12.8.4 Was man als Personal wissen muss
- Sven Wolter
- Jan Pollok
Wird man zu einer Veranstaltung eingeladen, hat man mehrere Möglichkeiten auf diese Einladung zu antworten. Die erste wäre die Bestätigung via E-Mail.
Sobald man eine Person zu einer Veranstaltung einlädt, hat man die Möglichkeit zu wählen, ob eine E-Mail versendet werden soll oder nicht.
Ist die E-Mail bei der Person im Postfach dann angekommen, kann die Person dort unter dem Wortlink “hier“ auf ihre Einladungsübersicht gelangen (Achtung: Dieser Wortlink ist standardmäßig in den Mailtexten enthalten, kann aber auch manuell entfernt werden, absichtlich oder unabsichtlich).
In der Einladungsübersicht kann die Person dann alle Positionen sehen, denen sie in einer Veranstaltung zugeordnet wurde und diesen entweder zu- oder absagen. Auch die Einladung in den Personal Pool wird hier angezeigt, das Feld Position/Rolle ist dann allerdings nicht angegeben.
Wird für die Veranstaltung eine Übernachtung angeboten, kann man in dieser Übersicht auch angeben, ob ein Hotel gewünscht wird oder nicht. Für diesen Zweck gibt es einen neuen Reiter, welcher nur eingeblendet wird, sobald ein Hotel in der Veranstaltung hinterlegt und das Übernachtungsangebot erlaubt wurde.
Benutzt die eingeladene Person regelmäßig Phoenix, gibt es auch die Möglichkeit die Einladung direkt im Profil zu beantworten. Dafür gibt es unter dem Reiter Veranstaltungen im PersonenAccount den Unterreiter “Meine Einsätze”. Hier werden alle Einladungen zu Veranstaltungen angezeigt und können auch gefiltert werden.
Wird nach dem Zusagen zu einer Veranstaltung dann die zugewiesene Position bestätigt, bekommt die jeweilige Person noch eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass sie fest für die Veranstaltung eingeplant ist. Das Gleiche gilt für eine Absage. Für den Fall, dass bereits alle Positionen für eine Veranstaltung belegt sind und kein weiteres Personal mehr benötigt wird, gibt es auch eine Absage-E-Mail. Somit ist das nicht benötigte Personal informiert.