2.13 Änderung der Verbandskontaktdaten

Sollten sich Kontaktdaten Ihres Verbands (z.B. die Adresse, eine allgemeine E-Mail etc.) ändern, haben Sie die Möglichkeit, die Daten innerhalb von Phoenix zu ändern.

1. System > Phoenix Konfiguration

   1. Wichtige Stellen zur Anpassung der geänderten Kontaktdaten sind unter System > Phoenix Konfiguration zu finden. Geben Sie hier in das Suchfeld Bereich "Mandant" ein und klicken Sie auf die Lupe. Es erscheint eine Liste der Suchergebenisse. Folgende Texte sollten geprüft und ggf. angepasst werden:
      Bereich / Kürzel
      MANDANT / ADRESSE
      MANDANT / ADRESSEKURZ
      MANDANT / DATENSCHUTZ
      MANDANT / DATENSCHUTZSEITE
      MANDANT / IMPRESSUM
      
      Falls vorhanden:
      MANDANT / ADRESSEKURZ2
      
      

   2. Weitere Konigurationsparameter, wo ggf. die E-Mail-Adresse angepasst werden muss, sind:
      Bereich / Kürzel
      REGISTRATION / EMAIL
      
      

   3. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Phoenix Konfigurationen, in denen Ihre Verbandsadresse bzw. E-Mail stehen könnte. Da dies von der individuellen Nutzung der Module sowie Ihren bisherigen Einträgen abhängt, können wir an dieser Stelle nur auszugsweise Parameter nennen, die Sie überprüfen können.
      Für Ihre Verbandsadresse:
      Bereich / Kürzel
      Verband / DatenschutzbestimmungText
      Meldebogen / bestaetigungMailText
      
      Für Ihre Verbands-E-Mail:
      Bereich / Kürzel
      Verband / DatenschutzbestimmungText
      Verband / DatenschutzbestimmungTextSeite
      SEMINAR / ABSENDERMAIL
      SEMINAR / BCCMAIL
      LiMS / Absenderemail
      Bestandsdaten / InfoMail
      ePass / MailWechselVerbandNachricht
      Meldebogen / bestaetigungMailText
      
      

2. System > Textbausteine
   Neben den Einstellungen innerhalb der Phoenix Konfiguration bietet Phoenix II unter System auch Textbausteine (System > Textbausteine). Auch hier ist nur ein auszugsweiser Vorschlag an Textbausteinen zur Adressprüfung möglich, da diese individuell unterschiedlich genutzt werden. Wir empfehlen aber, insbesondere die Textbausteine im Bereich Seminare zu prüfen.
   
   

3. Personenverwaltung
   Eventuell wird die Adresse Ihres Verbands neben den o.g. Stellen auch über eine angelegte Person gepflegt, welche dann über mögliche Verteiler oder Schnittstellen relevant sein könnte. Um dies zu prüfen, gehen Sie in die Personenverwaltung (Personen > Person) und suchen in der Personensuche nach der Verbandsadresse/-E-Mail. Falls ein Eintrag gefunden wird, können Sie die gefundene Person bearbeiten.
   
   

4. Rechnungslayout
   Denken Sie bei Adressänderungen auch daran, das Rechnungslayout zu aktualisieren und ggf. die Gläubigerdaten anzupassen. Die Gläubigerdaten können Sie über Fakturierung > Gläubiger > Gläubiger bearbeiten aktualisieren.

   Das neue Rechnungslayout können Sie, sofern Sie diesen Service bereits nutzen, direkt in Phoenix II hochladen (über “Datei auswählen”). Sollten Sie diesen Service noch nicht nutzen, kommen Sie gern auf uns zu. Wir richten Ihnen diesen Service gern für einen einmaligen Aufwand von 2 Std. ein. Alternativ machen wir Ihnen gern ein Angebot zur Anpassung des Rechnungslayouts durch unsere Entwickler.

Sowohl Konfigurationsparameter als auch Textbausteine können Sie sich exportieren, um im Export nach bestimmten Teilen der Adresse zu suchen und so ggf. noch weitere Stellen zu finden, wo Sie die Kontaktdaten verwenden. Stellen Sie dazu Anzahl der Ergebnisse hoch (z.B. 1.000) und nutzen Sie anschließend den Standard-Export (rechtsbündig). Ggf. haben Sie mehr Ergebnisse, als der Export abbildet. Klicken Sie dann auf die Anzeige der nächsten Seite (Pfeil rechts-Taste) und laden sich den Export erneut herunter. Bitte beachten Sie in der Phoenix Konfiguration, den Export für beide Filterungen unter PI(PII) durchzuführen.

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