5.1 Fakturierung- Rechnung - GS Admin

IIm Modul „Fakturierung“ kann der Benutzer Rechnungen für Personen, Firmen oder Vereine erstellen, bearbeiten und löschen.

Suchen Sie über die entsprechenden Suchfelder eine bestimmte Rechnung? Dann filtern Sie nach Namen, Vornamen, Verein, Rechnungsdatum und vielem mehr. Zum Suchen drücken Sie auf das Lupen-Icon.

Beim Suchen und Export werden nur die Daten exportiert, die aktuell aufgelistet sind. Standardmäßig werden immer 25 Ergebnisse pro Seite angezeigt.

Wenn Sie alle Datensätze suchen oder in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, tragen Sie in das Feld, in dem die Zahl '25' steht (zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, z. B. '500'. Bestätigen Sie die Eingabe mit 'Enter' oder durch Klicken auf das Lupen-Symbol und führen Sie anschließend den Export durch.

Zunächst werden die sichtbaren Icons und Buttons beschrieben, die mit Buchstaben oder Zahlen markiert sind. Im weiteren Verlauf folgt eine detaillierte Beschreibung der Arbeit mit den einzelnen Funktionen und Modulen.

Um eine neue Rechnung anzulegen, muss das Plus-Symbol gedrückt werden. Bei der Bearbeitung einer bestehenden Rechnung wählt der Benutzer zunächst die betreffende Rechnung aus und drückt anschließend das Stift-Symbol. Zum Löschen einer Rechnung ist es erforderlich, ebenfalls zuerst eine Rechnung auszuwählen, gefolgt von einem Klick auf das rote Kreuz-Symbol.

Um eine Rechnung zu versenden, muss der entsprechende Versand-Button betätigt werden.

Einzelversand

Mit dem Button Einzelversand/ Vorschau (A) kann die Rechnung begutachtet und das Druckdatum festgelegt werden, falls noch kein Datum vorhanden ist. Markieren Sie hierzu die entsprechende einzelne Rechnung, wie in der Abbildung dargestellt, und betätigen Sie den Button Einzelversand / Vorschau (A).

Open

Im nun geöffneten Fenster sind drei Optionen zur weiteren Bearbeitung sichtbar.

Open

B - Direktversand / Druckdatum setzen: Bei dieser Option werden die Daten direkt übernommen, eine weitere Bearbeitung ist dann nicht mehr möglich. Bitte prüfen Sie die Rechnung vorher genau. Anschließend wird die Rechnung in der Übersicht (nächste Abbildung) übernommen. Dort wird die Rechnungsnummer fett und dunkelblau dargestellt.

Falls eine Ratenzahlung hinterlegt ist, wird dies durch das Icon neben der Rechnungsnummer markiert, wie in der Abbildung zu sehen ist. Die Rechnungssumme erscheint unter Bruttopreis fett und dunkelgrün. Handelt es sich um einen Lastschrifteinzug (mit vorhandenem SEPA-Mandat), so wird die Summe unter Zahlbetrag fett grün dargestellt.

Fehlt ein SEPA-Mandat, erscheint beim Zahlbetrag eine fett orangefarbene Nullsumme; in diesem Fall müssen Sie den Zahlbetrag manuell eingeben.

Nachdem das Druckdatum gesetzt ist, können Sie sich die Rechnung durch Klicken auf die fett dunkelblau markierte Rechnungsnummer im PDF-Format anzeigen lassen. Sollte, wie in der Abbildung, keine farbliche Markierung bei der Summe und der Rechnungssumme ersichtlich sein, ist die Rechnung noch nicht abschließend geprüft, und das Druckdatum wurde noch nicht gesetzt – in diesem Fall ist eine Bearbeitung weiterhin möglich.

C - Rechnung geprüft: Mit dieser Option können Sie die Rechnung auf sachliche und fachliche Richtigkeit prüfen, ohne ein Druckdatum zu setzen. Die Rechnung wird dann auf den Status geprüft gesetzt, und eine Bearbeitung bleibt weiterhin möglich. Dies ist sinnvoll, wenn es in Ihrem Verband mehrere Verantwortungsebenen gibt, die vor dem Versand einer Rechnung oder Gutschrift eine Prüfung vornehmen.

D - Zurück: Hier können Sie zur gesamten Rechnungsübersicht zurückkehren

Massenversand

Im Massenversand kann der Benutzer auswählen, auf welche Weise die Rechnung verschickt werden soll, wodurch die Effizienz beim Versand mehrerer Rechnungen gesteigert wird.

Im Gegensatz zum Einzelversand müssen Sie hier im ersten Schritt keine Rechnungsauswahl treffen. Nach dem Klick auf den Button (E) Massenversand öffnet sich ein neues Fenster.

Sie sehen jetzt das Fenster Rechnungen versenden. Hier können Sie über verschiedene Auswahlfunktionen die Art der Rechnungen bestimmen. Zunächst müssen Sie den Gläubiger auswählen; je nach Verband können hier mehrere Gläubiger zur Auswahl stehen. Beachten Sie, dass nur Rechnungen ohne Druckdatum (Beschreibung hierzu im Abschnitt Einzelversand) über diesen Weg versendet werden können.

Neue Rechnung anlegen

Um eine neue Rechnung anzulegen, drücken Sie die Plustaste. Es öffnet sich ein neues Fenster zur weiteren Bearbeitung.

Wählen Sie zunächst den passenden Gläubiger aus. Abhängig vom Verband kann es verschiedene Gläubiger geben, die für die Rechnung in Frage kommen. Danach entscheiden Sie, ob die Rechnung an einen Verein, eine Person oder eine Firma gerichtet werden soll, und wählen die Option aus, die zu Ihrem Fall passt. Falls der Verband mehrere Gläubiger oder Empfängerarten zulässt, passen Sie die Auswahl entsprechend an.

Da hier die Option Verein ausgewählt wurde, suchen Sie jetzt nach dem Verein, dem die Rechnung ausgestellt werden soll.

Im Rahmen der Fakturierung können Rechnungen entweder per Überweisung, Barzahlung oder Bankeinzug (hierfür ist ein SEPA-Mandat erforderlich) beglichen werden. Die Vorgaben hierzu können je nach Verband variieren. Die Zahlung per SEPA-Mandat bietet dabei jedoch den Vorteil, den Zahlungsprozess zu vereinfachen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, was sie zur kostengünstigsten Option macht. Sie können nun die für Sie passende Zahlungsmethode (2) auswählen. Zusätzlich besteht über das Rechnungsmodul auch die Möglichkeit, Gutschriften zu erstellen.

Für den zielgerichteten Zahlungsverkehr können Vereine mehrere Bankverbindungen (3) hinterlegen, um Zahlungsströme gezielt zu steuern. So kann etwa ein Girokonto für den laufenden Zahlungsverkehr wie Mitgliedsbeiträge genutzt werden, während ein separates Spendenkonto die Verwaltung zweckgebundener Mittel erleichtert.

Das Rechnungsdatum wird automatisch basierend auf der hinterlegten Konfiguration gesetzt. Wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Rechnungsdatum festlegen möchten, können Sie dies im Feld Rechnungsdatum (4)anpassen.

Um die Rechnung anzulegen, klicken Sie auf den grünen Button Weiter/Rechnung anlegen (5).

Auf der rechten Seite sehen Sie die Rechnungsanschrift. Falls dort kein Eintrag angezeigt wird, muss eine Rechnungsanschrift unter Vereins Account / Funktionen zugewiesen werden.

Sie können nun die Rechnungsadresse einsehen (6) und bei Bedarf die einzelnen Felder bearbeiten. Ebenso lassen sich die Rechnungsdaten (7) und die E-Mail-Adresse anpassen, an die die Rechnung gesendet werden soll. Über die Option "E-Mailversand" können Sie entscheiden, ob die Rechnung per Mail versendet werden soll.

Die Kopf- und Fußzeile ( 8 )der Rechnung können Sie individuell anpassen.

Rechnungspositionen fügen Sie über den Button Positionen hinzufügen (9)hinzu.

Wählen Sie (10) Position , die Artikelgruppe (11), den Artikel (12) sowie die Menge und die entsprechende Mehrwertsteuer aus. Die Artikelgruppe können Sie unter Artikel Gruppe und den Artikel unter Artikel Stamm anlegen und bearbeiten.

Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, errechnet sich der Rechnungsbetrag. Sie haben die Möglichkeit, im Zusatztext eine individuelle Beschreibung hinzuzufügen und sehen dann die Zusammenfassung. Wenn Sie die Rechnung löschen möchten, nutzen Sie das rote Lösch-Icon; wenn Sie die Rechnung speichern möchten, drücken Sie das grüne Speicher-Icon oben rechts.

Sie finden dann Ihre neue Rechnung unter Rechnungen.

Vorhandene Rechnung bearbeiten

Um eine vorhandene und angelegte Rechnung zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Rechnung über die (13) Markierung am Kreis-Icon aus und drücken dann das Stift-Icon.

Sie befinden sich nun in der Ansicht zur Rechnungsbearbeitung.

Durch einen Klick auf den Schriftzug (14) "Rechnungskopf ein-/ausblenden" öffnet sich eine Ansicht, in der der Inhalt der Rechnung dargestellt wird. Wie bereits zu Beginn beschrieben, können Sie hier die Rechnung anpassen, neue Positionen hinzufügen und Änderungen in den Adressfeldern vornehmen.

Ratenzahlung

Unter "Ratenzahlung" haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen für Zahlungen in Raten anzulegen.

Geben Sie dazu zunächst die Anzahl der Raten, den Betrag der ersten Rate und das Datum der ersten Zahlung ein.

Über das (15) Blitz-Icon generieren Sie die Raten, die sich aus den zuvor gemachten Eingaben ergeben.

Über das Stift-Icon neben den Raten können Sie das Datum des Zahlungsziels anpassen. Speichern Sie anschließend die Änderungen mit dem grünen Speicher-Button. Wenn Sie die Ratenzahlung insgesamt speichern möchten, klicken Sie auf das grüne Speicher-Icon oben rechts.

Zahlungen

Erfolgte Zahlungen können Sie hier eintragen – dies ist insbesondere bei Personen oder Vereinen notwendig, die kein SEPA-Mandat hinterlegt haben.

Klicken Sie auf Zahlungen hinzufügen und tragen Sie das Zahldatum ein

Geben Sie den Zahlbetrag und das Buchungsdatum ein. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, können Sie diese im Feld Bemerkungen eintragen. Speichern Sie anschließend mit dem grünen Speicher-Icon.

Mailversand

Hier können Sie den individuellen Versand der Rechnung per Mail anpassen. In den allgemeinen Einstellungen zum Rechnungsversand sind die grundlegenden Daten für den Mailversand hinterlegt. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den einzelnen Versand von Rechnungen vorzunehmen.