4.6.1 SEPA Export durchführen
- Sven Wolter
- Marc Hagener
Wenn Sie als Verband Rechnungen an Ihre Vereine oder Einzelpersonen versendet haben und diese Rechnungen ein gültiges SEPA-Mandat hinterlegt haben, müssen Sie die einzuziehenden Beträge per Lastschrift über eine SEPA-Dateian Ihre Bank senden.
Um diese Lastschrifteinzüge final durchzuführen, exportieren Sie die Lastschrifteinzugsdaten aus Phoenix und reichen diese Datei bei Ihrer Bank als Lastschrifteinzug ein. Gehen Sie dazu im Reiter Fakturierung auf den Eintrag SEPA Export.
Wählen Sie hier den Gläubiger aus, für den Sie die SEPA-Datei exportieren möchten, und klicken Sie im ersten Schritt auf “Suchen/Prüfen”, um die aktuell vorhandenen SEPA-Lastschrifteinzüge anzuzeigen.
Im obigen Beispiel sehen Sie zwei Lastschrifteinzüge, die zum 28.03.2022 eingezogen werden. Wenn vorhandene Lastschrifteinzüge vorliegen, können Sie nun durch Drücken des “SEPA Export”-Buttons die für die Bank notwendige XML-Datei erzeugen. Beachten Sie bitte, dass das Erstellen des SEPA-Exports nicht rückgängig gemacht werden kann. Aus diesem Grund erscheint folgende Abfrage:
Wenn Sie nun auf “Ok” drücken, erhalten Sie einen Link zu zwei Dateien:
Nun können Sie die Datei “SEPA XML” auf Ihren Rechner herunterladen und speichern, um sie anschließend mit einem vorhandenen Bankprogramm bei Ihrer Bank einzuspielen. Klicken Sie dazu auf den Link “SEPA XML” oben und speichern Sie die Datei ab. Als Standardvorschlag wird die Datei mit dem Datum und der Uhrzeit sowie dem Namen “sepa_einzug.xml” gespeichert, beispielsweise 2022-03-14_16-17-48-sepa_einzug.xml.
Zusätzlich erhalten Sie eine Buchungsliste, mit der Sie überprüfen können, welche SEPA-Lastschrifteinzüge mit dieser Datei erzeugt werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie pro Buchungsdatum und pro Gläubiger immer eine eigene SEPA-Datei erzeugen sollten.
Sobald die SEPA-Datei erstellt wird, setzt Phoenix den bisher noch offenen Betrag dieser Rechnungen auf bezahlt!
Sollte es beim Lastschrifteinzug zu einem Problem kommen (z. B. Konto nicht gedeckt), können Sie durch einen Doppelklick auf die Rechnung im Reiter “Zahlungen” die eingetragene Zahlung stornieren. Dadurch werden diese Rechnungen wieder in den Überwachungs- und Mahnprozess aufgenommen.