten und nach verschiedenen Filtern exportiert werden.

Tab: Verein Ehrungen

Hier kann der GS-Admin für einen Verein Ehrungen anlegen. Folgende Daten können Dabei hinterlegt werden: Verein, Verliehung am, Verleihung durch, Bemerkung, Zuständiger Verein, Antragsteller, weiterer Kontakt, Status, Beschlussdatum, Ort, Anlass der Verleihung.

Tab Schnellverteiler:

Hierbei handelt es sich um ein Kommunikationsmodul. In der Übersicht können neue Schnellverteiler angelegt werden. Anschließend kann der GS-Admin die Vereine frei hinzufügen, sowie entscheiden, ob es sich einen privaten oder öffentlichen Schnellverteiler handelt.

Tab: Verteiler an Vereine

In dem Bereich Verteiler an Vereine kann anschließend der unter “Schnellverteiler” angelegte Verteiler ausgewählt werden, sowie auf verschiedene Funktionen gefiltert werden. Anschließend kann eine Ausgabeform (PDF Vereinsliste, PDF Etiketten, Excel-Export. Serienbrief-Excel (Sort. PLZ/Ort), Serienmails, Datei verteilen) gewählt werden.

Tab: Ehrungen Stammdaten

Hier kann der GS-Admin neue Ehrungen(generell für Personen und Vereine) anlegen, bearbeiten, löschen. Dabei können pro Ehrung folgende Felder definiert werden: Ehrungsname, Genititv, Ehrungsstufe, Archiviert, Ehrungsart, Ehrungsgruppe, Serienbriefdatei.

Tab: Ehrungen Export

Die angelegten Ehrungen können in diesem Bereich nach verschiedenen Kriterien (Ehrungstyp, Ehrungsart, Ehrungsgruppe, Datumseingrenzung, Ausgabeform,) exportiert werden,

Tab: Bestandsdaten:

Die Bestandsdaten der Landessportbünde kann der GS-Admin in diesem Bereich importieren. Diese können anschließend in einem weiteren Menüpunkt (Auswertungen) ausgewertet werden. Dabei kann das Jahr, die Herkunft und die PDF-Art (Gesamtauswertung, Mitgliedsvereine ohne LSB-Bestand, Mitgliedsvereine nach Mitgliederzahl) definiert werden.

Tab: Postfach:

In diesem Bereich werden alle über PhoenixII (in die Postfächer der Personenaccounts) versendeten Dateien mit der jeweiligen Beschreibung, Datum, Lesebestätigung, Anzahl an Gelesenen Personen, Absender, gebündelt dargestellt und können zu jeder Zeit eingesehen werden. Über die Buttons “Erinnerungsmail” und “Nachweis-Export” hat der GS-Admin hier weitere Handlungsmöglichkeiten.

Tab Verteiler Gremium:

In diesem Bereich kann sich der GS-Admin, analog zum Vorgehen im Personenbereich, die Gremien in Bezug auf die Vereine aussgeben (PDF-Liste, Excel-Liste, E-Mail Adresse generieren, Geburtstagsliste) lassen. Ebenso kann die Datei via Postfach verteilt werden. Das jeweilige Gremium, kann dabei auf Mitgliedsart, Kreis, ausgetretene Vereine, Datumseingrenzung Austritt und Datumseingrenzung Eintritt weiter eingeschränkt werden.