5.2.1 Import von Gebührensätzen
- Marc Hagener
- Sven Wolter
Wenn Sie den Import von Gebührensätzen öffnen, sehen Sie einen Dialog, in dem beschrieben wird, in welchem Format die CSV-Dateien (1) eingereicht werden müssen, damit sie korrekt als Rechnungsstapeleinträge in Phoenix eingelesen werden können.
Beachten Sie dazu bitte folgende Einschränkungen und die Hinweise zur Beispiel-CSV-Datei:
Die VereinsNr in der CSV-Datei muss bereits in Phoenix vorhanden sein. In der Beispiel-Datei gibt es z.B. einen Verein mit der VereinsNr 10259.
Der Vorgang in der CSV-Datei muss bereits in Phoenix angelegt sein. Das bedeutet, es muss im Modul Fakturierung einen Artikel geben, der diesen Wert als Vorgang eingestellt hat. In der Beispiel-Datei gibt es einen Vorgang namens "TYPO3", daher muss in Phoenix ein Artikel mit dem Vorgang “;TYPO3;” existieren. Die Pflege der Vorgangsinformationen erfolgt aufgrund der Komplexität ausschließlich durch it4sport. Falls Sie aufgrund eines Gebührenimports einen neuen Vorgang benötigen, erstellen Sie bitte den Artikel inkl. MwSt und weiteren Informationen und senden uns ein Ticket über das Ticketsystem mit der Artikelnummer und der benötigten Vorgangs-ID.
Kosten: Die Kosten sind in Centbeträgen anzugeben, z.B. entspricht 375 einem Betrag von 3,75 Euro, und die Werte sind immer brutto. Der Grund für Bruttowerte ist, dass die Gebührensätze in der Regel aus einem externen System kommen, das den endgültigen Preis inklusive MwSt ausweist. Achten Sie darauf, dass der Artikel im liefernden System denselben Mehrwertsteuersatz wie in Phoenix hat.
Datum: Dieses Datum dient ausschließlich zur Übertragungs- und Recherchezwecken, da es dem Ursprungssystem überlassen bleibt, wann der Eintrag erfolgt ist. Die Rechnungsstellung erfolgt zum Datum der Rechnungsgenerierung. Sollte ein abweichendes Rechnungsdatum erforderlich sein, können Sie dieses bei den einzelnen Positionen hinterlegen. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn bei Ihrem Mandanten ein abweichendes Rechnungsdatum aktiviert ist. Beachten Sie, dass je nach Rechnungsjahr und Einstellungen des Rechnungsnummernkreises auch eine andere Rechnungsnummer generiert werden kann.
Unter der Liste der Felder finden Sie zudem eine Übersicht der bei Ihnen eingestellten Vorgänge, sodass Sie sehen, für welche Vorgänge derzeit Gebühren angelegt werden können.
Anbei noch eine Beispiel-Excel mit den entsprechenden notwendigen Spalten:
Unter der Liste der Felder finden Sie eine Übersicht der bei Ihnen eingestellten Vorgänge, sodass Sie sehen können, für welche Vorgänge aktuell Gebühren angelegt werden können. Sollten beim Import Fehler auftreten, erhalten Sie einen Fehlerhinweis mit Informationen, warum der Import nicht funktioniert hat (z. B. Vereinsnummer oder Vorgangsnummer nicht vorhanden). Idealerweise erhalten Sie jedoch eine Rückmeldung, wie viele Positionenerfolgreich in den Rechnungsstapel importiert wurden.
Bitte beachten Sie, dass anhand der Vorgangsnummer festgelegt wird, bei welchem Gläubiger der Rechnungsstapelerzeugt wird. Daher ist sicherzustellen, dass jede Vorgangsnummer eindeutig ist und nicht doppelt verwendet wird.
Nachdem Sie unter Durchsuchen eine Datei ausgewählt haben, erhalten Sie entweder einen Fehlerhinweis mit Informationen, warum der Import nicht funktioniert hat (z. B. Vereinsnummer oder Vorgangsnummer nicht vorhanden), oder idealerweise eine Rückmeldung darüber, wie viele Positionen erfolgreich in den Rechnungsstapel importiert wurden. Wenn Sie anschließend über Zurück in den Rechnungsstapel wechseln und den richtigen Gläubiger auswählen, sollten die importierten Einträge dort als Rechnungsstapeleintrag angezeigt werden.
Wenn Sie nun den Button "Rechnung" (Rechnung generieren) drücken, erhalten Sie zuerst einen Hinweis, wie viele Rechnungen tatsächlich generiert werden. Im Beispiel mit den vier Positionen würde nur eine Rechnung erstellt, da alle Positionen demselben Verein zugeordnet sind. Beim Start des Generierens erscheint ein Sicherheitshinweis, da das Erstellen von Rechnungen nicht rückgängig gemacht werden kann (aufgrund der fortlaufenden, einheitlichen Rechnungsnummer).
Nun werden die Rechnungen generiert, und es wird angezeigt, wie viele noch erstellt werden müssen. Bitte unterbrechen Sie diesen Vorgang nicht, auch wenn er etwas länger dauern sollte. Technisch wird die Anzahl der zu erstellenden Rechnungen in 10er-Schritten heruntergezählt, und die voraussichtliche Wartezeit wird angezeigt, bis alle Rechnungen erstellt sind und der Hinweis erscheint, dass der Vorgang abgeschlossen ist.
Falls bestimmte Vereine keine Rechnungsadresse zugewiesen haben und somit keine gültige Adresse zum Versand der Rechnung hinterlegt ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Anschließend sind die Rechnungen im Bereich Rechnungen sichtbar und können, wie im Kapitel 5.1 Fakturierung- Rechnung - GS Admin beschrieben, versendet werden.