2023.02 - Februar

Allgemein
1. Textliche Änderungen für das SEPA-Basislastschrift-Mandat
  Bei der Anmeldung zu einem Seminar wird für neue Bankverbindungen (sofern mit diesem per Lastschrifteinzug bezahlt werden soll) ein neues SEPA-Basislastschrift-Mandat ausgestellt. Dieses wird automatisch per E-Mail an die anmeldende Person geschickt.
  Standardmäßig wurde die Person aufgefordert, das Schreiben unterschrieben an den Landesverband zurückzuschicken. Da viele Kunden nun keine händisch unterschriebenen Dokumente mehr benötigen kann jeder Verband selbst einstellen, ob der „Unterschriftsbereich“ angezeigt wird, oder durch den Text
  „Dieses Dokument ist eine Kopie, des im Zuge der Seminaranmeldung erteilten SEPA- Mandats. Bitte heften Sie das Dokument in ihren eigenen Unterlagen ab.“
  ersetzt wird. Die Einstellung ist über einen Konfigurationsparameter im Bereich „Briefpapier“ mit dem Kürzel „withoutSigningSEPA“ möglich.
Fakturierung
1. Rechnungsversand: Zukünftig kann man weitere Dateien an die Rechnungsmail anhängen und sogar den Text der versandten Mail noch vor Versenden individuell anpassen
  
  Pro Rechnung kann jetzt unter dem neuen Reiter "Mailversand" der Betreff und der Mailtext nochmals vor Versand individuell bearbeitet und ergänzt werden.
  Vorbelegt ist der Text immer mit der jeweiligen Vorlage aus dem Gläubiger („Betreff für Rechnungsversand“, „E-Mail-Text für Rechnungsversand“ unter „Fakturierung“ > “Gläubiger“).
  Zusätzlich zu den individuellen Betreffen und Zusatztexten lassen sich nun auch zusätzliche Anhänge hochladen und mitschicken. Dieser Bereich ist in obiger Abbildung rot eingerahmt.
2. Rechnungsversand: Weiterer Rechnungsempfänger bei Rechnungen (als CC- Versendung). Sowohl bei allen Rechnungen als auch bei einzelnen Rechnungen.
  
  Für viele Vereine ist es wichtig, dass Rechnungen nicht nur an die Rechnungsanschrift, sondern noch cc an weitere Empfänger geschickt werden können. Dies wurde nun in PhoenixII umgesetzt, indem man für einen Verein die Funktion „Zusätzlicher Rechnungsempfänger“ vergeben werden kann. Diese Person bekommt dann bei jeder Rechnung, die per Mail versandt wird, die E-Mail als CC in das Postfach.
  Notwendig ist dafür, dass Sie einmal als GS-Admin die Funktion „Zusätzlicher Rechnungsempfänger“ mit dem Kürzel „CCRechnung“ auf Vereinsebene anlegen. Über dieses
  Kürzel werden dann die E-Mail-Adressen der Personen ermittelt, die bei dem Verein, an den die Rechnung versendet werden soll, eine solche Funktion besitzen.
  Im neuen Bereich „Mailversand“ bei einer Rechnung (Siehe Punkt 2.1) werden diese Adressanten zusätzlich unter „CC-Rechnungsempfänger“ aufgelistet.
  Wenn Sie für einzelne Rechnungen noch weitere Empfänger in cc setzen wollen, dann können Sie zukünftig einfach eine Liste von E-Mail-Adressen, getrennt durch Semikolon, in das Feld „CC-Rechnungsempfänger“ mit eingeben.
3. Importmöglichkeit für wiederkehrende Beiträge/Rechnungen
  Im November-Release 2022 hatten wir vorgestellt, dass es in Phoenix mittlerweile die Möglichkeit gibt, regelmäßige Beiträge/Rechnungen für Vereine und Personen zu erstellen. Diese Möglichkeit wurde dahingehend erweitert, dass es nun auch eine Importmöglichkeit gibt, um diese - in der Regel regelmäßigen – Rechnungen/Beiträge/ zu importieren.
  Wenn bei Ihnen daher die Nutzung von wiederkehrenden regelmäßigen Beiträgen freigeschaltet wurde, finden Sie mit dem neuen Release unter Fakturierung den Reiter Beitragimport
  Dort gibt es eine Excelvorlage, wenn Sie diese entsprechend bestücken und importieren, dann können Sie diesen Import überprüfen, ggfs. anpassen und nochmals importieren, bis sie dann mit den importierten Beiträgen/Rechnungen soweit zufrieden sind.
  Wenn Sie dann zufrieden sind, können Sie den Import abschließen und die importierten Beiträge können dann zukünftig regelmäßig im Bereich Jahresrechnungen abgerufen werden.
  Wollen Sie die Funktion wiederkehrende Beiträge/Rechnungen nutzen, so melden Sie sich gerne bei uns, damit wir dies bei Ihnen einrichten bzw. freischalten können.
Seminare
1. Aktivierungslink an noch nicht registrierte Personen senden
  Es kann vorkommen, dass Personen zu einem Seminar angemeldet werden, die noch keinen PhoenixII-Account besitzen. Diese landen in der Anmeldeübersicht unter „Online“ und sind entsprechend gekennzeichnet, dass sie noch keinen Account besitzen.
  Damit nicht zwischen dem Reiter „Personen“ und der Seminarverwaltung hin und her gesprungen werden muss, wurde nun die Möglichkeit geschaffen, den Aktivierungslink an noch nicht registrierte Personen direkt aus dem Seminar heraus zu versenden.
  Sollte die Person bereits registriert sein, wird der Button ausgegraut und es ist nicht möglich die Mail erneut zu verschicken.
2. Zulassungsvoraussetzungen stilllegen
  Zulassungsvoraussetzungen können für viele Seminare ein wichtiger Bestandteil sein. Damit die Übersicht über die Voraussetzungen behalten wird, wurde ein neues Feld „Stillgelegt“ eingeführt.
  Sobald eine Voraussetzung für ein oder mehrere Seminare benutzt wird, kann man diese nicht mehr löschen. Nun gibt es die Möglichkeit sie stillzulegen. Die Voraussetzung wird im Seminar nicht mehr zur Auswahl angezeigt.
  Außerdem gibt es unter „Seminare“ > „Zulassung“ einen Filter, der alle stillgelegten Zulassungsvoraussetzungen anzeigt, bzw. diese ausblendet.
3. Einstellungen für die Teilnahmebestätigung
  Die Teilnahmebestätigung hat für jedes Seminar denselben Aufbau. Es wurde nun die Möglichkeit geschaffen, die Teilnahmebestätigung für jedes Seminar zu individualisieren. Es gibt einen neuen Reiter „Infos TnB“ in dem Titel, Seminarinhalte, Anerkennung sowie das Ergebnis gesteuert werden können.
  Wählt man „ohne Ergebnis“ aus, wird das Ergebnis für die Teilnehmenden nicht auf der Teilnahmebestätigung gedruckt. Andererseits wird es auf die Teilnahmebestätigung gedruckt, unabhängig ob es ein Prüfungs- oder ein Fortbildungslehrgang war.
  Falls Sie den Reiter in der Seminarverwaltung nicht finden können, müssen Sie diesen freischalten. Dies ist über die Konfigurationsparameter im Bereich „Seminar“ mit dem Kürzel „weitereTNBInfos“ möglich.
4. Seminar – Onlineanmeldung mit Verbandsnamen
  In vergangenen Release-Informationen haben wir Ihnen mitgeteilt, dass es die Möglichkeit gibt, sich verbandsübergreifend für Seminare anzumelden.
  Damit in der Seminar-Suche für die anzumeldende Person die Übersicht behalten wird, wird nun je Seminar auch der Landesverband mit angegeben.
TIM (Talent Identification Module) – Kader - Leistungstests

Das Leistungstestmodul wurde umfangreich erweitert. Somit können nun auch qualitative Tests bewertet werden. Die Einzeltests haben nun die Möglichkeit einer Gewichtung, welche in einem neuen Ranglisten-Punkt einzusehen sind. Zusätzlich kann am Erfassungstag direkt mit dem Tablet, welches Phoenix II benutzt, ein neues Passbild des Athleten erfasst werden.

Tipps & Tricks

Neue Kampfrichter Einsatzplanung(KEP)

Für die Einsatzplanung von Kampfrichtern bei Veranstaltungen wurde ein neues Modul zur Verwaltung und Einsatzplanung aller Kampfrichter für den Deutschen Leichtathletik Verband erstellt.

Hierbei wurde das vorhandene Veranstaltungsmodul umfangend erweitert. Anhand der Veranstaltung und der dort hinterlegten Wettkämpfe/Disziplinen ermittelt Phoenix die vom Dachverband oder Landesverband vorgeschlagenen notwendigen Kampfrichterpositionen bei diesem Wettkampf.

Diese Kampfrichterpositionen können nun pro Veranstaltung beliebig ergänzt oder verändert werden und dann über eine Oberfläche mit diversen Filterkriterien die zu belegenen Positionen eingeteilt werden (Lizenz, Entfernung, Favorit, Einsatzgebiete, Funktion, etc).

Über weitere Buttons können diese Kampfrichter dann eine Einladungsmail zugesendet bekommen, mit der die Eingeladenen direkt - ohne sich in Phoenix II einzuloggen oder einen Phoenix II Account zu haben - die Einladung annehmen oder ablehnen können.

Der Einsatzleiter hat die Möglichkeit die verschiedenen Status der Eingeladenen anzupassen und manuell nachzupflegen.

Das Modul ist so umgesetzt, dass dies auch für andere Sportarten adaptierbar sein sollte. Sprechen Sie uns daher gerne an, wenn Sie in Ihrer Sportart ein ähnliches Modul benötigen oder als sinnvoll erachten, dass eben alle in Phoenix vorhandenen Daten (Adressdaten für Entfernung, Lizenzen, Veranstaltungen, Veranstaltungsfavoriten, Disziplinen, etc.) für eine sinnvolle und effiziente Kampfrichtereinsatzplanung mit nutzen kann.

Phoenix II WIKI

2023.02 - Februar

Mit dieser Fußnote wollen wir darauf hinweisen, dass wir explizit auch weibliche oder diverse Personen miteinschließen.