Fakturierung - Gläubiger, SEPA,Rechnungslayout- GS Admin
In einem Verbandssystem können mehrere Gläubiger eingerichtet werden. Jeder Gläubiger agiert dabei als eigenständige rechtliche Einheit. Dies ist erforderlich, da pro Gläubiger individuelle Einstellungen wie eigene Rechnungsnummernkreise, Mandate und individuelles Rechnungspapier definiert werden müssen.
Da der Gläubiger eine zentrale Rolle in der Rechnungserstellung und Fakturierung einnimmt, können nicht alle Parameter vom Verband selbst administriert werden. Bestimmte Grundeinstellungen müssen im Vorfeld durch it4sport konfiguriert werden. Dazu zählen unter anderem:
die Buchungsart (IST oder SOLL),
die Darstellung von Brutto- oder Nettobeträgen,
sowie weitere systemtechnische Vorgaben.
Diese grundlegenden Einstellungen werden im Rahmen der Erstinstallation des Fakturierungsmoduls zwischen dem Verband und it4sport abgestimmt und sind daher nicht Bestandteil dieses Artikels.
Dieser Beitrag konzentriert sich auf die anpassbaren Einstellungen im Bereich „Gläubiger“, die vom Verband selbst vorgenommen werden können.
Im ersten Schritt sehen Sie eine Übersicht der bereits hinterlegten Gläubiger.
Sie können einen Gläubiger zur Bearbeitung auswählen, indem Sie das Kreis-Icon links neben dem Namen aktivieren und anschließend auf das Stift-Icon klicken. Dadurch wird die Bearbeitungsansicht für den ausgewählten Gläubiger geöffnet.
Stammdaten
Die Bearbeitungsmaske für einen Gläubiger ist in drei Bereiche gegliedert: linke Seite (allgemeine Einstellungen), mittlerer Bereich (E-Mail-Kommunikation) und rechte Seite (Mahnstufen und Mahneinstellungen).
Linke Seite: Allgemeine Gläubigereinstellungen
Gläubiger-ID
Eingabefeld für eine eindeutige Identifikationsnummer des Gläubigers (z. B. „DE????????“).
Name
Vollständiger Name des Gläubigers (z. B. „Tricept Informationssysteme AG“).
Absender kurz
Abgekürzte Form des Gläubigernamens für die Anzeige (z. B. „Tricept AG“).
Kürzel
Weiteres individuelles Kürzel (z. B. „TRI“).
Straße / Postleitzahl / Ort
Felder zur Eingabe der vollständigen Adresse (z. B. „Benzstraße 37“, „70736“, „Fellbach“).
E-Mail
Absenderadresse für den Versand von Rechnungen (z. B. „rechnung@tricept.de“).
BCC-Adresse
Zusätzlicher E-Mail-Empfänger im BCC-Feld (z. B. „tobias.maxham@tricept.de“).
Kleinunternehmer
Checkbox zur Kennzeichnung des Gläubigers als Kleinunternehmer gemäß §19 UStG.
Steuerbefreit §4
Auswahlfeld zur Anwendung einer Steuerbefreiung nach §4 UStG.
Fakturazeitraum
Auswahl des Zeitraums, für den Rechnungen erstellt werden (z. B. „(-) alle Gebührensätze bis zum Vortag“).
Standard-Artikel (Seminar)
Auswahl des Standardartikels für Seminarabrechnungen (z. B. „Stornokosten“).
Artikel Überweisung
Zuordnung von Artikelgruppen für die Verarbeitung von Überweisungen.
Mittlerer Bereich: E-Mail-Kommunikation
Betreff für Rechnungsversand
Textfeld für den Betreff der E-Mail (z. B. „[[gläubigerName]] Rechnung Nr. {rechnungsNr}“).
E-Mail-Text für Rechnungsversand
Freitextfeld für den E-Mail-Text (z. B. „Sie erhalten mit dieser E-Mail eine Rechnung im PDF-Format für bei uns gebuchte Leistungen.“).
Rechte Seite: Mahnstufen und Mahneinstellungen
Mahnstufe
Auswahlfeld zur Definition der aktuellen Mahnstufe (z. B. „Stufe 1“).
Mahntage Mahnung 1
Anzahl der Tage zwischen Fälligkeit und Mahnungsversand (z. B. „0“).
Zahlungszieltage Mahnung 1
Zahlungsziel in Tagen nach Versand der Mahnung (z. B. „0“).
Überschrift in 1. Mahnung (PDF/E-Mail)
Betreffzeile der ersten Mahnung (z. B. „1. Mahnung zur Rechnung {rechnungsNr}“).
Text in 1. Mahnung (PDF)
Freitextfeld mit Platzhaltern zur Gestaltung des Mahntextes.
Weitere Einstellungen für Mahnungen
Kosten (brutto) für 1. Mahnung
Eingabefeld für etwaige Mahngebühren (z. B. „0“).
Positionsnummer anzeigen
Checkbox zur Anzeige der Positionsnummer auf Rechnungen.
Hinweis Bankeinzug anzeigen
Checkbox zur Anzeige eines Hinweises bei Bankeinzug.
Hinweistext Gutschrift
Zwei separate Felder für Gutschrifttexte – je nachdem, ob eine vorherige Bankverbindung vorhanden ist.
Hinweistext Ratenrechnung im PDF
Textfeld für Hinweise bei Ratenzahlungen in der Rechnung.
Hinweis zur Benutzerführung
Neben vielen Eingabefeldern befinden sich Info-Icons, die bei Klick zusätzliche Hinweise oder Erklärungen zur jeweiligen Funktion anzeigen.
SEPA
Rechnungslayout:
Das Rechnungslayout ist in verschiedene Bereiche unterteilt. Der Mandant kann die Bereiche 5, 6, 7 und 8 des Layouts individuell festlegen, sodass spezifische Anforderungen an die Rechnungsdarstellung berücksichtigt werden. Die Steuerung eines variablen Rechnungslayouts wurde nachträglich in Phoenix integriert, um mehr Flexibilität zu bieten. Diese Anpassung muss pro Verband einmalig konfiguriert werden. Falls ein Verband ein angepasstes Layout benötigt, sollte ein JIRA-Ticket erstellt werden, um die Konfiguration anzufordern
Das Rechnungslayout ermöglicht eine individuelle Gestaltung der ersten Seite und der Folgeseiten. Dabei kann für die erste Seite ein PDF und für die Folgeseiten ein weiteres PDF hochgeladen werden, um das Layout nach Bedarf anzupassen. Bitte beachten Sie, dass die Vorlage maximal 100 kByte groß sein darf, sonst wird bei der Massenverarbeitung von Rechnungen die generierten PDF-Datei zu groß.
Zusätzlich kann festgelegt werden, ob bestimmte Informationen wie Debitor oder der Sachbearbeiter, der die Rechnung druckt, auf der Rechnung erscheinen sollen – inklusive optionaler Kontaktdetails wie geschäftliche Telefonnummer und E-Mail.
Flexible Einstellungen wie Abstände oben und unten, Positionsausrichtungen und Layoutsymbole sind ebenfalls verfügbar. Zur Überprüfung des Layouts kann eine Defaultrechnung erstellt werden. Es wird empfohlen, diese Anpassungen im Testsystem vorzunehmen und PDF-Vorlagen sowie Texte dort anzupassen. Anschließend können die konfigurierten Werte ins Produktionssystem übertragen werden.
