1.2.5.1 Personen

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Last updated: Jun 08, 2022 by Felix Beutel
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Personenstammdaten

Im Bereich Personen erhält der GS-Admin eine Übersicht über alle in seinem Mandanten angelegten und registrierten Personen. Durch Aufrufen eines Personendatensatzes kann dieser bearbeitet oder gelöscht werden. Ebenso kann der GS-Admin in diesem Bereich Personen neu anlegen und ihnen entsprechende Rollen und damit Zugriffsrechte auf die Verbandsdaten zuteilen.

Sonderfall Übermandantenfäigkeit

Der Übermandant kann standardgemäß auf den gleichen Personendatensatz zurückgreifen und mit dem gleichen Datensatz arbeiten. Ausgenommen bei der Einsicht der Daten sind die Bankdaten, sowie die Rechnungsdaten. Hier sieht jeder Verband nur seine eigenen Daten. Im Bereich der Kommunikatiosdaten besteht für den Übermandanten lediglich die Möglichkeit, einen zusätzlichen, eigenen Adressdatensatz zu hinterlegen. Diesen kann der Übermandant anschließend dem Landesverband (als aktuellere Adresse”) vorschlagen. Der Landesverband kann den Vorschlag anschließend akzeptieren oder ablehnen.
Der bestehende Datensatz vom Landesverband kann vom Dachverband nicht verändert werden.

Ebenfalls ausschlielich für den eigenen Verband einsichtig ist das Bemerkungsfeld. Dies kann pro Verband befüllt werden, ohne dass der Über oder Untermandant die Inhalte einsehen kann.

Weitere Handlungsmöglichkeiten pro Personendatensatz:

Änderung und Löschung von allen oder nur bestimmten Daten (auch die, welche die Person ggf. selbst hinterlegt hat, diese werden dann überschrieben).

Folgende Stammdaten können eingesehen, hinterlegt oder bearbeitet werden: Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Straße, PLZ, Ort, Land, Nationalität, Geburtsort, Geburtsname, Abteilung, Verstorben, Kontodaten, Passbildupload, Firma/Institution, Firma/Institution kurz, Benutzername, Unterschrift, Anzeige wann der Datenschutz akzeptiert wurde

 

Zuweisung von Funktionen:

Die unter Funktionen angelegten Funktionen können der Person in dem jeweiligen Personendatensatz zugewiesen werden. Folgende Felder können hierbei hinterlegt werden: Ebene der Funktion, Funktion, Funktion ab, Zuordnung einer bereits angelegten E-Mail-Adresse für die Funktion, kommissarisch ja/nein. Ebenso können bestehende Funktionen der Person entzogen werden.

Kommunikation:

Neu-Anlage, Bearbeiten und Löschen einer oder mehrere Kommunikationsdaten:

Pro Kommunikationssatz können folgende Daten zusätzlich hinterlegt werden:

  • Adressart: Straße/Hausnummer, Ortsteil, Freigabe (nur Geschäftsstelle oder öffentlich),   Länderkennzeichen, PLZ, Ort, Bundesland, Breitengrad, Längengrad, Bemerkung,

  • E-Mail

  • Telefon (privat, mobil, geschäftlich, mobil geschäftlich)

  • Fax (Fax geschäftl.)

  • Debitorennummer

  • Website

  • E-Mail

  • Soziale Medien

 

Weitere Felder, die bei der Person neu angelegt, überschrieben oder gelöscht werden können

  • Kontakt (Definierung wann der Sachbearbeiter das letzte Mal und über welches Medium Kontakt hatte)

  • Datei (Möglichkeit, für die Person eine Datei zu hinterlegen)

  • Bemerkungsfeld (Freies Textfeld zum hinterlegen von Informationen, nicht sichtbar für die Person im Personenaccount)

Funktion Übermandant: Die Anzeige der Bemerkungen erfolgt eingeschränkt und mandantenspezifisch. Es werden nur die eigens hinterlegten Bemerkungenangezeigt, obwohl der gleiche Datensatz verwendet wird.

 

  • Bank (Möglichkeit, bei der Person eine Bankverbindung zu hinterlegen)

Funktion Übermandant: Die Anzeige der Rechnungen erfolgt eingeschränkt und mandantenspezifisch. Es werden nur die eigens verschickten Rechnungen an die Person angezeigt, obwohl der gleiche Datensatz verwendet wird.

 

Felder, die nur angezeigt aber nicht in dem Personendatensatz direkt zu hinterlegen sind:

Gremium, Schnellverteiler, Funktions-Archiv, Lizenzen, Ehrungen, Seminare, Pässe, Kennzeichen, Rechnungen, Ausweise, Kader

 

Schnellverteiler und Schnellverteiler verschicken

Hier kann der GS-Admin sich beliebige, in keinem Verhältnis zueinanderstehende Personen, in einem Verteiler zusammenstellen. Über Neu-Anlage muss hierbei die Bezeichnung des Verteilers definiert werden, sowie anschließend min. 1Person hinzugefügt werden. Bei der Personensuche kann der GS-Admin hier die gleichen Suchkriterien wie in der generellen Personenmaske verwenden und den Datensatz in dem Schnellverteiler anschießend abspeichern.

In einer weiteren Maske „Schnellverteiler verschicken“ kann bei dem jeweiligen Schnellverteiler folgenden Ausgabemöglichkeiten gewählt werden: Excel-Export, PDF-Liste, PDF-Etiketten, PDF-Etiketten ohne Zusatz, E-Mail-Adresse generieren, Geburtstagsliste, Datei verteilen.

 

 

Verteiler an Funktion

In diesem Bereich können die verschiedenen Funktionsinhaber gruppiert nach ihrer jeweiligen Funktion in verschiedenen Formaten ausgegeben werden. Vorab muss die jeweilige Ebene der Funktion ausgewählt werden. Die möglichen Ausgabenformate sind Excel-Export, PDF-Liste, PDF-Etiketten, PDF-Etiketten ohne Zusatz, E-Mail- Adressen, Geburtstagsliste Datei verteilen.

Dieser Kommunikationsbereich steht ausschließlich dem GS-Admin zur Verfügung, da hier in den verschiedenen Exporten detaillierte Personendaten ausgegeben werden.

 

Verteiler an Gremium

In diesem Bereich können die verschiedenen Gremienmitglieder gruppiert nach ihrem jeweiligen Gremium in verschiedenen Formaten ausgegeben werden. Vorab muss die jeweilige Ebene der Funktion ausgewählt werden. Die möglichen Ausgabenformate sind Excel-Export, PDF-Liste, PDF-Etiketten, PDF-Etiketten ohne Zusatz, E-Mail- Adressen, Geburtstagsliste Datei verteilen.

Dieser Kommunikationsbereich steht ausschließlich dem GS-Admin zur Verfügung, da hier in den verschiedenen Exporten detaillierte Personendaten ausgegeben werden.

 

Ehrungen

Im Bereich Ehrungen können den im Verband hinterlegten Personen Ehrungen zugewiesen werden. Diese Funktionalität steht ebenfalls ausschließlich dem GS-Admin zur Verfügung, da bei der Personensuche der Zugriff auf alle Personendaten erfolgt.

Folgende Daten können Pro Ehrung bei der Person hinterlegt, bearbeitet und gelöscht werden: Ehrungsart, Verleihung am, Verleihung durch, Bemerkung, Dokumentenupload, Zuständiger Verein, Status, Beschlussdatum, Ort, Anlass der Verleihung.

 

Wiedervorlage

Hier erhält der Wiedervorlage eine Übersicht über die Wiedervorlagen. Sobald eine Wiedervorlage (zum Beispiel eine Person registriert sich neu) erstellt (Frage: Wann wir alles eine Wiedervorlage erstellt?) wird, erscheint dem GS-Admin hier diese Information. Der Hinweis auf neu generierte Wiedervorlagen erscheint auch auf der Startseite.

Die Wiedervorlagen- Übersicht steht ausschließlich dem GS-Admin zur Verfügung

  

Kennzeichen

Hier kann der GS-Admin Kennzeichen anlegen, bearbeiten, Personen zuweisen und löschen. Diesen kann anhand der Funktion Personen zugeordnet werden. Über die verschiedenen Exporte in diesem Bereich werden auch die entsprechenden Personendaten mit ausgegeben.

Pro Kennzeichen kann folgendes eingestellt werden: Bezeichnung, Anzeige Personenaccount ja/nein, Pflege Personenaccount ja/nein mit Gültigkeit bis ja/nein.

 

Postfach

In Bereich Postfach werden alle Dateien, welche an die Personen verteilt worden sind, dargestellt.

(siehe Ausgabemöglichkeiten bei Schnellverteiler, Verteiler an Gremium, Verteiler an Funktion).    Dabei kann die Datei hierüber nochmals aufgerufen werden. Folgende weitere Information erhält der GS-Admin: Beschreibung, versendetes Datum, Anzahl wieviel Personen diesen bereits gelesen haben und wer die Datei versendet hat.

 

Dubletten

Im Bereich Dubletten werden dem GS-Admin Datensätze angezeigt, bei denen der Vorname, Nachname und Geburtstag exakt gleich ist. Diese kann der GS-Admin dann zusammenführen. Die Funktionalität hierfür ist ausschließlich im GS-Admin vorhanden.