2023.05 - Mai

Allgemein

1.1. Fehlerbehebung – Kein PersonenAccount vorhanden
In Phoenix II war es bisher möglich, einer Person die Rolle „PersonenAccount“ weg zu nehmen. Dies ist nun nicht mehr möglich.
Sollte es dennoch Personen ohne Personenaccount geben, dann wird beim Login darauf geprüft und die Rolle automatisch vergeben, so dass sich die Person problemlos einloggen kann.

1.2. Funktion – Rollen – Zuweisung
Es gibt die Möglichkeit, Rollen bestimmten Funktionen zuzuweisen. Dies hat zur Folge, dass Personen, welche die bestimmte Funktion bekommen, zusätzlich automatisch die zugeordnete Rolle bekommen. Sollte die Funktion entzogen werden, verliert die Person auch die zugehörige Rolle.

Da es bisher möglich war alle Rollen an Funktionen zu verknüpfen, gibt es nun die Möglichkeit, in der Rollenverwaltung anzugeben, welche Rollen verknüpft werden dürfen und welche nicht. Dabei ist vorgegeben, dass die Rollen GS-Admin und der Personenaccount (sowie „unser“ Super-Admin) nicht mit einer Funktion verknüpfbar ist.

Bei der Verknüpfung zu Funktionen werden zukünftig nun nur noch die zu verknüpfenden Rollen angezeigt.

1.3. Personenkennzeichen abspeichern intuitiver
Beim Aktualisieren eines Personenkennzeichens musste bisher zuerst die Datei hochgeladen und gespeichert werden und danach musste noch das Personenkennzeichen separat gespeichert werden. Das heißt, es musste immer zweimal gespeichert werden.
Nun existiert nur noch ein Button, der beide Schritte vereint, so dass die Pflege von Personenkennzeichen nun einfacher ist.
Außerdem wurde die Fehlermeldung angepasst, sofern man die Datenschutzerklärung im Personenaccount nicht angehakt hat. Somit ist ersichtlicher, wo der Haken gesetzt werden muss.

1.4. Überarbeitung und Optimierung Funktionszuweisung
In der Personenverwaltung kann man einer Person Funktionen aus verschiedenen Ebenen zuweisen. Hier wurde nicht nur das Layout, sondern auch die Performance optimiert, so dass man nun Funktionen sehr viel schneller einer Person zuweisen kann.

Dokumente / Gremien

2.1. Logging des Dokumentendownload
Beim Dokumentendownload wird zukünftig die Information mit angezeigt, welche Personen die Dokumente schon aufgerufen haben. Neben dem Dokument kann über den Info-Button die Historie zu dem Dokument angezeigt werden. Zum Protokoll gehören der Name der Person mit Datum und Uhrzeit. Der Zugriff auf diese Information ist aus datenschutzrechtlichen Gründen eingeschränkt.

Seminare

3.1. Fragenmodul im Seminar
Unter den Seminar-Stammdaten im Reiter "Fragen" können Fragen zu einem Seminar mit Antwortmöglichkeiten definiert werden. Die frei konfigurierbaren Fragen sind in der Anmeldemaske des Seminars mit den entsprechenden Antwortmöglichkeiten vorhanden, welche der User ausfüllen kann. Es besteht die Möglichkeit Textfelder, Textbereiche, und Dropdowns als Antwortfeld zu konfigurieren.

3.2. Bildungsgutschein für Einzelpersonen
In einem vorherigen Release haben wir bereits den Bildungsgutschein für Vereine vorgestellt.
Nun wurde die Möglichkeit geschaffen, den Bildungsgutschein auch für Personen auszustellen. Die Ansicht und die Funktionalität ist äquivalent zu den Gutscheinen der Vereine.

Wenn die Option „Gutschein für alle Seminare benutzen“ ausgewählt wird, so wird bei der nächsten Seminarrechnung (welche die Person bezahlen müsste) der Gutschein angerechnet.
Möchten Sie den Bildungsgutschein für Vereine und/oder für Personen einsetzen, kommen Sie gerne auf uns zu.

3.3. Sammelanmeldung – Anmeldung auf Warteliste möglich
Die Anmeldung zu einem Seminar kann ein Vereinsadmin über die Sammelanmeldung durchführen. Hierbei war es bisher nicht möglich, Personen zu melden, wenn das Seminar bereits ausgebucht war.
Nun ist es möglich, Personen anzumelden, auch wenn das Seminar bereits voll ist. Dabei ist es wichtig, dass auch noch genügend Plätze auf der Warteliste verfügbar sind.

3.4. Sammelanmeldung – Status einsehen
Bei der eben erwähnten Sammelanmeldung wurde zusätzlich die Ansicht erweitert. Über eine Filterfunktion hat der Vereinsadmin nun die Möglichkeit, sich nur die Seminare anzeigen zu lassen, in der bereits Vereinsmitglieder angemeldet sind (oder auf der Warteliste stehen). Andernfalls kann man sich auch die Seminare anzeigen lassen, bei denen niemand aus dem eigenen Verein angemeldet ist.
Ruft man ein Seminar auf, in dem Teilnehmer gemeldet sind, so sieht man zukünftig auch den aktuellen Status des Teilnehmers (Warteliste, Angemeldet oder Warte auf Übernahme).

3.5. Bestellungen – Kostensätze mit ins Seminar übernehmen
Im Seminar-Modul gibt es zusätzlich das Modul „Bestellungen“. Hier können je Seminar weitere Bestellungen angegeben werden (Bspw. „Mittagessen“, „Saisonkarte“, etc.). Diese Bestellungen können bei der Online-Anmeldung zum Seminar von den Teilnehmern angehakt (bestellt) werden.
Unter „Seminare > Bestellungen“ hat man je Seminar die Auflistung der Bestellungen. Mit diesem Release ist es nun möglich, die Bestellungen zu markieren und die Kosten direkt zur Seminarrechnung mit zu übernehmen.

3.6. Erweiterung der Referentenabrechnung
Unter den Stammdaten eines Seminars im Reiter "Vorträge/Referenten" besteht zukünftig die Möglichkeit Honorarkonditionen für Referenten anzulegen. Dazu gehören Honorarsätze und Kilometerpauschale mit gefahrenen Kilometer. Die Datensätze können in den Rechnungsstapel übernommen werden und der Referent erhält eine Gutschrift (Rechnung) von Ihrem Verband.

Pässe

4.1. Startpassrechnungen (Triathlon) – Auflistung der Startpässe als Anhang
Bei der Erstellung der Startpassrechnungen der Triathlon-Verbände über Phoenix II werden ab jetzt die abgerechneten Pässe mit aufgelistet. Dies sorgt für die Vereine zu mehr Transparenz.
Die Startpässe werden in eine Excel-Datei exportiert und an die Rechnung als Anhang hinzugefügt.
Beim Versand der Rechnung (per Mail) beinhaltet diese sowohl die Rechnungs-PDF als auch die Startpass-Excel.

4.2. Triathlon – Startpass Jahreswechsel automatisiert
Der Jahreswechsel der Startpässe der Triathlon Verbände musste bisher immer in sieben manuellen Schritten durchgeführt werden. Dies wurde nun automatisiert, sodass zum 01.01 eines Jahres nur noch ein Prozess angestoßen werden muss, der diese sieben Schritte beinhaltet.

Triathlon – Meldeportal

Mit dem DTU-Meldeportal bietet Phoenix die Möglichkeit, die Meldungen der Teams und Athleten über die ganze Saison zu verwalten.

Der GS-Admin legt dabei die grundlegende Ligastruktur / Altersklassen / Saisons fest. Die einzelnen Vereine legen Mannschaften (Teams) an und können zusätzlich mehrere Teamleiter*innnen (verantwortliche Personen für das Team) bestimmen. Die angelegten Teams werden vom GS-Admin oder von der Ligaleitung einer Liga zugewiesen.

Der Meldeprozess beginnt mit der Team-Meldung, bei der die Teams ihre Athleten für die aktuelle Saison anmelden können. Diese Athleten werden dem jeweiligen Team zugeordnet und können in den Wettkämpfen für ihr Team antreten. Dabei wird bereits darauf geachtet, dass ein gültiger Startpass vorhanden ist.

Im nächsten Schritt erstellt die Ligaleitung die Wettkämpfe in den entsprechenden Ligen. Die Teams haben die Möglichkeit, Athleten aus ihrem zuvor gemeldeten Athletenpool für diese Wettkämpfe zu nominieren. Dabei werden zusätzliche Kriterien überprüft, um sicherzustellen, dass die Athleten für die jeweiligen Wettkämpfe zugelassen sind.

TriathlonD App – Lizenzen und Elitepässe

Ab sofort bieten wir die Möglichkeit, Lizenzen und Elitepässe direkt in der TriathlonD App anzuzeigen.
So können jetzt die Kampfrichterlizenzen über die TriathlonD App verifiziert werden.

Hierfür werden die Lizenzen in der App angezeigt und können über einen QR-Code von anderen Geräten verifiziert werden.

Ähnlich bei den Elitepässen, auch diese können nun in der App abgerufen werden.

Tipps & Tricks

Schnell – Funktion-Zuweisung für Personen

Im Bereich Personen existiert ein Button „Funktionen zuweisen“(siehe Screenshot 1).

Durch Aufrufen dieses Buttons öffnet sich ein neues Dialogfenster (siehe Screenshot 2).

Über eine integrierte Personensuche innerhalb des Fensters, kann nach Personen gesucht werden. Anschließend bekommt man auf der rechten Seite alle Funktionen zu dieser Person angezeigt. (Nur für Funktionen auf Ebene Personen)

Auf der linken Seite sieht man alle im System hinterlegten Funktionen. Durch die beiden farblich gekennzeichneten Pfeile (grün und gelb) können hier nun schnell und unkompliziert Funktionen zugewiesen und entzogen werden.

Optimierung von Phoenix II

Wie bereits in Kapitel 1.4 erwähnt, wird Phoenix II stetig optimiert. Da Phoenix II ständig wächst und immer mehr Funktionalitäten dazugewinnt, ist es wichtig, auch bestehende Funktionalitäten zu überarbeiten.

In diesem Release wurde die Funktionszuordnung im Reiter Person => Funktionen überarbeitet und die Performance bei der Bearbeitung deutlich optimiert. Die Oberfläche sind nun etwas moderner aus, fachlich funktioniert aber alles wie gehabt.

In den kommenden Releases werden wir die Personenverwaltung/Personenaccount als auch die Vereinsverwaltung nach und nach weiter optimieren.

In einem zukünftigen Release werden wir die intern verwendete PHP-Version von 7.4 auf 8.1 updaten und somit Fehlerquellen beseitigen und bereits vorhandene Bereiche verbessern. Mit diesem Update gehen wir auf den aktuellsten Stand der Entwicklung und können dann dort neben Performancegewinnen auch von erweiterten Programmieransätzen profitieren.