4.8.14 Seminar-Seminarverwaltung-Stammdaten-Kommunikation-GS Admin

Das Modul ermöglicht eine umfangreiche Anpassung und Filterung von Teilnehmerlisten und Seminarinformationen. Verschiedene Layouts und zusätzliche Informationen wie Telefonnummern oder Vereinszugehörigkeiten können integriert werden. Datenschutzoptionen erlauben es, nicht-öffentliche Daten gezielt ein- oder auszuschließen. Außerdem sorgt die flexible Sortierung und die Möglichkeit, Daten nach Excel zu exportieren, für eine effiziente Verwaltung.

Im Modul gibt es zwei Exportoptionen, die speziell hervorgehoben sind:

PDF unverschlüsselt:
Diese Option ermöglicht es, Teilnehmerlisten oder andere Seminarinformationen im PDF-Format zu exportieren. Der Zusatz „unverschlüsselt“ bedeutet, dass das generierte PDF keinen Passwortschutz oder andere Sicherheitsvorkehrungen enthält. Es ist somit direkt und ohne Einschränkungen lesbar und kann problemlos weitergegeben oder gedruckt werden.
Excel-Export:
Mit dieser Funktion können die Daten in eine Excel-Datei (XLS oder XLSX) exportiert werden. Der Export ist besonders praktisch, wenn die Daten weiterbearbeitet, sortiert, analysiert oder für andere Berichte verwendet werden sollen. Excel bietet zudem die Möglichkeit, große Datenmengen effizient zu verwalten und Formeln oder Filter anzuwenden.

Diese Exportoptionen erhöhen die Flexibilität, da die Daten sowohl für statische Berichte (PDF) als auch für dynamische Weiterverarbeitung (Excel) bereitgestellt werden können.

Teilnehmerlisten

Zugelassene Teilnehmer: Zeigt eine Liste der Teilnehmer, die erfolgreich für das Seminar zugelassen sind.
Warteliste: Zeigt Personen, die auf der Warteliste für das Seminar stehen.
Alle angemeldeten Teilnehmer: Zeigt eine umfassende Liste aller angemeldeten Teilnehmer, unabhängig vom Status.
Alle abgemeldeten Teilnehmer: Zeigt eine Liste von Teilnehmern, die sich abgemeldet haben.
Als teilgenommen markierte Teilnehmer: Liste der Personen, die als tatsächlich teilgenommen markiert wurden.
Nachprüflinge: Teilnehmer, die möglicherweise Prüfungen wiederholen müssen.
Abrechnungsliste Teilnehmer: Spezifische Liste für Abrechnungszwecke.
Liste Sportschule: Eine speziell für Sportschulen relevante Teilnehmerliste.
Alle Onlineanmeldungen: Zeigt alle Teilnehmer, die sich über ein Online-Formular registriert haben.

Seminar-Listen

Seminar-Info: Allgemeine Informationen über das Seminar, vermutlich für internen Gebrauch oder Teilnehmer.
Referenten und Vorträge: Liste der Referenten und der geplanten Vorträge.
Sammel-Reisekostenabrechnung: Hilfreich für die Abrechnung von Reisekosten.

Teilnahmevoraussetzungen

Alle / einzeln / fehlende: Ermöglicht die Filterung der Teilnehmer nach Teilnahmevoraussetzungen (alle, einzelne oder nur fehlende).
Download Voraussetzung: Ein Dropdown-Menü, das möglicherweise spezifische Dokumente oder Bedingungen anzeigt, die heruntergeladen werden können.

Teilnahmebestätigungen

Leer: Keine Teilnahmebestätigungen hinterlegt.
Einzeln: Teilnahmebestätigungen werden für einzelne Teilnehmer bereitgestellt.
Alle mit Häkchen teilgenommen: Nur Teilnehmer mit bestätigter Teilnahme werden berücksichtigt.
Auch Teilnehmer ohne Häkchen: Schließt alle Teilnehmer ein, unabhängig von der Teilnahmebestätigung.

Filteroptionen

Angemeldete Teilnehmer: Filter für ausschließlich angemeldete Teilnehmer.
Teilnehmer auf Warteliste: Filter für die Warteliste.

Einzeldruck für

Dropdown-Menü: Ermöglicht die Auswahl spezifischer Teilnehmer oder Kategorien für den Ausdruck.

Listenart

Normal: Standardansicht der Liste.
Mit Bemerkung: Zusätzliche Spalte für Bemerkungen.
Als interne Liste: Nur für interne Zwecke.
Als Unterschriftenliste: Für handschriftliche Unterschriften.
Mit Zahlungsinformationen: Zeigt Informationen über die Zahlung der Teilnehmer.

Layout

Mit Telefonnummer, E-Mail, Adresse, Anreise: Zusätzliche Optionen, um diese Daten in die Listen aufzunehmen.
Mit Verein: Markiert (aktiviert), um die Vereinszugehörigkeit der Teilnehmer anzuzeigen.
Mit MFG (Mitfahrgelegenheit): Erlaubt, Daten zu Fahrgemeinschaften hinzuzufügen.
Mit Referenten: Fügt die Referenten in die Listen ein.
Nur Excel-Optionen: Einige Felder wie "Geburtsdatum", "Notiz" oder "Fragen" sind nur in Excel-Formaten verfügbar.

Sortierung

Nach Position, Name, Verein, Anmeldedatum: Ermöglicht unterschiedliche Sortierkriterien.
Nummerierung aufsteigend: Sortiert nummerisch.

Datenschutz

Inkl. nicht öffentlicher Daten: Markiert (aktiviert), um auch nicht-öffentliche Informationen in die Liste aufzunehmen.

Seminarmappen

Seminarmappen sind Sammlungen von Materialien und Informationen, die speziell für ein Seminar zusammengestellt werden, um den Teilnehmern, Referenten oder Organisatoren alle relevanten Unterlagen in strukturierter Formbereitzustellen.

Sie können Inhalte wie das Seminarprogramm, Teilnehmerlisten, Vortragsmaterialien, organisatorische Hinweise und Kontaktinformationen enthalten. Moderne Seminarmappen bieten oft die Möglichkeit zur Personalisierung, sodass sie auf einzelne Teilnehmer oder Gruppen zugeschnitten werden können. In einem Modul können sie automatisch generiert und als PDF oder in digitaler Form bereitgestellt werden.

Ihr Hauptzweck liegt darin, Effizienz zu fördern, Professionalität auszustrahlen und bei digitaler Bereitstellung nachhaltiger zu sein, indem der Papierverbrauch reduziert wird.

Im Modul Seminarmappen können diese an Teilnehmer, Referenten oder Seminarleiter versendet werden. Der Versand erfolgt an die hinterlegte E-Mail-Adresse und/oder das Postfach, je nach Konfiguration und hinterlegten Kontaktdaten.

Serienmail/ Etiketten

Das Modul Serienmail und Etiketten in Phoenix II bietet verschiedene Ausgabeformen, die direkt aus den hinterlegten Daten erstellt werden können. Dazu gehören:

Etiketten: Erstellung und Druck von Adressetiketten oder Versandaufklebern, angepasst an verschiedene Formate.
Serienbriefe: Personalisierte Briefe, die mithilfe dynamischer Platzhalter direkt aus der Datenbank generiert werden.
Excel-Exporte: Export von Daten in Tabellenform zur weiteren Verarbeitung oder Analyse.
Serienmail: Versand personalisierter E-Mails an eine Vielzahl von Empfängern mit automatisierter Datenintegration.
Teilnehmerbestätigungen als Serienmail: Erstellung und Versand personalisierter Bestätigungen für Teilnehmer direkt per E-Mail.

Diese Ausgabeformen ermöglichen eine flexible und effiziente Nutzung der Daten, um verschiedene Kommunikations- und Dokumentationsbedürfnisse zu erfüllen.

Das Modul Serienmail und Etiketten in Phoenix II erlaubt nicht nur die massenhafte Erstellung und den Versand, sondern bietet auch die Möglichkeit, gezielt an Einzelpersonen zu kommunizieren. Über ein Drop-Down-Menü können spezifische Empfänger ausgewählt werden.

Dabei werden ausschließlich die Personen angezeigt, die mit dem jeweiligen Seminar in Verbindung stehen – also Teilnehmer, die in diesem Seminar aktiv sind oder waren. Diese Funktion sorgt für zielgerichtete Kommunikation und vermeidet Fehler, indem nur relevante Personen in der Auswahl erscheinen.

Das macht den Prozess effizient und benutzerfreundlich, insbesondere wenn individuelle Nachrichten oder Dokumente verschickt werden müssen.