1.2.5.7 Seminare

Seminarübersicht:

Der GS- Admin sieht in der Seminarübersicht folgende Daten:

Seminarnummer, Beschreibung/Titel, Anm/maxTN, Beginn, Ende, Meldeschluss, Status

In der Kopfzeile bestehen für den GS-Admin folgende Such- und/oder Filter und/oder Sortiermöglichkeiten:

Seminar-Nr., Beschreibung/Titel (Suche mit *), Archiv, Seminar-Ort, Online-Anmeldungen, freie Plätze, Status, Seminar-Beginn von, Seminar-Beginn bis, Seminar-Ende von, Seminar-Ende bis, Teilnehmer (3-Buchstabensuche), Verein (3-Buchstabensuche), Region, Seminarleiter

Folgende Funktionalitäten stehen dem GS-Admin zur Verfügung: Neu-Anlage, Bearbeiten, Löschen eines Seminars.

Über den Button „Seminar-Direktlink“ gelangt man zur Online-Anmeldung des Seminars, über den man sich beim Seminar als Teilnehmer anmelden kann.

Seminar-Stammdaten

Durch Aufrufen eines Seminars, können folgende Seminardaten eingegeben und/oder ausgewählt und/oder neu angelegt werden:

Seminarstatus, Seminarnummer, Bereich, Beschreibung/Titel, Disziplin, Seminarart, Themenschwerpunkte, Region, Seminarort, Seminarleiter, Zuständige/r GS, Anzeige mit ohne Anmeldemöglichkeit, Seminarbeginn, Seminarende, Anmeldeschluss, MaxTeilnehmer, MinTeilnehmer, TN je Verein, Wenige Plätze ab, MaxWarteliste, Wenige Plätze ab, Personen geplant, Mindestalte (optional bei Seminar-Beginn ja/nein), Vereinsprüfung ja/nein, Mit Vereinsfreigabe ja/nein, in Terminkalender ja/nein, MitÜberweisung ja/nein, Übernachtung möglich ja/nein, Einzelzimmer buchbar ja/nein, keine Anzeige im PA ja/nein, keine Anzeige im VA, Titel im TK, int.Vermerk, Detailbeschreibung/Information, Leistungen, Spaltenüberschrift, Artikel, Personenbankeinzug, Kostenstelle

Lizenz-Daten

Unter Lizenzen können die voreingestellten Lizenzarten ausgewählt werden. Eine Neu-Anlage von Lizenzarten ist hier nicht möglich. Für die ausgewählte Lizenzart besteht die Möglichkeit auszuwählen, ob es sich um einen Prüfung -oder Fortbildungslehrgang handelt, sowie den damit absolvierten Lehreinheiten.

Kostendaten

Im Bereich Kosten können Zusatzpreise, zusätzlich zum ausgewählten Artikel, für das Seminar festgelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Pro Kostensatz kann dabei eine Mitgliedschaft und der Kostentyp ausgewählt und gelöscht werden. Über die beiden Checkboxen „Kostensatz Nichtmitglieder“ und „Anzeige im Internet“ weitere Einstellungen zum Kostensatz vorgenommen werden. Die Kostensätze werden dabei summiert und bei der Rechnungsstellung auf den Artikelpreis hinterlegtIm Bereich Kosten können Zusatzpreise, zusätzlich zum ausgewählten Artikel, für das Seminar festgelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Pro Kostensatz kann dabei eine Mitgliedschaft und der Kostentyp ausgewählt und gelöscht werden. Über die beiden Checkboxen „Kostensatz Nichtmitglieder“ und „Anzeige im Internet“ weitere Einstellungen zum Kostensatz vorgenommen werden. Die Kostensätze werden dabei summiert und bei der Rechnungsstellung auf den Artikelpreis hinterlegt

Seminar-Zusatzdaten

Im Bereich Seminar-Informationen können über Platzhalter zusätzliche Informationen zum Seminar hinterlegt, bearbeitet und gelöscht werden.

Daten für Seminar-Mappen

In den Seminar-Mappen können Dateien abhängig von der Person (Teilnehmer, Referent, Seminarleiter) hochgeladen, festgelegt und gelöscht werden. Entsprechende Dateien können im Bereich Download heruntergeladen werden. Des Weiteren können im Bereich der Zulassungsvoraussetzungen, Teilnahmebedingungen ausgewählt werden. In einem weiteren Tab können dem Seminar Referenten und die zugehörigen Vorträge zugeordnet werden. Dabei erhält der Seminar-Admin Einsicht in folgende Referenten-Daten: Vorname, Nachname, Geburtstag, Straße, PLZ und Ort. Die Zuordnung der Person zur Funktion Referent muss dabei vom GS-Admin vorgenommen werden.

Anmeldungen

Hier werden die angemeldeten Teilnehmer mit Vornamen, Nachname, Geburtstag, Straße, PLZ, Ort dargestellt. Die Anmeldung der Person erfolgt in der Regel entweder von der Person selbst über die Online-Anmeldung oder über die Sammelanmeldung durch den Verein. Über den Seminar-Admin und/oder den GS-Admin, die aus berechtigtem Interesse alle im System hinterlegten Personen finden können, können auch Einzelpersonen in das Seminar hinzugefügt werden. Dabei werden folgende Personendaten angezeigt: Vornamen, Nachname, Geburtsdatum, Straße, PLZ und Ort.

Kommunikation

Unter Kommunikation können Teilnehmerlisten, Teilnahmevoraussetzungen, Seminar-Listen, Teilnahmebestätigen exportieren und erhält dabei Auswahlmöglichkeiten zum Layout, Listenart, und Sortierung. Diese können als Etiketten oder Excel gedruckt/exportiert werden oder als Serienbriefdatei/Serienmail (optional gefiltert auf die einzelnen Teilnehmer) verschickt werden. Auch hier besteht die Möglichkeit über verschiedene Filtermöglichkeiten (nur Referenten, Seminarleiter, Vereine, Warteliste, Abgemeldete, nicht bestanden/bestanden) dies weiter zu spezifizieren

Daten beim Teilnehmer kopieren

Im Bereich Teilnehmer kopieren besteht die Möglichkeit verschiedene Gruppierungen (aus Phoenix II) in ein Seminar zu kopieren. So kann der GS-Admin aus den Bereichen Gremien, Kader, Seminare, Lizenzen, Vereine, Bezirke, Schnellverteiler, Personen gesammelte Gruppierungen in ein Seminar hinzufügen. Folgende Teilnehmerdaten werden angezeigt: Anrede, Geschlecht, Titel, Vorname, Nachname, Zusatz, Nationalität, Geburtstag, Straße, LKZ/PLZ/Ort, E-Mail, Tel (privat), Tel (geschäftl.), Mobil, Fax (geschäftl.), Fax (privat), Bemerkungsfeld.

Über Anmeldedetails kann der Seminar-Admin für die Person weitere Details zur Anmeldung und Bezahlung hinterlegen.

Folgende Bereiche stehen im Seminarbereich ausschließlich dem GS-Admin zur Verfügung

Tab: Seminarleiter

In diesem Bereich können die Seminarleiter angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Durch Änderungen an persönlichen Daten des Seminarleiters muss hier auf den generellen Personendatensatz zugegriffen werden, weshalb diesen Menüpunkt ausschließlich der GS-Admin zur Verfügung gestellt bekommt.

Tab: Referenten

In diesem Bereich können die Referenten angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Durch Änderungen an persönlichen Daten des Referenten muss hier auf den generellen Personendatensatz zugegriffen werden, weshalb diesen Menüpunkt ausschließlich der GS-Admin zur Verfügung gestellt bekommt.

In einem weiteren Fenster können dem Referenten auch Vorträge zugeordnet werden. (siehe untenstehend)

Tab: Vorträge

Hier werden die Vorträge, sowie die zugeordneteen Referenten mit Vor und Nachname angezeigt. Die Vorträge, sowie die Zuordnung kann hier angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Neben dem Thema des Vortrages kann hier optional eine Beschreibung hinterlegt werden.

Tab: Seminarorte

Die pro Seminar zu hinterlegenden Seminarorte werden hier zentral verwaltet. Folgende Daten können pro Seminarort gepflegt werden: Name, Zusatz, PLZ/Ort, Straße, Land, Telefon, Fax, E-Mail, Bezirk, Verfügbar ja/nein

Tab: Seminararten:

Die pro Seminar auszuwählenden Seminararten können hier angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Pro Seminarart lassen sich folgende Daten einpflegen: Bezeichnung, Prüfung, Fortbildung, Anzeige im Internet, Förderkreis, Termin-Bereich

Tab: Zulassungsvoraussetzungen

Die Zulassungsvoraussetzungen, welche pro Seminar hinzugefügt werden können, werden hier zentral verwaltet. Neu-Anlage, Löschen, Bearbeiten von Zulassungsvoraussetzungen ist hier möglich. Folgende Datenfelder sind hierbei vorgesehen: Bezeichnung, Kürzel, Gültigkeit Jahre, bis Monat, Kennzeichen.

Tab: Seminar-Info Stammdaten

Hier können Seminar-Informationen zentral gepflegt werden. Die Seminar-Informationen können anschließend im Seminar hinterlegt werden. Über Platzhalter hat man hier die Möglichkeit, z.b. den Lehrgangsbeginn oder die Lehrganskosten zu hinterlegen.

Tab: Seminar- Archivieren

Der GS-Admin hat über diesen Bereich die Möglichkeit, Seminare in einem gewissen Zeitraum gesammelt zu archivieren. Diese werden dann in der Übersicht nicht mehr dargestellt.

Tab: Vereinsfreigabe

Der GS-Admin erhält hier die Möglichkeit, gewisse Teilnehmer pro Seminar in der Form zu “sperren”, dass eine zusätzliche Freigabe durch den Verein benötigt wird. Dies ist pro Seminar einstellbar. In der Maske gelangt der GS-Admin wieder zu der generellen Personensuche und kann dementsprechend auf alle Personendaten zugreifen.