3.5.3 SEPA Lastschrifteinzug und gültige SEPA-Mandate anlegen

Owned by Marc Hagener
Mar 14, 2022
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Wenn Sie das SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren verwenden, ist es natürlich sinnvoll, möglichst viele von Ihren Vereinen / Kunden / Personen (im nachfolgenden Text immer Kunde genannt) auf dieses sehr einfache und insbesondere für die Buchhaltung sehr sinnvolle Verfahren zu bringen.

Als erstes benötigen Sie ein vom den Kunden gültiges SEPA-Lastschriftmandat. Hier ist es sinnvoll, wenn Sie sich eine Vorlage erstellen und diese dem Kunden zusenden. Diese muss er dann wieder an Sie zurücksenden. Anbei eine Vorlage eines möglichen SEPA-Lastschriftmandates. In der Regel kann das SEPA-Mandat auch bei der Teilnahme an einem Seminar oder anderen kostenpflichtigen Dienstleistungen (Passerstellung, Lizenzerstellungen etc.) direkt auch in Phoenix mit angelegt werden.

Sollte das Lastschriftmandat nicht durch einen automatischen Prozess wie Seminarteilnahme oder Passantrag vorhanden sein, so können Sie dieses wie folgt anlegen (Prozess aus Sicht der Rolle GS-Admin, die Anlage Mandat durch den Verein ist dann im Vereinsaccount beschrieben):

  • Anlage einer Bankverbindung bei der Person oder beim Kunden/Verein

Unter dem Register Verein/Kunde den Verein / den Kunden auswählen und bei der Bank auf den + Button drücken.

Dann entweder die IBAN oder die Bankleitzahl und das Konto eingeben. Danach die Bankverbindung mit dem grünen Disketten-Button speichern.

Als nächstes muss das Konto noch den Bankeinzugsbereichen zugeordnet werden. Hintergrund ist der, dass es die Möglichkeit gibt, z.B. alle Schulungskosten vom Konto A und alle anderen Kosten vom Konto B abbuchen zu lassen.

Daher hier bitte den Bankeinzugsbereich und die Bankverbindung auszuwählen. Sind die Daten gespeichert, kann man mit dem Button SEPA in die Mandatssicht wechseln:

Mit dem + Button wird nun ein neues Mandat eröffnet und sie vor der Speicherung des Mandats noch Details anpassen:

In der Regel reicht es, wenn Sie jetzt das Mandat mit dem grünen Disketten-Button abspeichern.

Dann haben Sie die Möglichkeit das ”Mandatsinfo drucken” zu lassen und per Post zu versenden oder sie versenden das Mandat direkt per PDF über “Mandatsinfo versenden” per E-Mail.

Dort wird dann ein vorgefertigtes SEPA-Mandatschreiben erzeugt mit dem ungefähren Textinhalt.

Sollte es hier zu einem Fehler kommen, kann es sein, dass bei Ihrem Mandanten noch kein SEPA-Lastschrift-Briefpapier eingerichtet wurde. Hier bitte dann auf über unser Ticketsystem auf uns zu kommen, so dass wir dies bei Ihnen einrichten können.

In der Historie können Sie später immer nachvollziehen, wann was mit Ihrem Mandat gemacht wurde und auch zum Beispiel das oben erstellte Schreiben wieder einsehen.

Damit ist der eigentliche Prozess der Mandatserstellung abgeschlossen. Der gleiche Prozess gilt dann auch für Personen.

Ist dann ein SEPA-Mandat vorhanden, so wird bei der Rechnungserstellung für diesen Gläubiger dann auch automatisch der Bankeinzug vorbelegt: