2023.07 - Juli

Allgemein

1.1. Vereinheitlichte Bankdateneingabe: einfacher und benutzerfreundlicher

Die Eingabe von Personen-Bankdaten wurde grundlegend überarbeitet, um einen einheitlichen Ansatz für alle Kontenarten zu gewährleisten. Die Zeiten des Hin- und Herspringens zwischen verschiedenen Formaten für Inlands- und Auslandskonten sind vorbei. Mit dem neuesten Update wurden diese Hürden beseitigt und die Eingabe von Bankdaten deutlich vereinfacht. Egal, ob Sie Daten für ein deutsches Konto oder ein ausländisches Konto innerhalb des EU-Zahlraumes eingeben, die Schritte sind nun einheitlich und unkompliziert.

So funktioniert es: Geben Sie zuerst einfach den Bank Identifier Code (BIC) ein, der das Finanzinstitut eindeutig identifiziert. Wählen Sie anschließend Ihre Bank aus der Liste der Optionen aus. Zum Schluss geben Sie Ihre International Bank Account Number (IBAN) ein. Schon sind Ihre Bankdaten erfasst.

Die separate Pflege von Bankleitzahl (BLZ) und Kontonummer entfällt. Ergänzender Hinweis aus technischer Sicht. Die BIC wird bewusst mit abgefragt, da für ausländische IBAN-Nummern eben nicht – wie bei deutschen IBAN möglichen - aus der IBAN die BIC ermittelbar ist.

1.2. Umkreissuche verwendet nun direkte Adressdaten bzw. direkte Geokoordinaten des Vereins

Einige Landesverbände bieten auf Ihrer Homepage die Möglichkeit an, ihre Vereine und deren Angebote/Disziplinen über eine Umkreissuche zu finden.

Bisher wurde die Umkreissuche über die in der Postanschrift oder in der Vereinsfinderadresse angegeben Adresse bestimmt. Seit dem letzten Release wird nun die direkt bei Verein hinterlegte Strasse, Plz und Ort genommen bzw. gibt es die Möglichkeit auch über einen integrierte Map den genauen Standort per Geokoordinaten festzulegen.

Sollten Sie Interesse an der Umkreissuche auf Ihrer Homepage haben - falls Sie diese noch nicht einsetzen - dann kommen Sie gerne auf uns zu.

1.3. Straße, PLZ und Ort im Vereinsaccount über Konfiguration pflegbar

Sollten Sie für Ihren Verein die Möglichkeit anbieten, dass er die in der Umkreissuche verwendeten Adressdaten (siehe Punkt 1.2), also nicht Rechnungs- und Postanschrift, selbst pflegen können soll, so können Sie über einen Konfigurationsparameter im Vereinsaccount die Daten vom Verein selbst pflegen lassen.

Konfigurationsparameter: Bereich „VereinsAccount“ und Kürzel „AdresseBearbeiten“

Seminare

2.1. Individuelle Vorlagen für Teilnahmebescheinigungen

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, individuelle Vorlagen für Teilnahmebescheinigungen an Seminaren / Lehrgängen hochzuladen. Dies bedeutet, dass Sie Ihre persönlichen Word-Dateien direkt im System hinterlegen können und diese bei jedem Seminar separat nutzen können.

Die Generierung der Teilnahmebescheinigungen erfolgt nun mithilfe dieser hochgeladenen Vorlagen. Diese werden gezielt mit den entsprechenden Platzhaltern befüllt, um Ihnen ein maßgeschneidertes Dokument zu liefern. Dies gibt Ihnen die Freiheit, zukünftige Anpassungen eigenständig durchzuführen, ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Falls Sie bereits das Modul zur Verwaltung von PDF-Vorlagen freigeschaltet haben, dürfen Sie sich freuen! Denn nun können Sie Ihre Word-Vorlagen direkt in Verbindung mit diesem Modul verwenden, was Ihnen noch mehr Flexibilität bietet. Falls Sie das Modul noch nicht freigeschaltet haben oder weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Wir hoffen, dass diese neue Funktion Ihnen dabei hilft, Ihre Teilnahmebescheinigungen für Lehrgänge und Seminare noch individueller zu gestalten und Ihnen eine optimale Seminaradministration ermöglicht.

2.2. Kennzeichnung von Gutschriften bei Seminarrechnungen

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, Gutschrift-Rechnungen in der Seminarverwaltung zusätzlich individuell zu kennzeichnen. Damit erhalten Sie eine noch bessere Übersicht.

Die Kennzeichnung kann ganz nach Ihren Vorstellungen gestaltet werden. Sie können diese Einstellung im Konfigurationsparameter im Bereich "Seminar" mit dem Kürzel "KennzeichnungGutschrift" hinterlegen.
Zum Beispiel könnten Sie hier "GU" eingeben. Dadurch wird bei allen Gutschriften für das Seminar die Rechnungsnummer mit der Ergänzung entsprechend angezeigt.
Zum Beispiel als "183 / 2023 (GU)".

Diese Anpassung ermöglicht es Ihnen, auf den ersten Blick zu erkennen, ob es sich bei einer Rechnung um eine Gutschrift handelt und verhindert Verwechslungen oder Missverständnisse.

Modul Beschlüsse

Mit dem Juli-Release wird Phoenix II bzw. konkret der Bereich Funktionen um das Modul „Beschlüsse“ erweitert. Das Beschlussmodul ist nach den Themen Allgemeine Webinare, Reisekostenabrechnung, Datenschutzfreigabelevel auf DV/LV-Ebene, Anbindung Online-Shop ein weiteres für 2023 geplantes strategisches Releasethema und wird mit dem Juli Release nun in Phoenix II eingespielt.

Konkreter Hintergrund des Moduls ist, dass definierte Beschlüsse innerhalb von Verbandssitzungen (z.B. Präsidiumssitzung) nun auch in Phoenix II gepflegt und verwaltet werden können. Ein Beschluss kann dabei verschiedene Stati erhalten und sowohl der Verbandsebene als auch einem Gremium zugeordnet werden. Darüber hinaus ist es nach Anlage eines Beschlusses auch möglich Dateien zu diesem Beschluss hochzuladen.

Tipps & Tricks

1. Individuelle Briefpapier-Layouts für eine persönliche Note

Seit einiger Zeit haben Sie die Möglichkeit, individuelle Briefpapier-Layouts für jeden Gläubiger zu hinterlegen, um Ihren Rechnungen eine persönliche Note zu verleihen.

Wie funktioniert das Ganze? Ganz einfach! In unserem Gläubiger-Verwaltungsbereich finden Sie einen speziellen Abschnitt namens "Rechnungs-Vorlage".

Hier können Sie Ihre persönlichen Briefpapier-Layouts hochladen, indem Sie eine PDF-Datei erstellen. Sie haben die Freiheit, das Design sowohl für die erste Seite als auch für die Folgeseiten individuell anzupassen.

Mit weiteren Einstellungen wie der Anzeige von Sachbearbeitern, Debitorennummern, Verbandszeilen und speziellen Abständen zu den Seitenrändern und Absätzen können Sie das Layout noch weiter Ihren Wünschen anpassen. Das Beste daran ist, dass Sie Ihre Änderungen direkt in der Verwaltung testen können.

Um ein Layout mit den erforderlichen Anforderungen zu erstellen, möchten wir Ihnen einige nützliche Tipps geben:

Beginnen Sie mit einer Word-Datei, um Ihr Briefpapier-Layout zu gestalten.
Bearbeiten Sie Logos, Bilder usw. außerhalb der Word-Datei, um sicherzustellen, dass die Dateigröße klein genug ist.
Fügen Sie die optimierten Bild-Dateien in die Word-Datei ein und platzieren Sie sie an den gewünschten Stellen.
Ergänzen Sie Ihre Textbausteine, um die Rechnungsinformationen anzupassen.
Exportieren Sie die Datei als PDF.

Wenn die PDF-Datei die Anforderungen (PDF-Format, unter 100 KB und ohne Komprimierung von Drittanbietern) erfüllt, können Sie Ihr individuelles Briefpapier jetzt problemlos hochladen. Bitte beachten Sie, dass die PDF-Vorlage unter 100 KB bleiben muss, da eine größere Vorlage bei Versenden von Massenrechnungen eine immense Auswirkung auf den benötigten Speicherplatz hat (bei einer PDF-Vorlage mit z.B. 1 MB würden dann bei der Beitragsrechnungserstellung für einen größeren Verband schnell einige 100 MB Zusatzbedarf an Speicherplatz hinzukommen) !

Falls Sie die Freischaltung der Funktion für Ihren Verband wünschen oder Unterstützung beim Hochladen Ihres Layouts benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.