2023.03 - März

1. Allgemein

1.1.  Maximale Dateigröße von Passbildern

Passbilder in einem größeren Dateiformat konnten bislang nicht hochgeladen werden. Wir haben nun die Möglichkeit geschaffen, auch größere Dateien hochzuladen, in dem die Bilder beim Hochladen vom System komprimiert werden.  Somit bestehen hierfür für Bilder im PNG/JPG/GIF- Format keine weiteren Einschränkungen bezüglich der Dateigröße.

1.2.  Bildungsgutschein für Vereine

Im Januar-Release machten wir auf das Thema „Bildungsgutschein für Vereine“ aufmerksam. Grundsätzlich geht es darum, seinen Vereinen einen Gutschein auszustellen, welchen der Verein für Bildungsseminare nutzen kann.

Um die Nutzung des Gutscheins genauer zu definieren, kann nun über einen Konfigurationsparameter angegeben werden, für welche Seminarbereiche der Bildungsgutschein gelten soll. Beispiel: Der Gutschein darf nur für den Bereich „Trainerlizenzen“ gelten, aber nicht für den Bereich „Kampfrichter“.

Der Konfigurationsparameter ist im Bereich „Seminare“ unter dem Kürzel „BereicheFuerBildungsgutschein“ zu finden.

Möchten auch Sie den Bildungsgutschein für Ihren Verband und Ihre Vereine einsetzen? Dann kommen Sie gerne für die Freischaltung auf uns zu.

1.3.  Erweiterung Logging bei Anpassungen Funktionen / Erweiterung Revisorrolle

Ab dem März-Release werden nun zusätzlich auch die Zuweisung, die Änderungen oder die Löschungen von Funktionen nochmals zusätzlich neben dem Funktionsarchiv und dem Eintrag des letzten Bearbeiters in der Personenhistorie mitgeloggt. Dies hat den Vorteil, dass zukünftig über das Revisorrecht bei Bedarf nachgeschaut werden kann, welche Person denn welche Funktion von wem zugewiesen oder weggenommen bekommen hat. Dies ist insbesondere auf die geplanten Erweiterungen im VereinsAccount notwendig, da wir zukünftig ja mit deutlich mehr aktiven Usern im VereinsAccount rechnen werden. 

1.4.  Anpassungen der Vereinsansicht

In der Ansicht “Allgemein” beim Aufrufen eines Vereins, haben wir die Sortierung der Eingabe-Felder als auch das Layout der Maske etwas optimiert.

Der Bereich der Adressdaten und der Rechnungsinformationen lässt sich nun besser abgrenzen. Zudem haben wir für die Rechnungsinformationen weitere Felder in Bezug auf den E-Mailversand „Keine Rechnung per E-Mail“ und ein generell abweichendes Zahlungsziel für den Verein hinzugefügt (siehe Abschnitt 2.2).  Das Feld „Schulden“ wird mit dem März-Release komplett entfernt, da die aktuell offenen Forderungen automatisch berechnet werden und das Feld „Schulden“ auch nicht mehr aktiv genutzt wurde.

2. Fakturierung

2.1.  Rechnungsstapel Import gruppieren

Sowohl beim Importieren von Gebührensätzen über den Standard-Excel-Import, als auch beim Gebührensatz-Import über (externe) Schnittstellen (z.B. über unser angebundenes Shopsystem) ist es nun möglich, einen Kopftext für Rechnungen mit anzugeben.

Durch das Hinterlegen des Kopftextes werden anschließend alle Gebührensätze mit demselben Kopftext zusammengefasst und zu einer Rechnung verarbeitet. Werden mehrere unterschiedliche Kopftexte beim Import mitgegeben, so werden pro Kopftext einzelne Rechnungen generiert.  

2.2.  Abweichendes Zahlungsziel je Kunde

Sowohl in der Vereinsverwaltung als auch in der Personenverwaltung kann zukünftig pro Person / pro Verein ein abweichendes Zahlungsziel eingegeben werden. Dieses abweichende Zahlungsziel gilt dann für jede neu erstellte Rechnung zu der Person oder dem Verein (unabhängig der Konfiguration oder Einstellung im Gläubiger).

2.3.  Leistungseinheiten-Feld auf der Rechnung ergänzt (Erweiterung Richtung Buchhaltung)

Damit bei unterschiedlichen Erlöskonten/Erlösarten in der Buchhaltung zukünftig die durch Phoenix II erstellte Rechnung besser zuteilbar ist, gibt es ab dem März-Release die Möglichkeit für jedes Verbandskonto eine eigene Leistungseinheit zu definieren und diese mit auf der Rechnung auszudrucken. So kann es dem Steuerberater deutlich einfacher gemacht werden, welche Rechnung zu welcher Erlösart gehört.  

Hierzu können Sie pro Verbandskonto zukünftig den Namen einer Leitungseinheit pflegen und diese dann (auf Höhe des Rechnungsdatum) automatisch mit ausdrucken lassen.

Open

Sollten Sie zu der Verwendung dieses Feldes Fragen haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu, wir können Ihnen die praktische Nutzung innerhalb der Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro dann auch direkt vorstellen/verdeutlichen.

2.4.  Öffentliche Seminarkosten auf der Rechnung mitausweisen

Um mehr Transparenz für die Seminarteilnehmer, bzw. deren Rechnungsempfänger zu schaffen, werden zukünftig auch die einzelnen Preise und Kosten, welche der Seminarteilnehmer in Anspruch genommen hat, auf der Rechnung mit ausgewiesen.

Bis dato wurde immer der im Seminar ausgewählte Artikel (z.B. Lehrgangskosten) und die Summe der einzelnen Kostensätze lediglich als Gesamtbetrag abgebildet.

Mit dem neuen Release wird nun auch die konkret bezogene Leistung (in unten aufgeführtem Beispiel “Anzahlung”, “Ermäßigte Gebühr”, “Lehrgangsgebühr”) mit aufgeführt.

Damit sind die Kosten für Seminarteilnehmende deutlich besser nachvollziehbarer.

Open

3. Seminare

3.1.  Automatischer Versand von Erinnerungen zur Vereinsfreigabe an die Vereine

In der Seminarverwaltung kann schon lange eingestellt werden, ob eine Freigabe durch den Verein für die sich anmeldenden Teilnehmer notwendig ist oder nicht.

Ist bei Seminar eine Vereinsfreigabe gewünscht, muss - nach erfolgreicher Teilnehmeranmeldung - der Verein die Anmeldung nochmals freigeben und bestätigen. Dadurch wird die Anmeldung von Personen, welche dem Verein eigentlich gar nicht zugehörig sind, verhindert.

Da die Freigabe durch den Vereinsadmin gelegentlich untergeht oder auch vergessen werden kann, wurde nun die Möglichkeit einer automatisierten Erinnerungsmail an den Vereinsadmin implementiert.

Folgende Konfiguration muss hierfür eingestellt werden:

Textbausteine :

 Sind die oben dargestellten Parameter einmal beim Verband eingestellt, so wird automatisch X Tage vor dem Seminarstart nochmals die oben definierte Mail versendet. Der Verband bzw. der Seminaradmin muss hierzu nichts mehr veranlassen.

3.2.  Infomail an die Geschäftsstelle für hochgeladene Zulassungsvoraussetzungen

Wenn eine Person neue Zulassungsvoraussetzungen für ein Seminar hochlädt, bekommt die Geschäftsstelle über diesen Vorgang aktuell nicht aktiv Bescheid.

Hierzu wurde nun ein nächtlicher Automatismus (Cron-Job ca. um 23 :50 Uhr) implementiert, der prüft ob es neue hochgeladene Zulassungsvoraussetzungen gibt. Sollte dies der Fall sein, wird eine Mail mit der Liste der neuen Dokumente pro Person an den Verband geschickt.

Die E-Mail sieht wie folgt aus:

Hallo <Verband>,
Es wurden neue Zulassungsvoraussetzungen hochgeladen:

Felix Beutel:

·               Erster Hilfe Kurs

o        Erste_Hilfe_Kurs_Felix.pdf (Hochgeladen am: 20.03.2023)

·               Trainer-Lizenz C

o        Lizenz_Beutel.pdf (Hochgeladen am: 20.03.2023)

Mike Speicher:

·               Erster Hilfe Kurs

o        Erster_Hilfe_Kurs_Mike.pdf (Hochgeladen am: 20.03.2023)

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Phoenix II-Team

4. Umkreissuche

Es gibt nun die Möglichkeit, bei einem Verein neben den beiden bestehenden Feldern PLZ und Ort, auch eine Straße direkt im Verein zu hinterlegen. Die Adresse kann damit auch zur Ermittlung der Geo-Koordinaten genutzt werden.

Zusätzlich zu der seit dem letzten Release bereitgestellten Möglichkeit, die Geo-Koordinaten direkt über einen "Geo-Picker" im Verein zu hinterlegen, bietet dies nun eine Entkopplung des Personen-Datensatzes und der Funktion "Postanschrift" oder "VereinsFinder-Adresse".

Darüber hinaus können wir bei Ihrem Verband einmalig alle Geo-Koordinaten aufgrund der Daten aus dem Verein und/oder der zugeordneten "VereinsFinder-Adresse" oder "Postanschrift" generieren und hinterlegen.

Bei Nutzung von Schnittstellen, die auf die Geo-Koordinaten der Vereine zugreifen, sind somit zukünftig die aktuellen Daten vorhanden.

Wichtige Vorabkündigung zum April-Release: Nutzung von verbandsübergreifenden eindeutigen Personen

Mit dem April-Release 2023 werden wir Phoenix II um neue Funktionalitäten erweitern, welche im Sportverwaltungsbereich aus unserer Sicht bisher einmalig sind und insbesondere Sportverbänden der gleichen Sportart ganz neue Möglichkeiten eröffnet.

• Zukünftig werden Sie sich nur noch einmal am System anmelden müssen, aber je nach Berechtigung auch Rollen aus anderen Landes- oder Dachverbänden der gleichen Sportart annehmen können.

• Eine Person muss zukünftig wirklich nur noch einmal angelegt sein, kann aber von verschiedenen Landes- und Dachverbänden der gleichen Sportart eingesehen und genutzt werden.

• Die Person muss die übergreifende Nutzung seiner Daten explizit freigegeben oder ggfs. über schon vorhandene Datenschutzerklärungen (z.B. Nutzung Startpass) freigegeben haben, damit diese auch übergreifend genutzt werden kann.

• Für seine Kommunikationsdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummern etc.) kann die Person einzeln entscheiden, inwieweit die Daten weitergegeben werden dürfen oder auch nicht. Man kann dann bei sich dann einstellen, dass die private E-Mail-Adresse nur meinem Landesverband angezeigt wird. Die geschäftliche E-Mail-Adresse kann aber z.B. allen anderen Verbänden angezeigt werden.

• Da wir wissen, dass insbesondere die Funktionäre der Dachverbände und der Geschäftsstellen mehrfach in den verschiedenen Verbänden bisher technisch vorhanden, also angelegt waren, gibt es zukünftig die ergänzende Möglichkeit, Personen (inkl. Rollen, Rechte und Historie) verbandsübergreifend zusammenzuführen (verbandsübergreifende Dublettenbeseitigung). Durch diese Zusammenlegung der Person und die nur noch einmalige Anmeldung ist zukünftig sichergestellt, dass ein Funktionär seine Daten nur noch einmal ändern muss, um bei allen Verbänden dann auch mit den neuen Daten verfügbar zu sein.   

• In diesem Zuge sind die Personen- und Kommunikationsdaten-Oberflächen überarbeitet worden. So gibt es zukünftig einen eigenen Reiter für die Bankdaten, der dann auch keine Kontonummer und Bankleitzahl mehr kennen wird, sondern nur noch mit der IBAN arbeiten wird. Auch die Eingabe von ausländischen Bankverbindungen wurde hier vereinfacht. Zukünftig werden hier dann auch für mehrere Gläubiger mehrere Bankverbindungen pflegbar sein. Rechtlicher Hinweis: Pro Verband bzw. pro Gläubiger muss ein eigenes Mandat für einen Lastschrifteinzug erstellt werden, da es sich um verschiedene juristische Personen handelt. 

Um Ihnen diese zukünftige Funktionalität besser vorstellen zu können, werden wir dazu am 20. April 2023 von 10 Uhr bis 11 Uhr noch eine (Online-) Informationsveranstaltung durchführen. Dazu können Sie sich schon heute auf unserer Webseite unter https://www.it4sport.de/beratung-support/schulungen-webinare anmelden. Bitte bei der Anmeldung beachten, dass sie hier auf unserem Mandanten sind, also sie sich sehr wahrscheinlich einmalig bei uns registrieren müssen (siehe auch Tipps und Tricks am Ende des Dokumentes).

Anbei schon mal ein paar Ausschnitte der neuen Oberflächen, die sie eventuell schon in der Testumgebung bemerkt haben:

Ausschnitt der geänderten Personendaten-Oberfläche mit den neuen Datenfreigabekennzeichen.

Geben Sie zukünftig ihre Personendaten auch für andere Landesverbände frei, dann werden Sie in den anderen Landesverbänden angezeigt.

Neuer Bankdaten-Reiter:

Da die technischen Änderungen für diese Erweiterung sehr aufwändig sind und waren, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie sich mit Ihrem Verband und ihren wichtigsten Mitarbeitern auch am Test dieser neuen Funktionalität mit beteiligen.

Sie erreichen die Testumgebung Ihres Verbandes immer, in dem Sie vor der Webadresse Ihrer Phoenix-Webseite noch „test“ eingeben, also statt z.B. „tricept.it4sport.de“ einfach „testtricept.it4sport.de“. 

Folgende Hinweise für den Test wollen wir Ihnen noch mitgeben:

• Eine verbandsübergreifende Personenzusammenführung (verbandsübergreifende  Dublettenbeseitigung) geht immer nur vom eigenen Verband „weg“. Dies bedeutet, dass immer der „abgebende“ Verband die Dublettenbeseitigung durchführen muss.

• Parallel bedeutet dies aber auch, dass die Person, die zusammengeführt werden soll, dies auch in ihren Datenschutzbestimmungen ausgewählt hat. Sonst ist die Zielperson beim abgebenden Verband nicht sichtbar.

• Insofern wäre es aus unserer Sicht am besten, wenn Sie sich zum Test dieser Funktion entweder mit Ihrem Dachverband oder einem anderen Landesverband Ihrer Sportart zusammensetzen und die verschiedenen notwendigen Funktionalitäten durchspielen.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung hierbei.

Sollten Sie sowohl beim aktiven Test als auch generell, nicht gewollte oder fehlende Funktionalitäten/Probleme in der Testumgebung feststellen, kommen Sie bitte direkt auf uns zu oder stellen Sie gerne auch hier dann ein Ticket ein.

Tipps & Tricks

• Anmeldung zur Phoenix II – Schulung

Sie möchten sich zu einer Phoenix II – Schulung anmelden?

Gehen Sie auf die Webseite:

https://www.it4sport.de/beratung-support/schulungen-webinare

Unter Termine finden Sie die aktuellen Schulungen:

Auf „Details“ finden Sie weitere Informationen zur Schulung.

Sollten Sie Interesse haben an einer Schulung haben, sind folgende Schritte für eine Anmeldung notwendig:

1. Auf Anmelden klicken

2. Haben Sie einen Account auf tricept.it4sport.de? Ja → Schritt 5
   Falls Sie nur einen Account für Ihren Landesverband haben, müssen Sie sich registrieren (Schritt 3).

3. Registrieren Sie sich mit Ihren Daten. Der Benutzername muss ein anderer sein als im Landesverband. Z.B.: schulung_benutzername (Benutzername kann dann Ihr Name aus dem Landesverband sein).
   Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-Email (Bitte auch im Spam Ordner schauen, sofern keine E-Mail im Posteingang ist). In dieser E-Mail bestätigen Sie Ihre Registrierung.

4. Erneut die Schritte 1 und 2 ausführen.

5. Mit Ihrem Account (bzw. dem eben erstellten Account) einloggen

6. Anmeldung zur Schulung

   1. Persönliche Daten können angepasst werden.

   2. ACHTUNG: Bei den Kontodaten sind die privaten Kontodaten gefragt. Dies muss nicht ausgefüllt werden. Bitte nicht versuchen die Kontodaten des Verbandes / Vereins anzugeben.

   3. Unter „Ihr Verein“, den Verband / Verein angeben.

   4. Die Bezahlung wird automatisch auf den Verein/Verband gesetzt.

   5. Checkboxen für den Lastschrifteinzug und die AGBS anklicken

   6. Anmeldung abschicken.

Glückwunsch, sofern kein Fehler aufgetreten ist, sind Sie nun für das Seminar angemeldet. Sollte Ihre Anmeldung übernommen werden, bekommen Sie eine Bestätigungsemail.