2023.10 - Oktober

Allgemein

1.1. Verlinkung der Mailprobleme unter „Dringend bearbeiten“

Auf der Phoenix II – Startseite des GS-Admins gibt es drei Hinweisboxen für Informationen, Warnungen und Dinge, die dringend zu bearbeiten sind.

In der Box „Dringend bearbeiten“ werden zukünftig eventuell vorhandene Probleme beim Versenden von E-Mails aufgelistet. Diese Mails können im Maillog unter „System“ > „Maillog“ angeschaut werden.
Es wurde nun die Möglichkeit geschaffen, dass eine Verlinkung zwischen den Mail-Problemen und dem Maillog besteht. Klickt man auf das Datum des Fehlers (siehe Screenshot), springt man direkt ins Maillog und das Datum wird als Filter gesetzt. Anhand des „zugestellt“ / „nicht zugestellt“ Symbols kann man dann erkennen, um welche Mail es sich handelt.

1.2. Verbandswechsel im Personenaccount

Im Personenaccount wurde ein neues Modul entwickelt, mit welchem zukünftig – wenn bei Ihnen im Verband freigeschaltet - Personen den Verband wechseln können. Dieses ist im Personenaccount unter „Verbandswechsel“ zu finden.

Personen die „nur“ den PersonenAccount und keine weiteren Rollen oder Funktionen besitzen, können diesen Prozess anstoßen. Alle anderen Personen müssen sich mit den Landesverbänden in Verbindung setzen.

Im obigen Screenshot ist die Ansicht des Verbandswechsel-Moduls zu sehen. Die orangene Textbox kann über einen Textbaustein gesteuert werden, damit hier verbandsspezifische Hinweise genannt werden können. Der Textbaustein ist im Bereich „Verband“ mit dem Kürzel „Verbandswechsel“ zu finden.

Die Verbände, die angezeigt werden, sind alle sportartbezogenen Landesverbände die auch Phoenix II im Einsatz haben.

Der Prozess sieht wie folgt aus:

Person M möchte von Verband A zu Verband B wechseln, da er umgezogen ist. M geht in seinen Personenaccount in das Modul Verbandswechsel. Da er nur den Personenaccount als Rolle besitzt, ist dies auch problemlos möglich.

M wählt den Verband B aus und führt über den Button „Verbandswechsel durchführen“ den Prozess durch.

Prozess im Hintergrund:

Nachdem der Prozess angestoßen wurde, wird geprüft, welche Daten zur Person verknüpft sind. Alle Personendaten und Kontaktdaten werden auf den neuen Verband umgeschrieben. Bankdaten, Ehrungen, Lizenzen etc. verbleiben beim alten Verband (da sie diesem „gehören“) und werden nicht umgezogen. Eine Verknüpfung zu diesen Daten ist aber weiterhin vorhanden, jedoch liegen die Daten technisch gesehen beim alten Verband.

Sonderlösung für die Sportart Triathlon:

Sollte die Person einen Pass besitzen, so bleibt der Pass bei einem Verbandswechsel bis zum Saisonende gültig, jedoch mit dem Status „Startpassabmeldung eingegangen“. Der Startpass wird dann zum Jahreswechsel abgemeldet und die Person besitzt dann keinen gültigen Pass mehr bei diesem Verband.

Sollte die Person einen Pass für den neuen Verband haben wollen, muss diese Person dann einen neuen Pass in der Wechselphase beantragen.

Achtung: Möchten Sie als Verband den Verbandswechsel für ihre Personen ermöglichen, kommen Sie gerne auf uns zu. Da es im Hintergrund gewisse Prozesse gibt, die ausgeführt werden, muss der Prozess des Verbandswechsel mit Ihnen ausführlich besprochen werden. Stellen Sie zur Einrichtung gerne ein Ticket ein.

Fakturierung

2.1. Umstellung Bankdaten bei Personen

Nach zahlreichen Rückmeldungen unserer Sportverbände wurde innerhalb der Personenverwaltung, als auch innerhalb des Personenaccounts, die Eingabe der Bankdaten von der BIC losgelöst (Inland).

Zukünftig ist bei der Eingabe von Inlandskonten daher keine Eingabe der BIC verpflichtend, sondern die IBAN als Kriterium für die richtige Bankzuordnung ausreichend. Bitte beachten Sie, dass bei ausländischen Bankkonten aber nach wie vor die Eingabe der BIC verpflichtend ist und diese als erstes eingepflegt werden muss, bevor weitere Eingaben erfolgen können.

2.2. Zuordnung von Bankkonten vereinfacht

Sowohl der GS-Admin in der Vereinsverwaltung als auch der Vereinsaccount können die Bankkonten verschiedenen Bankeinzugsbereichen zuordnen. Dies ist über den Reiter „Konto-Zuo“ möglich.
In der Auswahlliste der Konten wurde die Unterscheidung zwischen BLZ, Kontonummer und Bankname angezeigt.
Damit es nun einfacher zuordenbar ist, wurde die Ansicht durch die IBAN ergänzt.

Fakturierung - Wichtige Informationen in der Testumgebung:

Mit dem November-Release (also nicht dieses Release, sondern das Release am 29. November 2023) wird es eine größere technische Anpassung inklusive erweiterter Funktionalitäten im Bereich Rechnungsstellung und Rechnungsgenerierung geben.

Dabei wurden alle Bereiche der Rechnungsstellung und Rechnungsgenerierung (Rechnungsstapel, Seminarrechnungen, Veranstaltungsrechnungen, Rechnungsstapel, Beitragsrechnungen, sportartspezifische Module der Rechnungsgenerierung) in der Testumgebung technisch bereits neu aufgesetzt.

Inwiefern profitieren Sie davon?

Der Bereich der (jährlichen) Beitragsrechnungserstellung ist generell nutzerfreundlicher gestaltet, so dass z.B. bei der Erstellung der Beitragsrechnungen der Status in Form eines Ladebalken ersichtlich ist.
Durch die Umstellung wird die Anzahl der mit einem Durchlauf generierten Rechnungen deutlich erhöht (bisher gab es die Beschränkung auf 300 Rechnungen pro Durchlauf).
Innerhalb der Seminarverwaltung wird es durch die Umstellung möglich sein, Artikel für die einzelnen Kostensätze zu hinterlegen. Dadurch wird die Verwaltung von Kostensätzen noch flexibler (siehe folgender Screenshot).

Darüber hinaus können innerhalb des Fragenmoduls von Seminaren ebenfalls Kostensätze individuell pro Frage hinterlegt werden. Diese werden bei der Rechnungsstellung neben der grundsätzlichen Generierung der Rechnungen berücksichtigt.

Oben aufgeführte Erweiterungen hinsichtlich des Fragemoduls bei der Seminarverwaltung sind auch innerhalb des Fragemoduls bei Veranstaltungen vorhanden. Dort können als hinter Fragen dann auch Kosten stecken und in später generierten Rechnungen mit ausgewiesen werden.

Zu den Erweiterungen und der Umstellung gibt es mit den Release-Infos im November dann noch genauere Informationen. Über die Umstellung in der Testumgebung wollten wir Sie vorab rechtzeitig informieren., so dass dort auch schon einmal testen können, wie sie diese Erweiterungen auch bei Ihnen zukünftig nutzen können.

Sollte Ihnen zum Thema Rechnungsstellung / Rechnungsgenerierung innerhalb der Testumgebung diesbezüglich etwas Negatives auffallen, kommen Sie gerne auf uns zu.