4.8 Personen-Verteiler an Gremien - GS Admin
- Sven Wolter
Das Modul Gremium in Phoenix II ermöglicht es Ihnen, verschiedene Gremien zu erstellen und zu verwalten. Gremien, wie Vorstände oder Ausschüsse, sind wichtige organisatorische Einheiten in einem Sportverband. In diesem Modul können Sie neue Gremien anlegen und die Mitglieder verwalten, indem Sie deren Kontaktdaten und Funktionen innerhalb des Gremiums pflegen und aktualisieren. Darüber hinaus hilft das Modul, die Zuständigkeiten innerhalb der Gremien klar zu organisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen an einem Ort gesammelt werden. Die genaue Anleitung, wie Sie Gremien erstellen, verwalten und Daten in Excel exportieren, finden Sie hier unter Gremium.
Das Modul Verteiler an Gremium erweitert diese Funktionalität, indem es Ihnen erlaubt, Daten direkt an die Mitglieder der Gremien zu versenden. Sie können Nachrichten, Berichte oder andere Informationen schnell und unkompliziert an die entsprechenden Personen weiterleiten. Zudem besteht die Möglichkeit, Excel-Tabellen zu erstellen, die eine Übersicht über alle relevanten Daten der Gremienmitglieder enthalten. Diese Tabellen können für Berichte oder interne Zwecke genutzt werden, um eine klare und übersichtliche Darstellung der Mitgliederinformationen zu gewährleisten.
Die genaue Anleitung, wie Sie Gremien erstellen, verwalten und Daten in Excel exportieren, finden Sie über den entsprechenden Link, der Ihnen zur Verfügung gestellt wurde.
In diesem Modul haben Sie zunächst die Möglichkeit, die Ebene über ein Drop-down-Menü in “Auswahl der Ebene” auszuwählen. Auf diese Weise können Sie festlegen, auf welcher organisatorischen Ebene die Dateien an die Funktionsträger versendet werden sollen, bevor Sie den eigentlichen Versandprozess starten.
Wie Sie sehen, ist die Auswahl in allen Ebenen Ihres Verbandes möglich. Das bedeutet, Sie können eine Datei entweder an alle Gremien in Ihrem gesamten Verband senden oder spezifische Daten zu bestimmten Gremien abrufen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, gezielt mit Gremien auf verschiedenen Organisationsebenen zu kommunizieren, sei es durch den Versand von Dateien oder das Abrufen relevanter Informationen.
Unter der Option "Einschränkung auf" haben Sie die Möglichkeit, spezifische Verbände auszuwählen, auf die sich Ihre Suche bezieht. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, gezielt nach Informationen oder Dateien innerhalb bestimmter Verbände zu suchen und so die Ergebnisse Ihrer Abfragen zu verfeinern. Durch die Einschränkung auf ausgewählte Verbände können Sie sicherstellen, dass Sie nur die relevanten Daten für Ihre Bedürfnisse erhalten.
Mit der Funktion „Gewünschte Ausgabe“ können Sie sich die Daten der Personen, die im Verteilerkreis enthalten sind, anzeigen lassen. Dabei stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie beispielsweise der Export der Daten in Excel oder die Erstellung einer Geburtstagsliste. Nachdem Sie das passende Format ausgewählt haben, können Sie die benötigten Informationen exportieren.
Zusätzlich bietet die Funktion „Datei versenden“ die Möglichkeit, Dateien direkt an die Personen im Funktionskreis zu senden. Dadurch können Sie wichtige Dokumente oder andere Dateien schnell und unkompliziert an alle Mitglieder des Verteilerkreises weiterleiten.
Wählen Sie dazu zunächst den Filter. Hier haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob die Nachricht an Personen mit oder ohne E-Mail-Adresse im Verteilerkreis gesendet werden soll. Diese Filteroption erleichtert es Ihnen, gezielt nur die Personen auszuwählen, die für den E-Mail-Versand relevant sind.
Über die Funktion "Datei auswählen" können Sie eine Datei direkt von Ihrem Rechner hochladen. Nach dem Hochladen haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung der Datei hinzuzufügen, um den Empfängern zusätzliche Informationen zu geben. Sobald Sie die Datei und die Beschreibung bereitgestellt haben, können Sie den Versand über den Button "Ausgabe" auslösen.
Die Personen in Ihrem Verteilerkreis erhalten dann eine E-Mail, die sie darauf hinweist, dass eine neue Datei in ihrem Postfach verfügbar ist. Die Empfänger können diese Datei anschließend in ihrem Postfach einsehen und bei Bedarf herunterladen.