2023.01 - Januar
Release-Info zum Januar-Release 01/2023
Allgemein
Eindeutiger Benutzername in Phoenix II
Da Phoenix II immer mehr von Dachverbänden und gemeinsam von mehreren
Landesverbänden der gleichen Sportarten genutzt wird, ist es technisch notwendig, dass jeder
Benutzername idealerweise, nur noch einmal im System vorhanden ist. Bei der Neuregistrierung
wurde schon seit dem Release September 2022 darauf geachtet, dass man sich nur noch mit
einem Benutzernamen anmelden kann, der bisher in keinem Verband vorhanden ist.
Daher wird für die Dachverbände und deren Landesverbände aus den Bereichen Leichtathletik,
Triathlon, Kanu, Schützen, Rad und Rollstuhlsport im neuen Release die Eindeutigkeit des
Benutzernamens aktiv geschaltet.
Konkret bedeutet dies, dass User, deren Benutzername bisher übergreifend über die Verbände
nur einmal im System vorkommt, gar nichts von dieser Änderung merken. Benutzer, deren
Benutzername mehr als einmal übergreifend im System vorkommt, werden bei der nächsten
Anmeldung dazu aufgefordert, ihren Benutzernamen zu wechseln.
Sie müssen dann einen neuen (eindeutigen) Benutzernamen eingeben.
Sollte es der sehr seltene Fall sein, dass sie mit Ihren Benutzernamen bei mehreren Verbänden
mit den gleichen Daten (Anrede, Name, Vorname, Geburtstag) angemeldet haben, so wird auch
dies ermittelt und sie können Ihren Benutzernamen bei mehreren Verbänden gleichzeitig
ändern.
Wichtiger Hinweis: Nach Einführung des eindeutigen Benutzernamens wird im nächsten
Schritt die Umstellung erfolgen, dass man mit einer Anmeldung zukünftig mit verschiedenen
Rollen für verschiedene Verbände arbeiten kann. Diese Funktion werden wir ab Februar 2023
im Test scharf schalten, so dass Sie im Test z.B. mit einem Benutzer bei Ihrem Dachverband
eine Trainerrolle haben, aber z.B. Einsatzplaner bei Ihrem Landesverband sind und sie einfach
mit einem Account zwischen diesen Rollen bzw. zwischen diesen Verbänden hin- und her
springen können.
Benutzer, die heute noch übergreifend mehrfach in den Datenbanken vorkommen (sogenannte
Dubletten), können dann zusammengelegt werden und müssen zukünftig nur noch einmal
gepflegt werden.
Durch diese größere Anpassung wird vor allem das übergreifende Arbeiten mit Phoenix II
einheitlicher, noch effizienter und damit aus Nutzersicht noch einfacher gestaltet.Geburtstagsmails an Ihre Kunden, Mitarbeiter & Mitglieder
Über die Funktionsverwaltung kann bestimmten Personengruppen (z.B. Passinhabern,
ehrenamtlichen Mitarbeitern etc.) am Tag ihres Geburtstages einen Gruß per E-Mail zu
übersenden.
Um diese Funktionalität zu aktivieren, muss der Konfigurationsparameter des Bereichs
“Geburtstagsemail” befüllen. Dies sind zum einen die generelle Aktivierung der Funktionalität
(Kürzel “Geburtstagsemail.Enabled”), zum anderen das Belegen des Standard-Absenders der
(Kürzel “Geburtstagsemail.Absenderadresse”):
Nun kann in der Funktionsverwaltung die Funktionalität der Geburtstagsmail aktiviert werden:
Täglich um 9 Uhr wird dann geprüft, ob einer der ausgewählten Funktionsinhaber am jeweiligen
Tag Geburtstag hat, woraufhin dann eine E-Mail abgesendet wird.
Eine Zusammenfassung dieser Funktionalität finden Sie auch unter PIIWIKI - Funktionen und
Geburtstagsgrüße.Verbesserung des Handlings
An vielen Stellen wurde die Handhabung innerhalb von PhoenixII verbessert, indem die Enter-
Taste eine intuitivere Funktionalität erhalten hat.
Fakturierung
FiBu-Export inkl. Stornierter Rechnungen
Einige Verbände benötigen im FiBu-Export und den damit verbunden Import zur FiBu-
Schnittstelle (z.B. Datev) auch die stornierten Rechnungen. In Zukunft können stornierte
Rechnungen konfigurierbar im FiBu-Export aufgenommen werden. Diese werden nur mit
ausgegeben, wenn bei diesen Rechnungen bereits ein Druckdatum hinterlegt ist. Wenn auch Ihr
Verband stornierte Rechnungen im FiBu-Export benötigen sollte, kommen Sie gern auf uns zu.Abweichende Raten bei Beitragsrechnungen
In PhoenixII ist es möglich Beitragsrechnungen zu stellen, was von den Verbänden auf
verschiedene Weisen umgesetzt wird.
Künftig besteht die Möglichkeit, die Beitragsrechnung auch in mehreren Raten einzuziehen.
Dabei wird (sofern die erste Rate gestellt worden ist) die erste Rate bei der Stellung der zweiten
Rate abgezogen.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Verein A hat 500 Erw. Mitglieder und zahlt daher bei der ersten Rate 500 € an Beitragsgebühr. Zum Zeitpunkt der zweiten Rateneinziehung hat Verein A immer noch 500 Erw. Mitglieder. Die Beitragsgebühr wäre weiterhin bei 500€. Da der Verein A bereits 500 € für dieses Jahr gezahlt hat, wird die bereits in Rechnung gestellte erste Rate abgezogen, sodass der Verein A bei einem Restbetrag von 0€ ist, also nichts mehr bezahlen muss.
Verein B hat 500 Erw. Mitglieder und zahlt daher bei der ersten Rate 500 € an Beitragsgebühr. Zum Zeitpunkt der zweiten Rateneinziehung hat der Verein B 590 Erw Mitglieder. Die Beitragsgebühr wäre nun bei 590€. Da der Verein B bereits 500 € für dieses Jahr gezahlt hat, wird die erste Rate abgezogen, sodass der Verein B bei einem Restbetrag von 90€ ist.
Möchten Sie für Ihren Verband die Beitragsrechnungen aktivieren oder anpassen, kommen Sie
gerne direkt auf uns zu und erstellen ein Ticket über unser Support-System.Artikelnummern beim Artikelstamm selbstständig hinterlegen
Ab dem kommenden Release ist es nun möglich, die Artikelnummern selbstständig zu
vergeben. Bisher wurden die Artikelnummern immer fortlaufend vom System hinterlegt.. Durch
die neue Implementierung kann nun eine eigene Nummer pro Artikel definiert werden. Um eine
Doppelung von Artikelnummern zu vermeiden, wurde eine Plausibilitätsprüfung implementiert,
die eine Doppelvergabe von Artikelnummern verhindern sollte.
Der Konfigurationsparameter ist durch den GS-Admin steuerbar und lautet:
Bereich: 'Fakturierung', Konfigkürzel: 'ManuelleArtikelNr'
Seminare
Verbandsübergreifendes iFrame für Seminarsuche
Für die Sportart Triathlon würde ein verbandsübergreifendes iFrame zum Einbinden der
Seminarsuche eingerichtet. Damit werden in der Seminarsuche, sofern das iFrame im
Webauftritt eingebunden ist, sämtliche Seminare des Triathlon-Dachverbands sowie der
Landesverbände ausgegeben. Über die Filter, darunter der neue Verbandsfilter, können
Interessierte die Suche nach ihren Wünschen eingrenzen.
Damit können die Verbände neben ihren eigenen Seminaren, auch die Seminare anderer
Verbände bewerben. Zusätzlich eröffnet die erweiterte Suche Interessierten die Möglichkeit,
schnell in ihrem eigenen Verband, aber auch landesbergreifend (z.B. in Grenzregionen)
Austragungsorte zu finden.Einstellung von Bildungsgutscheine für die aktive Weiterbildung
Um seinen Vereinen bei der aktiven Weiterbildung von Personen zu unterstützen, gibt es nun
die Möglichkeit in Phoenix II, dass der Verband seinen Vereinen pro Jahr Bildungsgutscheine, in
vom Verband festgelegter Höhe, einstellen kann.
Dies bedeutet, dass der Verband bei jedem Verein einen Bildungsgutschein (z.B. in Höhe von
100,- Euro) einstellen kann. Melden sich dann Personen dieses Vereines zu Seminaren an,
dann wird bei der Rechnung dieser Betrag so weit abgezogen, bis dieser verbraucht ist. Die
Summe des Bildungsgutscheins wird dann auch auf der Rechnung mit ausgewiesen, so dass
sowohl der Verband als auch der Verein darüber informiert ist, wie hoch der noch verbleibende
Gutscheinbetrag ist.
Die Einstellung von Bildungsgutscheinen ist ab dem neuen Release in der Vereinsverwaltung,
im jeweiligen Verein, im Reiter "Bildungsgutschein" möglich. Hier kann der entsprechende
Betrag sowie eine Beschreibung hinterlegt werden. Mit dem Haken "Gutschein für alle Seminare
benutzen" bestätigt man, dass dieser Verein alle Seminare zuerst mit dem Gutschein bezahlt
und anschließend dann den Rest per Überweisung bzw. Lastschrifteinzug bezahlen muss.
In der generierten Rechnung wird eine Zahlung mit der Beschreibung "mit dem
Bildungsgutschein bezahlt" hinterlegt. Der Vereinsadmin kann auswählen, ob der Gutschein
benutzt werden soll oder nicht.
Die Nutzung der Bildungsgutscheine muss von it4sport freigeschalten werden. Bei Interesse
kommen Sie gerne direkt auf uns zu und erstellen ein Ticket über unser Support-System.Bearbeiten von Leistungseinheiten (LE’s) der Seminarteilnehmenden
Nimmt eine Person eines anderen Verbands an einem Seminar teil, liegt dessen Lizenz in der
Regel nicht beim eigenen Verband, sondern bei dem Verband, wo die Lizenz ursprünglich
angelegt wurde. (Verbandsfremd). Bisher konnten in diesem Fall die Leistungseinheiten (LE) in
den Teilnehmerdetails nicht nachbearbeitet werden. Mit diesem Release ist es nun möglich,
dass das Bearbeiten der LE einer teilnehmenden Person in den Teilnehmerdetails zugelassen
wird, auch wenn zur Person keine Lizenz bei diesem Verband hinterlegt ist.
Veranstaltungen
Erweiterung Personenimport
Der Personenimport innerhalb der Veranstaltungsgruppen wurde erweitert, so dass die
Personenzahl der Importdatei nicht mehr limitiert ist. Damit kann zukünftig eine deutlich höhere
Anzahl an Datensätzen importiert werden.
Bei Interesse am Veranstaltungsmodul kommen Sie gerne direkt auf uns zu.
Tipps & Tricks
Neu 2023: Geplante Kursreihe zu Phoenix II
Für diejenigen, die Module von Phoenix II erstmalig nutzen, sowie für Module, die aufgrund ihrer
höheren Komplexität ein erweitertes Know-how erfordern, werden wir ab März 2023 eine neue
Kursreihe anbieten.
Für die einzelnen Themenschwerpunkte. Seminare & Lizenzen, Fakturierung,
Personen/Funktionen/Vereine, Veranstaltungen, Administration, werden wir Online-Kurse anbieten,
in denen wir Ihnen die Module präsentieren und deren Funktionen und Möglichkeiten vorstellen. Je
nach Komplexität des Moduls wird dabei zwischen Basic- und Advanced-Schulungen
unterscheiden, um Sie genau dort abzuholen, wo Sie und Ihre Mitarbeitenden aktuell stehen.
Die Kursreihe hat das Ziel, Ihnen die Möglichkeiten innerhalb von Phoenix II aufzuzeigen, so dass
Sie die Verbandssoftware mit diesem Wissen vollumfänglich und bestmöglich in Ihrem Arbeitsalltag
auch nutzen können.
Details zu Themen, Terminen, Konditionen usw. werden wir Sie separat informieren.Tipps & Tricks zu Ihren Funktionären
Häufig erreichen uns Fragen zu bereits zugewiesenen Funktionen bzw. welche Personen eigentlich
eine bestimmte Funktion innehaben.
Eine Möglichkeit dies herauszubekommen geht über Funktionen → Funktionäre. In dieser Ansicht
haben Sie die Möglichkeit, über die Filter gezielt und schnell eine Funktion auszuwählen oder über
die Namenssuche gezielt nach einer Person zu suchen und sich die Ergebnisse innerhalb der
Webdarstellung anzeigen zu lassen. So haben Sie einen schnellen Überblick zu Ihrer Anfrage.
Gleichzeitig sehen Sie in dieser Ansicht schnell, ob der Funktionsinhaber überhaupt einen aktiven
Personenaccount besitzt (letzte Spalte der Ergebnisliste). Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die
Ergebnisse und damit Ihre Daten schnell zu bereinigen.
Eine weitere Möglichkeit geht über das Modul Funktionen → Funktionen. Hier können Sie die
gewünschte Funktion anwählen und sich u.a. über den Download-Button „Liste von Personen mit
dieser Funktion“ eine Excelliste mit der Funktionsinhaber-Auflistung herunterladen.
Zu guter Letzt möchten wir Ihnen den Tipp mitgeben, dass Sie Ihren bestehenden Gremien statt
Einzelpersonen auch eine Funktion zuordnen können. Z.B. können Sie einem Gremium „Präsidium“
als Mitglieder die Funktionäre „Präsidiumsmitglied“ zuweisen. Dies macht eine Doppelpflege unnötig,
gleichzeitig erreichen Sie so über Ihr Gremium jederzeit die derzeitigen Präsidiumsmitglieder und
müssen dafür das Gremium selbst nicht anpassen.