4.6.3 SEPA Lastschrifteinzug und gültige SEPA-Mandate anlegen

Wenn Sie das SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren verwenden, ist es sinnvoll, möglichst viele Ihrer Vereine/Kunden/Personen (im nachfolgenden Text als Kunde bezeichnet) auf dieses einfache und insbesondere für die Buchhaltung nützliche Verfahren umzustellen.

Zunächst benötigen Sie ein vom Kunden gültiges SEPA-Lastschriftmandat. Es empfiehlt sich, eine Vorlage für dieses Mandat zu erstellen und dem Kunden zukommen zu lassen. Der Kunde muss das ausgefüllte Mandat dann an Sie zurücksenden. Anbei finden Sie eine Vorlage für ein mögliches SEPA-Lastschriftmandat. In der Regel kann das SEPA-Mandat auch direkt bei der Teilnahme an einem Seminar oder anderen kostenpflichtigen Dienstleistungen (wie Passerstellung, Lizenzvergabe usw.) in Phoenix angelegt werden.

Sollte das Lastschriftmandat nicht durch einen automatischen Prozess wie Seminarteilnahme oder Passantragvorhanden sein, können Sie dieses wie folgt anlegen (dieser Prozess wird aus der Sicht der Rolle GS-Admin beschrieben; die Anlage des Mandats durch den Verein wird im Vereinsaccount erläutert):

Um eine Bankverbindung bei der Person oder dem Kunden/Verein anzulegen, wählen Sie im Register Verein/Kunde den entsprechenden Verein oder Kunden aus und klicken Sie bei der Bank auf den + Button.

Geben Sie dann entweder die IBAN oder die Bankleitzahl sowie das Konto ein. Speichern Sie die Bankverbindung anschließend mit dem grünen Disketten-Button.

Als Nächstes muss das Konto den Bankeinzugsbereichen zugeordnet werden. Der Hintergrund dieser Zuordnung ist, dass Sie beispielsweise die Möglichkeit haben, alle Schulungskosten von Konto A und alle anderen Kosten von Konto B abbuchen zu lassen.

Wählen Sie daher hier den Bankeinzugsbereich und die Bankverbindung aus. Nachdem die Daten gespeichert sind, können Sie mit dem Button SEPA in die Mandatssicht wechseln.

Mit dem + Button wird nun ein neues Mandat eröffnet, und Sie können vor der Speicherung des Mandats noch Details anpassen:

In der Regel reicht es aus, das Mandat jetzt mit dem grünen Disketten-Button abzuspeichern.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die „Mandatsinfo drucken“ zu lassen und per Post zu versenden, oder Sie versenden das Mandat direkt als PDF über „Mandatsinfo versenden“ per E-Mail.

Dort wird dann ein vorgefertigtes SEPA-Mandatschreiben erzeugt mit dem ungefähren Textinhalt.

Sollte es hier zu einem Fehler kommen, kann es sein, dass bei Ihrem Mandanten noch kein SEPA-Lastschrift-Briefpapier eingerichtet wurde. Hier bitte dann auf über unser Ticketsystem auf uns zu kommen, so dass wir dies bei Ihnen einrichten können.

In der Historie können Sie später immer nachvollziehen, wann was mit Ihrem Mandat gemacht wurde und auch zum Beispiel das oben erstellte Schreiben wieder einsehen.

Damit ist der eigentliche Prozess der Mandatserstellung abgeschlossen. Der gleiche Prozess gilt dann auch für Personen.

Ist dann ein SEPA-Mandat vorhanden, so wird bei der Rechnungserstellung für diesen Gläubiger dann auch automatisch der Bankeinzug vorbelegt: