11.13 Seminar-Seminarverwaltung-Anmeldungen- GS Admin

Im Modul Anmeldungen wird die Übersicht der Teilnehmer und deren Status für das Seminar dargestellt. Hier können Anmeldungen, Abmeldungen und Wartelistenplätze verwaltet werden. Zusätzlich zeigt der Bereich „Online“ den Status von Online-Anmeldungen und deren Bestätigungen.

Weitere Kategorien wie „Teilgenommen/Bestätigt“ oder Lizenzen (erstellt und verlängert) ermöglichen eine detaillierte Nachverfolgung des Teilnehmerstatus.

Der Bereich „Rechnungen“, dient zur Verwaltung von Zahlungsinformationen für die Seminarteilnehmer und ermöglicht die Übernahme der Rechnungsdaten in das Modul „Fakturierung“. Dadurch wird eine reibungslose Abwicklung von Zahlungen sichergestellt und die Daten können systemübergreifend verarbeitet werden.

Dieser Abschnitt bietet eine komplette Übersicht über alle relevanten Teilnehmeraktivitäten und deren Verwaltungsstatus.

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Da sich die Teilnehmer in der Regel online anmelden, konzentrieren wir uns in der Erklärung zunächst auf den Reiter „Online“. Wenn Sie auf diesen Reiter blicken, sehen Sie die vorhandenen Onlineanmeldungen.

Durch einen weiteren Klick öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Onlineanmeldungen bearbeiten können.

Erst nachdem alle erforderlichen Schritte durchgeführt wurden, übernehmen Sie die Onlineanmeldungen in den Reiter „Anmeldungen“. Vor diesem Schritt ist eine weiterführende Verwendung der Anmeldung nicht möglich, und der Teilnehmer erhält keine Bestätigung über den Eingang seiner Anmeldung

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Neben den Teilnehmerdetails befinden sich mehrere Symbole, die verschiedene Aktionen ermöglichen. In den Bildern werden Tooltips zu den Symbolen gezeigt:
Das rote Hinweis-Icon mit dem Hinweis: "Onlineanmeldung nicht übernommen"
zeigt an, dass eine Online-Anmeldung für das Seminar zwar erfolgt ist, diese aber noch nicht final in die Teilnehmerliste übernommen wurde.

Was bedeutet das konkret?

Ein Teilnehmer hat sich online registriert oder angemeldet.

Diese Anmeldung steht noch aus, weil sie vom Administrator manuell bestätigt oder übernommen werden muss.

Überprüfung der Anmeldung:
Wenn eine Online-Anmeldung noch nicht in die Teilnehmerliste übernommen wurde, können folgende Schritte zur Prüfung durchgeführt werden:

Über das Icon „Zur Person“ kannst du die persönlichen Informationen des Teilnehmers prüfen, wie:

Name, Verein und Kontaktdaten (Telefon/E-Mail).

So stellst du sicher, dass die Anmeldedaten korrekt und vollständig sind.

Mit dem Icon „Zu den Zulassungsvoraussetzungen“ überprüfst du, ob der Teilnehmer die erforderlichen Zulassungsvoraussetzungen erfüllt, z.B.:

Lizenzstatus oder notwendige Qualifikationsnachweise

Sind die Daten vollständig und die Voraussetzungen erfüllt, kann die Online-Anmeldung in die finale Teilnehmerliste übernommen werden.

Übernahme der Online Anmeldung

Die Online-Anmeldung wird nicht automatisch in die finale Teilnehmerliste übernommen. Es ist ein manueller Schritt erforderlich, um diesen Vorgang abzuschließen.

Dies erfolgt durch das Anklicken des Icons „Anmeldung übernehmen“.

Nach der Übernahme der Online Anmeldung

Sobald die Online-Anmeldung übernommen wurde, erscheint der Teilnehmer im Reiter „Anmeldungen“.

Manuelle Anmeldung ohne Onlineanmeldung

Wenn Sie keine Onlineanmeldung nutzen möchten, haben Sie die Möglichkeit, einen Teilnehmer manuell zu einem Seminar anzumelden. Klicken Sie hierfür bitte auf das Plus-Icon.

Geben Sie im nächsten Schritt den Namen und Vornamen des Teilnehmers ein.

Wählen Sie den Teilnehmer aus und bestätigen Sie mit dem grünen Speicher-Icon.

Sie sehen nun die persönlichen Daten des Teilnehmers.

Unter "Anmeldedetails" können wichtige Informationen zur Anmeldung des Teilnehmers und weitere relevante Daten hinterlegt werden.
Im Feld "Angemeldet" wird das Datum und die Uhrzeit angezeigt, zu der der Teilnehmer für das Seminar angemeldet wurde, beispielsweise 17.12.2024, 09:23.
Das Feld "Abgemeldet" ermöglicht die Eingabe eines Datums, falls der Teilnehmer sich von der Veranstaltung abgemeldet hat.
Im Bereich "Abgesagt VB" kann vermerkt werden, wenn die Anmeldung des Teilnehmers durch eine dritte Partei, wie den Veranstalter, abgesagt wurde.
Das Dropdown-Menü "per" dient dazu, anzugeben, ob die Anmeldung über eine bestimmte Person oder Plattform erfolgt ist.
Eine Checkbox für die "Warteliste" zeigt an, ob der Teilnehmer auf der Warteliste steht, wenn alle Plätze bereits vergeben sind. Zudem gibt es die Option, die Adresse des Teilnehmers durch das Aktivieren der Checkbox "Adresse unterdrücken" auszublenden, was möglicherweise aus Datenschutzgründen oder anderen Anforderungen erforderlich ist.

Schließlich gibt es auch eine Checkbox für die "Vereinsfreigabe", die anzeigt, ob eine Freigabe des Vereins vorliegt, um die Teilnahme des Teilnehmers zu bestätigen.

Darüber hinaus können im Abschnitt "Anmeldedetails" auch Informationen zur Anreise und Mitfahrgelegenheithinterlegt werden. Im Feld "Anreise" kann die Art der Anreise des Teilnehmers festgelegt werden, beispielsweise ob er mit dem Auto, Zug oder einem anderen Verkehrsmittel anreist. Das Feld "Mitfahrgelegenheit" bietet die Möglichkeit, Angaben zu einer Mitfahrgelegenheit zu machen, falls der Teilnehmer sich mit anderen Personen zum Seminar fahren möchte. Diese zusätzlichen Daten helfen, die Logistik und die Planung für die Veranstaltung besser zu koordinieren.

Bezahlung

Der Reiter "Bezahlung" dient dazu, die Bezahlung für den Teilnehmer anzulegen. Hier können alle relevanten Zahlungsinformationen erfasst werden, wie etwa der Betrag, der Zahlungsstatus und die Zahlungsmethode. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zahlung des Teilnehmers korrekt verbucht und verwaltet wird.

E-Mail an Teilnehmer

Nach dem Anlegen eines Teilnehmers haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail, die an den Teilnehmer gesendet werden soll, zu bearbeiten und anschließend zu versenden.

Warteliste

Wenn das Seminar ausgebucht ist, können überzählige Teilnehmer auf eine Warteliste gesetzt werden. In diesem Modul sehen Sie eine Übersicht der Teilnehmer auf der Warteliste.

Sobald sich ein Teilnehmer abmeldet und ein Platz frei wird, wird der nächste Teilnehmer von der Warteliste automatisch in die Anmeldung übernommen.

Wartelisten-Verwaltung

Sie können selbst entscheiden, welche Aktion Sie für die Teilnehmer auf der Warteliste vornehmen möchten. Wählen Sie einzelne Teilnehmer oder eine Gruppe aus der Warteliste aus und nutzen Sie das Drop-down-Menü, um die gewünschte Aktion auszuführen.

Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: auf Anmeldung setzen, auf Warteliste setzen, auf Abmeldung setzen oder löschen.

Über die Buttons rechts neben dem Drop-down-Menü können Sie zusätzliche Aktionen durchführen.

Abmeldungen

In diesem Bereich sehen Sie die Abmeldungen von Teilnehmern. Sie können hier die gleichen Funktionen wie bei der Warteliste durchführen, z. B. Teilnehmer auf die Anmeldung setzen oder löschen.

Teilgenommen / Bestanden

In diesem Bereich können Sie die Teilnahme und das Bestehen der Teilnehmer dokumentieren. Um die Angaben zu bearbeiten, nutzen Sie das Stift-Icon neben den jeweiligen Teilnehmerdaten. Setzen Sie die Häkchen in die entsprechenden Felder, um zu vermerken, ob der Teilnehmer teilgenommen hat und ob er das Seminar mit bestandenhat.

Diese Einträge sind außerdem erforderlich für die Rechnungsstellung und die Lizenzverlängerung, da sie als Grundlage für die entsprechenden Dokumente dienen.