4.12 Fakturierung - Gläubiger, SEPA,Rechnungslayout- GS Admin

In einem Verbandssystem können mehrere Gläubiger eingerichtet werden, wobei jeder Gläubiger als separate rechtliche Einheit agieren sollte. Dies ist notwendig, da jeder Gläubiger individuelle Einstellungen wie eigene Rechnungsnummernkreise, Mandate und individuelles Rechnungspapier benötigt.

Da der Gläubiger eine zentrale Rolle im Bereich der Rechnungserstellung und Fakturierung einnimmt, sind nicht alle Parameter vom Verband selbst administrierbar. Bestimmte Grundeinstellungen müssen im Voraus durch it4sport festgelegt und konfiguriert werden. Zu diesen Einstellungen zählen unter anderem IST- oder SOLL-Buchungen und die Entscheidung, ob eine Brutto- oder Nettosumme ausgewiesen wird. Diese Konfigurationen werden im Rahmen der Erstinstallation des Fakturierungsmoduls bereits zwischen dem Verband und it4sport abgestimmt und sind hier nicht weiter Thema.

Dieser Artikel beschreibt die anpassbaren Einstellungen im Bereich "Gläubiger", die vom Verband eigenständig vorgenommen werden können.

Zunächst sehen Sie die bereits hinterlegten Gläubiger.

Sie haben die Möglichkeit, einen Gläubiger zur Bearbeitung auszuwählen, indem Sie das Kreis-Icon links neben dem Namen markieren und anschließend auf das Stift-Iconklicken. Dadurch wird die Bearbeitungsebene für den ausgewählten Gläubiger geöffnet.

Stammdaten

Linke Seite: Allgemeine Gläubigereinstellungen

Gläubiger ID: Eingabefeld für eine eindeutige Identifikationsnummer des Gläubigers (hier: „DE????????“).
Name: Vollständiger Name des Gläubigers (z.B. "Tricept Informationssysteme AG").
Absender kurz: Ein Kürzel des Gläubigernamens (z.B. "Tricept AG").
Kürzel: Ein weiteres Kürzel für den Gläubiger (z.B. "TRI").
Straße, Postleitzahl, Ort: Felder für die Adresse des Gläubigers, wie Straße (z.B. „Benzstraße 37“), PLZ (z.B. „70736“) und Ort (z.B. „Fellbach“).
E-Mail: Die E-Mail-Adresse, von der aus Rechnungen versendet werden (z.B. „rechnung@tricept.de“).
BCC-Adresse: E-Mail-Adresse für zusätzliche Empfänger per BCC (z.B. „tobias.maxham@tricept.de“).
Kleinunternehmer: Eine Checkbox zur Kennzeichnung des Gläubigers als Kleinunternehmer.
Steuerbefreit §4: Auswahlfeld für eine Steuerbefreiung nach §4.
Fakturazeitraum: Auswahl für den Rechnungszeitraum (z.B. „(-) alle Gebührensätze bis zum Vort“).
Standard-Artikel (Seminar): Auswahlfeld für den Standardartikel, der für Seminare verwendet wird (z.B. „Stornokosten“).
Artikel Überweisung: Gläubigername und Artikelgruppen zur Definition der Artikel, die für Überweisungen genutzt werden.

Mittlere Felder: Betreff und E-Mail-Text für Rechnungsversand

Betreff für Rechnungsversand: Textfeld für den Betreff der Rechnung (z.B. „[[gläubigerName]] Rechnung Nr. {rechnungsNr}“).
E-Mail-Text für Rechnungsversand: Textfeld für den Inhalt der E-Mail, die an den Rechnungsempfänger gesendet wird. Beispieltext: „Sie erhalten mit dieser E-Mail eine Rechnung im Format PDF für bei uns gebuchte Leistungen.“

Rechte Seite: Mahnstufen und Mahnungseinstellungen

Mahnstufe: Dropdown-Menü zur Auswahl der Mahnstufe (hier: „Stufe 1“).
Mahntage Mahnung 1: Eingabefeld für die Anzahl der Tage zwischen dem Fälligkeitsdatum und dem Mahnschreiben (hier: „0“).
Zahlungszieltage Mahnung 1: Eingabefeld für das Zahlungsziel in Tagen nach Mahnung (hier: „0“).
Überschrift in 1. Mahnungs-PDF/E-Mail: Eingabefeld für den Betreff der ersten Mahnung (z.B. „1. Mahnung zur Rechnung {rechnungsNr}“).
Text in 1. Mahnungs-PDF: Textfeld für den Inhalt der ersten Mahnung mit Platzhaltern für Rechnungsnummer und Betrag.

Weitere Einstellungen für Mahnungen

Kosten (brutto) für 1. Mahnung: Eingabefeld für die Mahnungskosten (hier: „0“).
Positionsnummer anzeigen: Checkbox zur Anzeige der Positionsnummer auf der Rechnung.
Hinweis Bankeinzug anzeigen: Checkbox zur Anzeige eines Hinweises zum Bankeinzug.
Hinweistext Gutschrift (mit/ohne vorherige Bankverbindung): Felder für Hinweistexte zur Gutschrift, je nachdem, ob eine vorherige Bankverbindung vorhanden ist.
Hinweistext Ratenrechnung im PDF: Eingabefeld für einen Hinweis bei Ratenzahlungen.

Neben den einzelnen Feldern im Gläubiger-Bearbeitungsfenster befinden sich Info-Icons, die zusätzliche Funktionshinweise bieten. Diese können angeklickt werden, um kurze Erklärungen oder Hinweise zu den jeweiligen Funktionen und Feldern anzuzeigen

SEPA

Rechnungslayout:

Das Rechnungslayout ist in verschiedene Bereiche unterteilt. Der Mandant kann die Bereiche 5, 6, 7 und 8 des Layouts individuell festlegen, sodass spezifische Anforderungen an die Rechnungsdarstellung berücksichtigt werden. Die Steuerung eines variablen Rechnungslayouts wurde nachträglich in Phoenix integriert, um mehr Flexibilität zu bieten. Diese Anpassung muss pro Verband einmalig konfiguriert werden. Falls ein Verband ein angepasstes Layout benötigt, sollte ein JIRA-Ticket erstellt werden, um die Konfiguration anzufordern

Das Rechnungslayout ermöglicht eine individuelle Gestaltung der ersten Seite und der Folgeseiten. Dabei kann für die erste Seite ein PDF und für die Folgeseiten ein weiteres PDF hochgeladen werden, um das Layout nach Bedarf anzupassen.

Zusätzlich kann festgelegt werden, ob bestimmte Informationen wie Debitor oder der Sachbearbeiter, der die Rechnung druckt, auf der Rechnung erscheinen sollen – inklusive optionaler Kontaktdetails wie geschäftliche Telefonnummer und E-Mail.

Flexible Einstellungen wie Abstände oben und unten, Positionsausrichtungen und Layoutsymbole sind ebenfalls verfügbar. Zur Überprüfung des Layouts kann eine Defaultrechnung erstellt werden. Es wird empfohlen, diese Anpassungen im Testsystem vorzunehmen und PDF-Vorlagen sowie Texte dort anzupassen. Anschließend können die konfigurierten Werte ins Produktionssystem übertragen werden.