3.11 Gläubiger
Es können mehrere Gläubiger pro Verband (Mandant) angelegt werden. Jeder Gläubiger sollte eine eigene rechtliche Einheit sein, da jeder Gläubiger dann auch z.B. einen eigenen Rechnungsnummerkreis, eigene Mandate, eigenes Rechnungspapier etc. hat bzw. benötigt. Da der Gläubiger eine ganz zentrale Rolle im Bereich der Rechnungserstellung / Fakturierung spielt, sind nicht alle Parameter durch den Verband selber administrierbar, sondern gewisse Grundeinstellungen müssen vorab durch die it4sport eingestellt, parametrisiert oder auch konfiguriert werden. Auf diese Grundeinstellungen (z.B. IST oder SOLL-Buchungen, Brutto/Nettosumme ausweisen) gehen wir hier nicht näher ein, da diese Anpassungen im Rahmen der Erstaufsetzung des Fakturierungsmodul schon zwischen dem Verband und der it4sport abgestimmt wird.
In diesem Artikel wird beschrieben, welche Anpassungen im Bereich Gläubiger durch dem Verband möglich sind.
Einstieg in die Oberfläche:
Durch einen Doppelklick oder Auswahl des Buttons “Bearbeiten” gelangt man in die Bearbeitungsmaske des einzelnen Gläubigers:
Die meisten hier dargestellten Informationen sollten selbsterklärend sein bzw. ggfs. über den Button dann auch nochmals erklärt werden.
Im linken oberen Bereich werden die Standardeinstellungen für einen Gläubiger eingestellt wie z.B. die GläubigerID unter der dann z.B. der Lastschrifteinzug durchgeführt wird. Für den Lastschrifteinzug dient auch das Kürzel, welches als Kürzel für die Mandantsausweisung genommen wird.
Darunter die Informationen unter welcher Email die Rechnungen versendet werden sollen und ob ggfs jede Rechnung noch zusätzlich per BCC an eine weitere Person versandt werden soll. Darauf folgend dann der Inhalte der Rechnungsmail inkl. Betreff und Rechnungsversand. Wenn man auf den Button klickt, erhält man eine Übersicht der in den jeweiligen Texten zu verwendenden Platzhalter.
Als letztes unten dann noch die Zahlungsziele für Rechnungen und Seminarrechnungen und die Möglichkeit den Default des Leistungszeitraums anzugeben. Dieser Text kann später bei Bedarf pro Rechnung noch geändert werden.
Im rechten Bereich sehen Sie die verschiedenen Informationen zu den drei möglichen Mahnungsstufen. Oben in der DropDownBox können Sie zwischen den Mahnstufen wechseln.
Pro Mahnstufe haben Sie dann die Möglichkeit, die Mahntage (also Abstand zwischen Zahlungsziel und Schreiben der nächsten Mahnung), das Zahlungsziel, die Texte für die Mahnungs selber und ggfs. auch Kosten für die Mahnung (Mahngebühr) mit anzugeben.
Als weitere Einstellung für den Gläubiger können Sie hier auswählen, ob bei den Rechnungen die Artikelnummer oder die Positionsnummer ausgewiesen werden soll.
Zusätzlich haben Sie hier noch die Möglichkeit, bei vereinbarter Ratenzahlung einen Hinweistext mitzugeben.
Rechnungslayout:
Das Rechnungslayout kann in verschiedene Bereiche eingeteilt werden. Über das Rechnungslayout können die Bereiche 5,6,7 und 8 durch den Mandanten vorgegeben werden. Die Steuerung eines variablen Rechnungslayouts wurde nachträglich erst in Phoenix eingebaut und muss pro Verband einmalig konfiguriert werden (Bei Bedarf hierfür bitte JIRA-Ticket erfassen).
Über das Rechnungslayout kann man die erste und auch die Folgeseite mit einem eigenen Layout versehen, in dem man für die erste Seite ein PDF und für die Folgeseiten ein weiteres PDF hochlädt.
Dort kann auch definiert werden, ob z.B. der Debitor oder der Sachbearbeiter, der die Rechnung druckt mit auf die Rechnung gedruckt werden soll.
Auch die Abstände nach oben und unten sind eingebar, gewisse Positionsausrichtungen (siehe auch Zeichen) und es kann für den Test eine Defaultrechnung erzeugt werden. Hier unser Hinweis, dass man am Besten im Testsystem einmal die PDF-Vorlagen und die Texte so anpasst und dort Testrechnungen generiert und dann die Werte nur noch in das Produktionssystem überträgt.