5.1 1. Lizenzen-Erfassung und -Verwaltung - GS Admin

Details zur Benutzeroberfläche:

Such- und Filterfelder: Hier können spezifische Kriterien eingegeben werden, um bestimmte Lizenzen zu finden. Die Felder umfassen:
- Nachname und Vorname
- Verein und Vereinsnummer
- Lizenzbereich und Lizenzart (Dropdown-Menüs)
- Geburtsdatum und Postleitzahl
- Status (Standard ist "Aktiv"), Lizenznummer und Gültigkeitszeitraum.
- Ein Passbild-Status-Filter ist ebenfalls vorhanden.
Ergebnisanzeige:
- Ein Zähler zeigt "4 Ergebnisse" an, was bedeutet, dass vier Datensätze gefunden wurden, die den Filterkriterien entsprechen.
  
  Beim Suchen und Export werden nur die Daten exportiert, die aktuell aufgelistet sind. Standardmäßig werden immer 25 Ergebnisse pro Seite angezeigt.
  Wenn Sie alle Datensätze suchen oder in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, tragen Sie in das Feld, in dem die Zahl '25' steht (zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, z. B. '500'. Bestätigen Sie die Eingabe mit 'Enter' oder durch Klicken auf das Lupen-Symbol und führen Sie anschließend den Export durch.

Tabellenansicht der Lizenzinhaber:

Die Tabelle listet Informationen zu einzelnen Lizenzinhabern auf, mit folgenden Spalten:

Nachname und Vorname der Lizenzinhaber.
Geburtstag und E-Mail-Adresse.
Verein und Vereinsnummer.
Lizenzart und Lizenznummer (z.B. "Test Trainer C" und "Trainer Lizenz").
Status: Alle angezeigten Einträge haben den Status "Aktiv", was in grüner Schrift hervorgehoben ist.
Lizenzstatus und Passbild/Zugehörigkeit: Symbole zeigen den Passbildstatus an (rote Kreuze für fehlende Passbilder, grünes Häkchen für vorhandenes Passbild).
Gültig bis: Das Ablaufdatum der Lizenzen ist mit "31.12.2026" angegeben.

Weitere Funktionen:

Buttons: Direkt unter der Filterleiste gibt es Buttons zum Bearbeiten (Stift-Symbol), Hinzufügen (Plus-Symbol) und Löschen (rotes X) von Lizenzen.
Statusänderungen: Ein Dropdown-Menü ("Status aller ändern") ermöglicht das Anpassen des Lizenzstatus für mehrere ausgewählte Einträge gleichzeitig.

Neue Lizenz anlegen

Um eine neue Lizenz anzulegen:

Klicken Sie auf das Plus-Symbol (➕) in der oberen Button-Leiste unter der Such- und Filterleiste. Dies leitet den Vorgang zum Hinzufügen einer neuen Lizenz ein.
Suchmaske öffnen: Nach dem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich eine Suchmaske.
Name und Vorname eingeben: In dieser Maske geben Sie den Nachnamen und Vornamen des Lizenzinhabers ein. Diese Angaben helfen dabei, den richtigen Datensatz zu finden oder eine neue Person anzulegen, falls sie noch nicht im System vorhanden ist.

Person auswählen: Wenn die eingegebene Person bereits im System existiert, erscheint sie in den Suchergebnissen.
Gewählten Datensatz verwenden: Klicken Sie auf die Option „Gewählten Datensatz benutzen“, um die ausgewählte Person als Lizenzinhaber festzulegen.

In der nun sichtbaren Ansicht werden die Daten aus dem Personen Account des Lizenzinhabers angezeigt. Diese Ansicht bietet eine Übersicht über die persönlichen Angaben des Lizenzinhabers, wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten. Alle relevanten Informationen zur Person, die im System hinterlegt sind, werden hier zentral dargestellt.

Um eine neue Lizenz anzulegen, klicken Sie auf die Registerkarte "aktive Lizenzen". Dadurch wird der Bereich geöffnet, in dem neue Lizenzen für den Lizenzinhaber erstellt und verwaltet werden können. Innerhalb dieses Bereichs können Sie alle notwendigen Informationen zur neuen Lizenz eingeben und den Lizenzstatus entsprechend festlegen.

Klicken Sie anschließend auf das Plus-Icon, um den Vorgang zur Erstellung einer neuen Lizenz zu starten. Dadurch öffnet sich eine Eingabemaske, in der die Details zur neuen Lizenz eingetragen werden können, wie zum Beispiel Lizenztyp, Gültigkeitsdauer und eventuelle spezifische Anforderungen.

Wählen Sie nun den Lizenzbereich aus, der bei Ihrem Verband hinterlegt ist (z. B. Schiedsrichterlizenz oder Trainerlizenz). Die verfügbaren Lizenzbereiche können individuell angepasst und an die Anforderungen Ihres Verbands ausgerichtet werden.

Wählen Sie die Lizenzart. Auch hier bezieht sich die Auswahl auf die hinterlegten Lizenzarten, die Sie ebenfalls ergänzen und verändern können. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung zu Lizenzarten und Lizenzstufen.

Eingabefelder im Lizenzbereich

Die Eingabemaske enthält verschiedene Felder, die mit Informationen zur Lizenz ausgefüllt werden können:

Bereich: Dropdown-Menü zur Auswahl des Lizenzbereichs, hier z.B. „Trainerlizenzen (LSBSA)“.
Lizenzart: Auswahl des spezifischen Lizenztyps, z.B. „AB-Z (Referent*innenqualifizierung)“.
Ausbildungsträger: Auswahl des ausstellenden oder qualifizierenden Trägers, z.B. „Landessportbund Sachsen-Anhalt“.
Bemerkung zur Lizenz: Ein Textfeld für Notizen oder zusätzliche Informationen zur Lizenz.

Weitere Felder für Details zur Lizenz

Zusätzliche Felder zur Angabe detaillierter Lizenzinformationen:

Lizenz Nr.: Nummer der Lizenz - Lizenz die nur im Landesverband vergeben wir ( Schiedsrichter-oder Kampfrichter)
Lizenznr. DOSB: Lizenznummer beim Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB).
Lizenznr. LSB: Lizenznummer beim Landessportbund.
Anzahl LE gesamt und Anzahl LE fremd: Anzahl der insgesamt absolvierten bzw. externen Lerneinheiten, diese Angaben können über die Seminarverwaltung ( LE bei Lehrgang oder Seminar) oder händisch eingetragen werden
Einsatzgebiete: Ein Auswahlfeld für die Einsatzbereiche der Lizenz.
Druckdatum: Datum, an dem die Lizenz ausgedruckt wurde.
Ruhend ab: Datum, ab dem die Lizenz ruhend ist.
Archiviert am: Datum der Archivierung.
Prüfungsdatum: Datum der Prüfung.
Beantragt am: Datum der Antragstellung.
Fortbildungsdatum: Datum der letzten Fortbildung.
Gültig bis: Datum, bis wann die Lizenz gültig ist.
Als Bestandsimport und Lizenzumzug: Checkboxen für spezielle Statusangaben. (nur in eigenen Landesverbänden verfügbar)

Unterer Teil: „T-C/B (JJSA)“

hier wird eine Lizenz eines Landesfachverbandes angezeigt.

Bereich: Jugendleiter Lizenz (LSBSA).
Lizenzart: T-C/B (vermutlich Trainer C/B Lizenz).
Lizenz Nr.: Eine spezifische Lizenznummer, z.B. „1.856.24/035“.
Prüfungsdatum, Beantragt am, Fortbildungsdatum, Gültig bis: Datumsfelder mit spezifischen Informationen, z.B. „Prüfungsdatum: 19.11.1998“, „Gültig bis: 22.11.2026“.

Lizenzen zu LIMS übertragen

Nachdem Sie eine DOSB-Lizenz angelegt oder aktualisiert haben, können Sie diese Lizenz zum LIMS (Lizenzmanagement-System) hochladen. Um den Upload durchzuführen, klicken Sie einfach auf das Wolken-Icon (1) in der Benutzeroberfläche. Dieses Icon symbolisiert den Hochladevorgang und ermöglicht es Ihnen, die Lizenzinformationen in das zentrale LIMS zu übertragen.