Fakturierung- Rechnung - GS Admin

Im Modul „Fakturierung“ kann der Benutzer Rechnungen für Personen, Firmen oder Vereine erstellen, bearbeiten und löschen.

Rechnungen suchen und filtern

Suchen Sie eine bestimmte Rechnung, können Sie die Filterfunktionen nutzen. Es stehen verschiedene Kriterien zur Verfügung, darunter:

• Name und Vorname

• Verein

• Rechnungsdatum

Nach der Eingabe der Suchkriterien bestätigen Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupen-Symbol.

Export von Rechnungen

Beim Suchen und Exportieren werden nur die aktuell angezeigten Daten exportiert. Standardmäßig sind 25 Ergebnisse pro Seite sichtbar.

Möchten Sie alle Datensätze exportieren, ändern Sie die Zahl in dem Feld zwischen den Pfeiltasten, z. B. auf „500“, und bestätigen Sie mit „Enter“ oder einem Klick auf die Lupe, bevor Sie den Export ausführen.

Rechnungen erstellen, bearbeiten und löschen

• Neue Rechnung anlegen: Klicken Sie auf das Plus-Symbol

• Rechnung bearbeiten: Wählen Sie eine bestehende Rechnung aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol

• Rechnung löschen: Markieren Sie eine Rechnung und klicken Sie auf das rote Kreuz-Symbol

Rechnungen versenden

Zum Versenden einer Rechnung betätigen Sie den entsprechenden Versand-Button.

Einzelversand einer Rechnung

Mit dem Button „Einzelversand / Vorschau (A)“ können Sie die Rechnung vor dem Versand einsehen und ein Druckdatum festlegen, falls dieses noch nicht gesetzt wurde.
Markieren Sie dazu die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf „Einzelversand / Vorschau (A)“.

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Open

Im nun geöffneten Fenster sind drei Optionen zur weiteren Bearbeitung sichtbar.

Open

Direktversand und Druckdatum setzen

Die Option „B - Direktversand / Druckdatum setzen“ ermöglicht die sofortige Übernahme der Rechnung, wodurch eine weitere Bearbeitung nicht mehr möglich ist. Bitte prüfen Sie die Rechnung vorher sorgfältig, bevor Sie diese Funktion nutzen.

Nach dem Setzen des Druckdatums wird die Rechnung in der Übersicht übernommen. Dabei erfolgt eine farbliche Markierung zur besseren Nachverfolgbarkeit:

• Die Rechnungsnummer wird fett und dunkelblau dargestellt.

• Falls eine Ratenzahlung hinterlegt ist, erscheint ein Icon neben der Rechnungsnummer als Kennzeichnung.

• Die Rechnungssumme unter „Bruttopreis“ wird fett und dunkelgrün angezeigt.

• Bei Lastschrifteinzug (mit SEPA-Mandat) erscheint der Zahlbetrag fett grün.

• Fehlt ein SEPA-Mandat, wird beim Zahlbetrag eine fett orangefarbene Nullsumme dargestellt. In diesem Fall muss der Zahlbetrag manuell eingegeben werden.

Rechnung als PDF anzeigen

Nach dem Setzen des Druckdatums können Sie die Rechnung als PDF-Dokument aufrufen, indem Sie auf die fett dunkelblaue Rechnungsnummer klicken.

Falls in der Übersicht keine farbliche Markierung bei der Rechnungssumme oder dem Zahlbetrag ersichtlich ist, bedeutet dies, dass:

• Die Rechnung noch nicht final geprüft wurde.

• Das Druckdatum noch nicht gesetzt wurde.

In diesem Fall ist eine Bearbeitung weiterhin möglich.

C - Rechnung geprüft: Mit dieser Option können Sie die Rechnung auf sachliche und fachliche Richtigkeit prüfen, ohne ein Druckdatum zu setzen. Die Rechnung wird dann auf den Status geprüft gesetzt, und eine Bearbeitung bleibt weiterhin möglich. Dies ist sinnvoll, wenn es in Ihrem Verband mehrere Verantwortungsebenen gibt, die vor dem Versand einer Rechnung oder Gutschrift eine Prüfung vornehmen.

D - Zurück: Hier können Sie zur gesamten Rechnungsübersicht zurückkehren

Massenversand

Im Massenversand kann der Benutzer auswählen, auf welche Weise die Rechnung verschickt werden soll, wodurch die Effizienz beim Versand mehrerer Rechnungen gesteigert wird.

Im Gegensatz zum Einzelversand müssen Sie hier im ersten Schritt keine Rechnungsauswahl treffen. Nach dem Klick auf den Button (E) Massenversand öffnet sich ein neues Fenster.

Sie sehen jetzt das Fenster Rechnungen versenden. Hier können Sie über verschiedene Auswahlfunktionen die Art der Rechnungen bestimmen. Zunächst müssen Sie den Gläubiger auswählen; je nach Verband können hier mehrere Gläubiger zur Auswahl stehen. Beachten Sie, dass nur Rechnungen ohne Druckdatum (Beschreibung hierzu im Abschnitt Einzelversand) über diesen Weg versendet werden können.

Neue Rechnung anlegen

Um eine neue Rechnung anzulegen, drücken Sie die Plustaste. Es öffnet sich ein neues Fenster zur weiteren Bearbeitung.

Wählen Sie zunächst den passenden Gläubiger aus. Abhängig vom Verband kann es verschiedene Gläubiger geben, die für die Rechnung in Frage kommen. Danach entscheiden Sie, ob die Rechnung an einen Verein, eine Person oder eine Firma gerichtet werden soll, und wählen die Option aus, die zu Ihrem Fall passt. Falls der Verband mehrere Gläubiger oder Empfängerarten zulässt, passen Sie die Auswahl entsprechend an.

Da hier die Option Verein ausgewählt wurde, suchen Sie jetzt nach dem Verein, dem die Rechnung ausgestellt werden soll.

Im Rahmen der Fakturierung können Rechnungen entweder per Überweisung, Barzahlung oder Bankeinzug (hierfür ist ein SEPA-Mandat erforderlich) beglichen werden. Die Vorgaben hierzu können je nach Verband variieren. Die Zahlung per SEPA-Mandat bietet dabei jedoch den Vorteil, den Zahlungsprozess zu vereinfachen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, was sie zur kostengünstigsten Option macht. Sie können nun die für Sie passende Zahlungsmethode (2) auswählen. Zusätzlich besteht über das Rechnungsmodul auch die Möglichkeit, Gutschriften zu erstellen.

Für den zielgerichteten Zahlungsverkehr können Vereine mehrere Bankverbindungen (3) hinterlegen, um Zahlungsströme gezielt zu steuern. So kann etwa ein Girokonto für den laufenden Zahlungsverkehr wie Mitgliedsbeiträge genutzt werden, während ein separates Spendenkonto die Verwaltung zweckgebundener Mittel erleichtert.

Das Rechnungsdatum wird automatisch basierend auf der hinterlegten Konfiguration gesetzt. Wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Rechnungsdatum festlegen möchten, können Sie dies im Feld Rechnungsdatum (4)anpassen.

Um die Rechnung anzulegen, klicken Sie auf den grünen Button Weiter/Rechnung anlegen (5).

Auf der rechten Seite sehen Sie die Rechnungsanschrift. Falls dort kein Eintrag angezeigt wird, muss eine Rechnungsanschrift unter Vereins Account / Funktionen zugewiesen werden.

Sie können nun die Rechnungsadresse einsehen (6) und bei Bedarf die einzelnen Felder bearbeiten. Ebenso lassen sich die Rechnungsdaten (7) und die E-Mail-Adresse anpassen, an die die Rechnung gesendet werden soll. Über die Option "E-Mailversand" können Sie entscheiden, ob die Rechnung per Mail versendet werden soll.

Die Kopf- und Fußzeile ( 8 )der Rechnung können Sie individuell anpassen.

Rechnungspositionen fügen Sie über den Button Positionen hinzufügen (9)hinzu.

Wählen Sie (10) Position , die Artikelgruppe (11), den Artikel (12) sowie die Menge und die entsprechende Mehrwertsteuer aus. Die Artikelgruppe können Sie unter Artikel Gruppe und den Artikel unter Artikel Stamm anlegen und bearbeiten.

Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, errechnet sich der Rechnungsbetrag. Sie haben die Möglichkeit, im Zusatztext eine individuelle Beschreibung hinzuzufügen und sehen dann die Zusammenfassung. Wenn Sie die Rechnung löschen möchten, nutzen Sie das rote Lösch-Icon; wenn Sie die Rechnung speichern möchten, drücken Sie das grüne Speicher-Icon oben rechts.

Sie finden dann Ihre neue Rechnung unter Rechnungen.

Vorhandene Rechnung bearbeiten

Um eine vorhandene und angelegte Rechnung zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Rechnung über die (13) Markierung am Kreis-Icon aus und drücken dann das Stift-Icon.

Sie befinden sich nun in der Ansicht zur Rechnungsbearbeitung.

Durch einen Klick auf den Schriftzug (14) "Rechnungskopf ein-/ausblenden" öffnet sich eine Ansicht, in der der Inhalt der Rechnung dargestellt wird. Wie bereits zu Beginn beschrieben, können Sie hier die Rechnung anpassen, neue Positionen hinzufügen und Änderungen in den Adressfeldern vornehmen.

Ratenzahlung

Unter "Ratenzahlung" haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen für Zahlungen in Raten anzulegen.

Geben Sie dazu zunächst die Anzahl der Raten, den Betrag der ersten Rate und das Datum der ersten Zahlung ein.

Über das (15) Blitz-Icon generieren Sie die Raten, die sich aus den zuvor gemachten Eingaben ergeben.

Über das Stift-Icon neben den Raten können Sie das Datum des Zahlungsziels anpassen. Speichern Sie anschließend die Änderungen mit dem grünen Speicher-Button. Wenn Sie die Ratenzahlung insgesamt speichern möchten, klicken Sie auf das grüne Speicher-Icon oben rechts.

Zahlungen

Erfolgte Zahlungen können Sie hier eintragen – dies ist insbesondere bei Personen oder Vereinen notwendig, die kein SEPA-Mandat hinterlegt haben.

Klicken Sie auf Zahlungen hinzufügen und tragen Sie das Zahldatum ein

Geben Sie den Zahlbetrag und das Buchungsdatum ein. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, können Sie diese im Feld Bemerkungen eintragen. Speichern Sie anschließend mit dem grünen Speicher-Icon.

Mailversand

Hier können Sie den individuellen Versand der Rechnung per Mail anpassen. In den allgemeinen Einstellungen zum Rechnungsversand sind die grundlegenden Daten für den Mailversand hinterlegt. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den einzelnen Versand von Rechnungen vorzunehmen.