2023.06 - Juni

Allgemein

1.1. Erweiterung bei der Neuregistrierung

Um Phoenix II noch sicherer zu machen, haben wir den Abgleich bei der Neuanmeldung von Personen nochmals ergänzt. Die Prüfung wurde nun auch auf Übereinstimmung der E-Mail-Adresse erweitert. Falls der bereits vorhandene Datensatz unterschiedliche Daten aufweist (z. B. keine E-Mail-Adresse, anderes Geburtsdatum etc.), wird nun eine Dublette erstellt. Bei Übereinstimmung aller Daten wird der Datensatz wie bisher verknüpft.

Wie bisher wird bei der Neuregistrierung überprüft, ob es sich vielleicht um eine Dublette handeln könnte und dann eine entsprechende Wiedervorlage erstellt. Daher bitten wir Sie weiterhin, Ihre Wiedervorlagen regelmäßig abzuarbeiten und regelmäßig Ihre Dubletten zu überprüfen und diese zu bereinigen.

1.2. Duplikat-Schriftzug einer Rechnung in den Hintergrund

In Phoenix II haben wir eine Verbesserung bei der Erstellung von Duplikatrechnungen eingeführt. Bisher wurde der Schriftzug "Duplikat" als oberste Schicht auf die Rechnung gedruckt, was die Lesbarkeit der Rechnungspositionen beeinträchtigte.

Aufgrund von Kundenfeedback haben wir reagiert und den Schriftzug transparent gestaltet. Dadurch bleibt er zwar im Hintergrund sichtbar, beeinflusst jedoch nicht mehr die Lesbarkeit der Rechnungsinformationen. Sie können nun problemlos alle Rechnungspositionen und relevanten Informationen auf dem Duplikat erkennen.

1.3. Funktionen – Aktivieren / Inaktivieren

Phoenix II bietet mit dem Funktionsmodul eine Vielzahl von Funktionen an. Um sicherzustellen, dass jede Person nur die für sie relevanten Funktionen erhält, besteht die Möglichkeit für den Landesverband, diese Funktionen zu definieren und den entsprechenden Personen zuzuweisen. Allerdings kann dies in einigen Verbänden zu einer unübersichtlichen Situation führen. Manchmal ist es schwierig, Funktionen zu löschen, die nicht mehr benötigt werden, da sie immer noch Personen zugeordnet sind.

Um dieses Problem anzugehen, wurde eine neue Funktion implementiert, mit der Funktionen als aktiv oder passiv markiert werden können. In der Funktionenliste kann nun zwischen "Alle", "Nur Aktive" und "Nur Passive" unterschieden werden. In der Funktionsverwaltung gibt es einen Eintrag, der den Status der jeweiligen Funktion festlegt.

Durch diese Neuerung werden bei der Zuordnung von Funktionen zu Personen oder Vereinen nur noch die aktiven Funktionen angezeigt. Dies ermöglicht es, die Funktionsliste übersichtlicher zu gestalten und diejenigen Funktionen auszublenden, die derzeit nicht aktiv genutzt werden. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit.

Seminare

2.1. Nachricht bei Freigabeanforderung an weitere Funktionsinhaber*innen

In einem früheren Newsletter wurde bereits über die Benachrichtigungsfunktion für die Freigabeanforderungen von Vereinen informiert. Hier eine kurze Zusammenfassung: Es besteht die Möglichkeit, einzustellen, dass x-Tage vor Seminarbeginn Vereine und Personen, die noch keine Vereinsfreigabe haben, eine erneute Benachrichtigung erhalten. Die Anzahl der Tage kann über den Konfigurationsparameter "BestätigungsbenachrichtigungTage" festgelegt werden. Wenn dieser Parameter nicht eingestellt ist, wird auch keine E-Mail versandt.

Die E-Mail wird standardmäßig an die Vereinsadmins und die betreffende Person gesendet. Nun wurde eine neue Funktionalität implementiert, die es ermöglicht, zusätzlichen Funktionsinhabern diese E-Mail im BCC zu senden. Die gewünschten Funktionen können im Konfigurationsparameter "BCCFktBenachrichtigung" angegeben werden, indem die UID der Funktionen mit einem Semikolon getrennt aufgelistet wird. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit der neuen Implementierung wird die E-Mail an den Verein zusätzlich als BCC an den Funktionsinhaber oder die Funktionsinhaberin versendet. Dadurch werden auch die Funktionsträger in die Kommunikation miteinbezogen.

Auslagenabrechnung

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir ab dem kommenden Release ein neues Modul für die Abrechnung von Auslagen für Mitarbeiter in Phoenix II einführen werden. Dieses Modul bietet Ihnen eine effiziente und transparente Lösung, um Auslagen Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und abzurechnen.

Abhängig von den zugewiesenen Funktionen können Mitarbeitende ihre Auslagenabrechnungen einreichen. Nachdem die Ausgaben eingereicht wurden, erfolgt eine Überprüfung durch zwei Personen: einen Prüfer und einen Freigeber. Dieser zweistufige Genehmigungsprozess gewährleistet eine sorgfältige Kontrolle der Ausgaben.

Sobald die Ausgaben von beiden Personen geprüft und freigegeben wurden, werden sie automatisch in den Rechnungsstapel für die betreffenden Personen übernommen. Dies spart Zeit und minimiert manuelle Eingriffe in den Abrechnungsprozess.

Der Freigeber hat dabei die Möglichkeit, die Auslagenpositionen weiter anzupassen. So kann beispielsweise der Artikel oder die Kostenstelle angepasst werden, um eine präzise Buchung der Ausgaben zu ermöglichen. Diese Anpassungen sorgen für eine feinere Kontrolle und eine genaue Zuordnung der Ausgaben.

Mit dem neuen Auslagenabrechnungsmodul möchten wir Ihnen eine umfassende Lösung bieten, um Auslagen Ihrer Mitarbeiter effektiv zu verwalten und abzurechnen. Wir sind davon überzeugt, dass Ihnen dieses Modul dabei helfen wird, den Abrechnungsprozess zu optimieren und die Transparenz in Ihren Ausgaben zu erhöhen.

Bei weiteren Fragen oder Anliegen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sollten Sie Interesse an der Einrichtung des Moduls für Ihren Landesverband haben, kommen Sie gerne direkt auf uns zu oder erstellen ein Support-Ticket.

Tipps & Tricks

Zusätzliche Release Informationen

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir für das August-Release eine Veränderung in unserem Entwicklungs- und Veröffentlichungszyklus planen.

Im August werden wir ein spezielles DEV- und Performance-Release anstelle unseres üblichen monatlichen Release durchführen. Was bedeutet das für Sie? In diesem speziellen Release werden keine neuen Anforderungen für die einzelnen Verbände programmiert. Stattdessen liegt unser Fokus voll und ganz auf der Optimierung der Entwicklungsprozesse und der Verbesserung der Performance von Phoenix II.

Warum haben wir uns für diesen Ansatz entschieden? Unser Hauptziel ist es, Ihnen eine noch stabilere und leistungsstärkere Plattform zu bieten.

Wir sind zuversichtlich, dass dies Phoenix II zu einer noch stabileren und performanteren Plattform machen wird. Ihre Zufriedenheit steht für uns an erster Stelle, und wir sind fest davon überzeugt, dass diese Änderung dazu beitragen wird, Ihnen ein noch besseres Produkt zu bieten.

Wir möchten uns an dieser Stelle für Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung bedanken. Wir sind stets bestrebt, unsere Plattform weiterzuentwickeln und zu verbessern, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Sollten Sie weitere Fragen oder Anregungen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung