4.7 Fakturierung - FiBu- GS Admin
- Sven Wolter
- Erik Ondra (Deactivated)
- Marc Hagener
Im Bereich FiBu (Finanzbuchhaltung) kann, sofern eingerichtet, für den jeweiligen Gläubiger ein FiBu-Exportgeneriert werden. Dabei besteht die Möglichkeit, nach Datum, Gläubiger, Personen- oder Vereinsrechnungen sowie Rechnungsarten zu differenzieren. Der generierte Export kann anschließend in das entsprechende Buchhaltungssystem(z. B. DATEV, Lexware oder ähnliche) importiert werden.
Durch den FiBu-Export werden in der Regel mindestens drei Dateien als Export angeboten.
Die erste Datei ist das Rechnungsausgangsbuch als PDF. Dieses Dokument enthält eine Übersicht über alle Rechnungen an die Kunden. Zusätzlich wird angegeben, ob es sich bei den Rechnungen um Überweisungsrechnungenoder Lastschriften handelt.
Die zweite Datei ist das Buchungsjournal im CSV-Format. In diesem sind die Rechnungen auf Einzelpositionsebenedetailliert ausgewiesen, wodurch eine präzise Übersicht über die einzelnen Buchungen ermöglicht wird.
Im Buchungsjournal (CSV) sind neben der Rechnungsnummer, dem Rechnungsdatum und der Kundennummer pro Position weitere Positionsdetailinformationen hinterlegt, wie beispielsweise Artikel, Preis, Brutto, Netto, MwSt.sowie Angaben zu Kostenstelle, Debitor, Erlöskonto und Zahldatum. Diese detaillierten Daten ermöglichen eine exakte Analyse und Weiterverarbeitung. Das Buchungsjournal kann entweder direkt für den Import in Steuersystemewie DATEV oder Lexware genutzt werden, oder alternativ kann die FiBu-Datei (siehe Punkt 3) verwendet werden.
Die dritte Datei ist die FiBu-Datei (CSV). Sie enthält die Einzelrechnungen und weist für jede Rechnung Daten wie Debitor, Gegenkonto und Erlöskonto in einer übersichtlichen Liste aus. Diese Datei eignet sich ebenfalls für den Import in Buchhaltungssysteme.
Wie oben bereits erwähnt, kann der Export entweder auf Rechnungsebene oder auf Positionsebene erfolgen. Diese exportierten Daten können dann beispielsweise über DATEV an den Steuerberater weitergeleitet werden, um eine präzise und strukturierte Weiterverarbeitung der Buchhaltungsinformationen zu ermöglichen.
Ein weiterer wichtiger Hinweis für die Exportdaten: Wenn in der Auswahlbox „Sollen die ausgewählten Daten gebucht werden?“ die Option „Ja“ gewählt wird, werden die Daten intern als „ausgegeben“ markiert. Dadurch erscheinen diese Daten beim nächsten Export nicht mehr.
Je nach Arbeitsweise und den Anforderungen der Steuerberatersoftware ist es wichtig, die richtige Auswahl zu treffen:
„Ja“ (Deltaverfahren): Nur neue, noch nicht exportierte Daten werden berücksichtigt.
„Nein“ (Komplettabgleich): Alle Daten, unabhängig vom vorherigen Exportstatus, werden einbezogen.
Bitte beachten Sie, dass bei Auswahl von „Ja“ die erzeugten Dateien unbedingt abgespeichert werden müssen, da diese nicht erneut erstellt werden können.