12.4 Gruppen für eine Veranstaltung anlegen/pflegen

Eine sehr wichtige Komponente für das Veranstaltungsmanagement sind die Gruppen und die dazugehörigen Gruppentypen.

Mit Gruppen sind hier eine Anzahl von Personen gemeint, welche die gleiche Art von Einladungen erhalten sollen. Dabei kann es sich zum Beispiel um eigene Mitarbeiter des Verbandes handeln, aber auch vielleicht andere Teilnehmer wie VIP’s, Kaderathleten, Gäste der Veranstaltung, Redner, Referenten etc.

Eine Gruppe erstellen

Abbildung 1. Gruppen erstellen

Über das (plus) -Symbol können Sie Gruppen erstellen und Athleten/Personen der Gruppe zuordnen.
Vergeben Sie nach dem Sie die Gruppe erstellt haben, einen Gruppennamen und wählen den Gruppen-Typ aus.

Jede Gruppe, die Sie anlegen können Sie unterschiedlich Konfigurieren, von der Anmeldelänge, der Teilnahmedauer, Hotel-/Übernachtungsangebot, Parkscheinabfrage bis hin zu den Anmeldetexten und E-Mails, die diese Personen aus der Gruppe erhalten.

Werden alle diese Personen “gleich” eingeladen, dann benötigen Sie nur eine Gruppe.
Mit “gleich” eingeladen ist gemeint, dass alle Personen gleich lang an der Veranstaltung teilnehmen, das gleiche Hotel zu den gleichen Konditionen bekommen und auch alle weiteren Punkte wie Transport-management, Parkscheine, Teilnahme an Programmen etc. gleich sind.

In der Regel beginnen größere Veranstaltungen z.B. schon einen oder zwei Tag vorher, weil das Aufbauteam schon vor Ort sein muss und es eventuell noch ein Abbauteam gibt. Ggfs. werden z.B. VIP-Personen für einen Tag vor Ort kostenfrei mit eingeladen. Alle diese separaten Bedürfnisse bzw. Einladungen können Sie dann abbilden, in dem Sie für die gleiche Veranstaltung unterschiedliche Einladungsarten und Gruppe definieren.

Abbildung 2. Athleten/Person in Gruppen zuordnen

Nun können Sie auf der linken Seitenleiste nach Athleten, Kader, Personen, Funktion und Gremium Filtern.
Ebenso können Sie nach den ersten drei Buchstaben des Nachnamens nach Athleten/Personen suchen.

Über die Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie eine Excel (xls) Datei importieren um weitere Athleten/Personen außerhalb Ihres Vereins einladen und hinzufügen zu können.

Damit nach dem Import alle Spalten und Felder richtig gedeutet werden, müssen Sie die Excel Vorlage nutzen. Diese Vorlage bekommen Sie über die rechte Schaltfläche neben der “Import” -Schaltfläche.

In (Abbildung 5. Excel Vorlage) sehen Sie einen Ausschnitt aus der Excelvorlage. Diese Vorlage können Sie nutzen um weitere Personen/Athleten einzutragen, die keinen Benutzer haben und somit außerhalb des Systems vorkommen.

Nach dem Import der Excelvorlage tauchen alle Personen in der Gruppe auf.

Für den Import gilt, dass alle Spalten vorhanden sein müssen, welche auch in der Vorlage vorhanden sind. Weitere Regeln für die Spalten sind:

Spalte	Regel

Spalte	Regel
Geschlecht	Das Geschlecht kann folgende Werte annehmen: ‘m', ‘w’, und '’ (ein leerer Text).
Name	Diese Angabe ist Pflicht. Außerdem darf der Name 255 Zeichen nicht überschreiten.
Vorname	Diese Angabe ist Pflicht. Außerdem darf der Vorname 255 Zeichen nicht überschreiten.
Titel	Der Titel darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
Firma	Der Name der Firma darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
Abteilung	Der Name der Abteilung darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
Position	Der Name der Position darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
Straße	Der Name der Straße darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
PLZ	Die PLZ darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
Ort	Der Name des Ortes darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
Land	Der Name des Landes darf 255 Zeichen nicht überschreiten.
Telefon	Die Telefonnummer darf 15 Zeichen nicht überschreiten.
Mobil	Die Mobiltelefonnummer darf 15 Zeichen nicht überschreiten.
Email	Hier muss eine gültige E-Mail eingefügt werden.
Geburtsdatum	Keine Einschränkungen

Anmeldung in einer Gruppe bearbeiten

Über das (Stift) -Symbol können Sie die Anmeldung einer Person in der Gruppe bearbeiten.
Dabei können Sie Allgemeine Daten, Daten über die An-/Abreise, über das Hotel bearbeiten oder beantwortete Fragen und Personenbezogene Daten abrufen.

Nach dem Speichern einer Gruppe können Sie diese immer noch bearbeiten, Personen hinzufügen oder über die Schaltfläche [Optionen] aus der Gruppe entfernen.

Weiteres können Sie drei Arten von Excel Exporten innerhalb einer Gruppe vornehmen.
(Abbildung 8. Gruppenübersicht)
1. Schaltfläche (Zur Veranstaltung eingeladene Personen als Exceldatei)
2. Schaltfläche “Anmeldungen” (Zusage/Absage aller Personen als Exceldatei)
3. Schaltfläche “Kader” (Übersicht der Personen mit Kaderdaten als Exceldatei)