4.17 Auslagenabrechnung

Im diesem Bereich stehen die Informationen zum Einrichten des Verwalten des Moduls Auslagenabrechnung.

Vom Mandant sind vor der Benutzung folgende Aufgaben zu erfüllen, damit die PhoenixII- Benutzer das Modul verwenden können:

1. Die Möglichkeit zum Einreichen einer Auslagenabrechnung eines Benutzers an den Verband sind an die Funktionen gebunden. Der Verband muss daher an die it4sport die Ebenen mitteilen, für deren Funktionen die Auslagenabrechnung möglich sein soll.

2. Beim Erstellen einer Funktion oder Ändern einer Funktion mit der ausgewählten Ebene steht dann der zusätzliche Auswahlpunkt “Funktionsinhaber kann Auslagen einreichen:” zur Auswahl
   
   

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   Menu Funktionsverwaltung mit Berechtigungsoption zum Einreichen von Auslagen

3. Im Artikelstamm steht die zusätzliche Option “Auslagen-/Reisekostentyp” zur Verfügung.

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   Menu Artikelstamm mit Option für Auslagen-/Reisekostentyp

   Artikel, die für die Auslagenpositionen in der Auslagenabrechnung zur Auswahl stehen sollen müssen einen dieser Typen gewählt haben. Pro vorhandenem Gläubiger muss zumindest jeweils 1 Artikel für “Fahrkosten km” und “Sonstige Auslagen” erstellt werden um die beiden Hauptbereiche km-Pauschale und Rechnungsbeleg abzudecken. Es können beliebig viele Artikel erstellt werden.

4. Die Funktion “Auslagen Prüfer” ist zu vergeben. Diese sollte an Personen vergeben werden, welche Auslagenabrechnungen im ersten Schritt prüfen sollen, z.B. “Vorgesetzte” wie Cheftrainer, Spielwarte, Jugendwarte. Diese Personen können die Auslagenabrechnungen einsehen aber nicht ändern.

5. Die Funktion “Auslagen Freigeber” ist zu vergeben. Diese sollte an Personen vergeben werden, die finanztechnisch im Verband/Kreis/Bezirk tätig sind wie z.B. Kassierer. Sie können die Auslagenabrechnungen ggf. bei der Auswahl des Gläubigers oder Artikels anpassen. Bei Verbänden mit Kostenstellen können sie auch zusätzlich eine Kostenstelle bei den Auslagenpositionen angeben.

6. Personen mit der Rolle GS-Admin haben über das Fakturierungsmodul ebenfalls Zugriff auf alle eingereichten Auslagen. Sie könen dabei je nach Status der Auslagenabrechnung die Rolle eines Prüfers oder Freigebers einnehmen. Dieselbe GS-Admin Person kann bei einer Abrechnung aber nur eine von beiden Rollen übernehmen. Die jeweils andere muss von einer anderen Person übernommen sein. Eine Person in der Rolle des GS-Admin kann auch seine eigenen Einreichungen nicht selber prüfen oder freigeben.

    

7. Bei den Textbausteine gibt es insgesamt 6 Einträge im Bereich ‘Auslagen’ die zu bearbeiten sind:

   1. Erklaerung: Der Erklärungstext, dem jeder Einreicher zustimmen muss bevor er die Auslagenabrechnung einreicht

   2. Information: Der Hilfetext der dem Einricher die Regeln zur Einriechung erläutert (unterschiedliche Pauschen bei Abwesenheit, etc)

   3. TextEmailAblehnung, -Einreichung, -Freigabe, -Pruefung: Die Texte der EMails die an den Prüfer bzw. den Einreicher versendet werden, wenn sich der Status der Einreichung ändert. Hier können die Variablen {Anrede} {Vorname} {Name}, {Bearbeiter} {Nr} (Nr der Auslagenabrechnung), und {Ablehnungsgrund} im Text verwendet werden.

Für jeden Textbaustein ist eine Beispieltext angegeben.