2023.09 - September
Allgemein
1.1. Generierung der Excellisten
Die Generierung der Excel-Listen über Phoenix erfolgt nun ausschließlich im .xlsx-Format. Das frühere .xls-Format wird nicht mehr exportiert und unterstützt.
1.2. Übersicht der Rollen präzisiert
Personen, die verschiedene Rollen in verschiedenen Verbänden innehaben, wird nun eine übersichtlichere Gruppierung der Rollen nach den entsprechenden Verbänden vorgenommen. Diese Verbände werden durch eindeutige Abkürzungen identifiziert, um den Personen eine einfachere Zuordnung und Unterscheidung ihrer unterschiedlichen Rollen zu ermöglichen.
1.3. Person als Verstorben markiert
Wenn eine Person als verstorben markiert wird, erfolgt nun die Archivierung sämtlicher Funktionen und Lizenzen im Zusammenhang mit dieser Person. Die Funktionen werden mit dem Verstorbenen-Datum als Enddatum versehen und sind fortan im Reiter "Funktionsarchiv" zu finden. Ebenso werden die Lizenzen auf das Verstorbenen-Datum archiviert, und das "Gültig-Bis"-Datum wird auf dieses Datum festgelegt.
Alle Exporte und Listen, die auf die Lizenzen oder Funktionen prüfen, schließen nun Verstorbene aus und beinhalten keine Daten mehr von Personen, die als verstorben markiert wurden.
Fakturierung
2.1. Archiv für FiBu-Dateien
Damit Sie zukünftiger noch einfacher mit Phoenix II im Bereich Steuer und Finanzbuchhaltung arbeiten können, gibt es mit dem neuen Release eine optische Überarbeitung der Funktion und zusätzlich auch ein Archiv der von Ihnen erstellten Finanzbuchungsdateien (FiBu-Dateien).
Bisher konnten Sie sich entscheiden, ob Sie in den Finanzbuchungsdateien die exportieren Datensätze als gebucht (Feld: „Sollen die exportierten Datensätze gebucht werden?“: Ja/Nein) einstellen wollten oder nicht. Haben Sie sich für „Ja“ entschieden, wurden diese Datensätze beim nächsten Export nicht mehr mitgeliefert und Sie bekamen nur noch die Datensätze ab dem letzten gesetzten Buchungsdatum.
Mit dem neuen Release können Sie zukünftig auf alle ab diesem Zeitpunkt erzeugten und gebuchten Finanzbuchungsdateien über das neu implementierte Archiv zugreifen.
Wenn Sie also zukünftig beim FiBu-Export bei der Frage „Sollen die exportierten Datensätze gebucht werden?“ „Ja“ eingeben, dann werden die erzeugten Daten zukünftig archiviert.
Ergänzend der Hinweis, dass zusätzlich die Optik mit dem Link auf die generierten Dateien optimiert wurde.
Im Archiv sehen Sie dann die jeweils für diesen Gläubiger erzeugten Dateien.
Mit dem Archiv ist es zukünftig deutlich einfacher schon gebuchte Dateien nochmals aufzurufen, bei Fragen zu Buchungen, Erlöskonten, Kostenstellen schneller auskunftsfähiger zu sein und eben nur noch mit den aktuellen Daten des Vormonats/Monats zu arbeiten und nicht immer gefühlt zwangsläufig mit den kompletten Daten eines Jahres. Außerdem entfällt eine mögliche doppelte Dateienspeicherung der erzeugten Excel-Dateien
2.2. Gebührensätze Rechnungsstapel - Kopftext
Ab sofort besteht die Möglichkeit, Rechnungsstapeleinträge aus den Seminaren oder dem Passwesen mit einem individuellen Kopftext zu versehen. Dieser Kopftext kann über einen Konfigurationsparameter festgelegt werden. Weitere Bereiche, in denen diese Funktion verfügbar sein wird, werden nach und nach hinzugefügt.
Bereich | Kürzel |
RechnungStapel.PassAntrag | Kopftext |
RechnungStapel.Seminar | Kopftext |
Der Kopftext dient dazu, die Rechnungsstapeleinträge zu sortieren und gruppiert in Rechnungen zu übergeben.
Seminarverwaltung
3.1. Zulassungsvoraussetzungen durch Teilnehmer ersetzbar
Zulassungsvoraussetzungen können vom GS-Admin bzw. dem Seminar-Admin hinterlegt werden. Diese können außerdem direkt vom Teilnehmer im Personenaccount hinterlegt werden und der Admin muss dies nur noch überprüfen/bestätigen.
Sobald eine Überprüfung und Bestätigung erfolgt, kann man die Voraussetzung als Teilnehmer bisher nicht mehr ändern bzw. die Dateien nicht mehr neu hochladen oder löschen. Dies ist aus Sicherheitsgründen so eingestellt, damit nicht nach einer Bestätigung durch den Seminar-Admin oder den GS-Admin die Datei geändert wird. Die Datei, also z.B. ein Nachweis zu einem „Erste-Hilfe-Kurs“ kann bisher immer noch vom GS-Administrator oder vom Seminar-Admin ausgetauscht werden.
Da die Dokumente zu den Zulassungsvoraussetzungen ablaufen oder sich ändern können, also z.B. Gültigkeit des „Erste-Hilfe-Kurs“ ist abgelaufen, dann hat die Person bisher keine Möglichkeit selbstständig dieses Dokument in seinem PersonenAccount auszutauschen.
Mit dem neuen Release gibt es im Bereich „Seminare“ den Konfigurationsparameter „NachweiseAenderbarAbTage“.
Mit diesem Parameter kann angegeben werden, ab wann die Person eine eingereichte Zulassungsvoraussetzung wieder ändern kann. Damit besteht die Möglichkeit, dass die eingereichten Dokumente für das nächste Seminar eben aktuell sind.
D.h. wenn man den Parameter auf „60“ setzt, können die Zulassungsvoraussetzungen bis zu 60 Tage nach dem ersten Hochladen vom Teilnehmer nicht mehr geändert werden. Danach kann die Datei ausgetauscht werden. Den Parameter kann man auf eine beliebige Zahl setzen, sodass Sie als Verband steuern können, wie lange die Dokumente in der Regel nicht geändert werden sollen.
Wenn man beim Parameter nichts einträgt, kann die Person ihre Zulassungsvoraussetzungen nach der Bestätigung durch den Seminar-Admin oder den GS-Admin wie bisher nicht selbständig neu hochladen.
3.2. Fragenmodul
Das Fragenmodul wurde erweitert, um die Nutzung von Fragen-Vorlagen zu ermöglichen. Unter dem Reiter "System" können Sie nun problemlos Fragen-Vorlagen erstellen. In diesen Vorlagen können Sie so viele Fragen hinterlegen, wie benötigt werden, ähnlich wie in einem Seminar.
Der große Vorteil dieser Vorlagen besteht darin, dass sie in den Seminaren wiederverwendet werden können, und alle Fragen aus einer Vorlage mit nur einem Klick zu einem Seminar hinzugefügt werden können. Auf diese Weise können häufig verwendete Fragen im Voraus festgelegt werden, was die Notwendigkeit des erneuten Erstellens jeder einzelnen Frage in jedem Seminar minimiert. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis.
Aber das ist noch nicht alles. Wir haben auch die Teilnehmerdetails verbessert. Die Fragen und Antworten eines Teilnehmers werden jetzt übersichtlich angezeigt und können bearbeitet werden. Das bedeutet, dass Sie die Antworten direkt einsehen und bei Bedarf nachträglich anpassen können, was die Verwaltung und Überprüfung von Teilnehmerinformationen deutlich erleichtert.
Kader
4.1. Anzahl Vergleichspersonen in den Vergleich-Excel-Ausgaben mit ergänzt
Bei den Kadertests können die Werte, die ein Athlet erzielt hat, mit anderen Personen verglichen werden. Damit man bei Vergleichen mit einer Region/Land auch weiß, mit wie vielen Personen man verglichen wurde, ist nun ergänzend in der Excel-Datei die Spalte „N“. Diese gibt die Anzahl an Personen an, mit denen der Wert verglichen wurde.
4.2. ChunkX – Kennzeichen im Kaderexport ergänzt
Das Kennzeichen „NADA ChunkX“ (E-Learningsystem der NADA) wird nun beim Kaderexport für Veranstaltungen mit ausgegeben.
Apps
5.1. TriathlonD – App
5.1.1. Passfreigabe für Vereinsmitglieder
Ab sofort besteht die Möglichkeit, Startpässe von anderen Athleten in deinem eigenen Account zu hinterlegen und über die App darauf zuzugreifen. Diese Funktion wird vom Vereinsadministrator verwaltet, der einem Startpass beliebig viele Personen als „Zugreifenden“ zuweisen kann, vorausgesetzt, diese Personen sind als Mitglieder im Verein hinterlegt.
Die Vorteile dieser Neuerung auf einen Blick:
· Der Vereinsadministrator kann nun problemlos Startpässe für mehrere Personen zentral verwalten.
· Es ist nicht mehr erforderlich, Login-Daten weiterzugeben.
· Es entfällt die umständliche separate Anmeldung für jeden einzelnen Pass.
Diese Verbesserung ermöglicht es beispielsweise einem Trainer, die Startpässe seiner Athleten zu sammeln und sie bei Bedarf vorzuzeigen, ohne dabei Login-Informationen weitergeben zu müssen oder sich für jeden einzelnen Pass separat anmelden zu müssen. Dies vereinfacht die Verwaltung und Nutzung der Startpässe über die TriathlonD - App erheblich.
5.1.2. Anzeige der Lizenznummern
Bisher wurden bereits die Lizenzen einer Person in der TriathlonD - App abgebildet. Neu ist nun, dass auch alle Lizenznummern in der App angezeigt werden. Dabei gibt es Felder für die Lizenznummer des Dachverbandes, des Landesverbandes und des DOSB‘s.
Diese Aktualisierung ermöglicht es den Nutzern, alle relevanten Lizenznummern an einem zentralen Ort in der App einzusehen und ggfs. mitteilen zu können.
5.1.3. Partnervorteile für Startpassinhaber
In der TriathlonD App gibt es nun eine Verlinkung zu den Partnervorteilen für Startpassinhaber.
Bisher war dies auf dem gedruckten Startpass als QR-Code dargestellt. Die Zielseite der Verlinkung wird über einen Konfigurationsparameter gesteuert, was der DTU die Flexibilität gibt, die Seite nach Bedarf anzupassen.
Durch diese Anpassung können Startpassinhaber jetzt leichter auf Aktionen und Angebote der Partner zugreifen und sich über deren Präsentation informieren. Dies stellt sicher, dass die Mitglieder stets über aktuelle Vorteile und Angebote auf dem Laufenden sind und die Partner des Verbands noch besser eingebunden bzw. repräsentiert werden.