Fakturierung- Artikel Gruppen- GS Admin
Für die Nutzung der Fakturierung müssen Sie zunächst Artikelgruppen und Artikelstämme anlegen.
Um eine neue Artikelgruppe zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Icon. So können Sie ganz einfach weitere Gruppen hinzufügen.
Bestehende Artikelgruppen können Sie bearbeiten, indem Sie das Stift-Icon auswählen. Damit passen Sie die Informationen und Einstellungen der Gruppe an.
Wenn Sie eine Artikelgruppe nicht mehr benötigen, können Sie diese über das rote Kreuz-Icon löschen.
Detaillierte Pflege von Artikelgruppen
Bei der Verwaltung von Artikelgruppen haben Sie verschiedene Felder zur Verfügung, die Sie sorgfältig ausfüllen sollten, um eine klare Struktur und korrekte Zuordnung der Artikel sicherzustellen.
Artikelgruppen-Nummer
Die Artikelgruppen-Nummer können Sie selbst vergeben. Diese Nummerierung bestimmt die Reihenfolge, in der die Artikelgruppen angezeigt und verarbeitet werden. Eine systematische Vergabe erleichtert die Übersicht und Organisation der Artikelgruppen.
Bezeichnung der Artikelgruppe
Im Feld Bezeichnung tragen Sie den Namen oder die Beschreibung der Artikelgruppe ein. Diese Bezeichnung ist die Hauptbeschreibung, die an verschiedenen Stellen im System verwendet wird und sollte daher möglichst präzise und aussagekräftig sein.
Kurzbeschreibung
Zusätzlich zur Hauptbezeichnung können Sie eine Kurzbeschreibung hinterlegen. Diese dient als ergänzende Information und hilft dabei, die Artikelgruppe kurz und knapp zu charakterisieren, zum Beispiel für Listenansichten oder schnelle Erkennungen.
Art der Artikelgruppe
Im Feld Artikelgruppe Art wählen Sie aus, ob es sich bei der Artikelgruppe um eine Hauptleistung oder eine Nebenleistung handelt. Diese Unterscheidung ist wichtig für die Abrechnung und das Reporting, da Hauptleistungen häufig die Kernprodukte oder -dienstleistungen darstellen, während Nebenleistungen ergänzende Angebote sind.
Verbandskonto
Über die Auswahl des Verbandskontos legen Sie fest, auf welches Konto die Umsätze oder Buchungen der Artikelgruppe gebucht werden sollen. Dies ist relevant für die Finanzbuchhaltung und sorgt für eine korrekte Zuordnung der Einnahmen.
Bankeinzugsbereich
Mit dem Feld Bankeinzugsbereich definieren Sie, ob und in welcher Form der Bankeinzug für die Artikelgruppe durchgeführt werden soll. Hier können Sie verschiedene Bankeinzugsbereiche auswählen, die im Modul Bankeinzugsbereiche angelegt und gepflegt werden. Dadurch steuern Sie beispielsweise, ob die Zahlungen per Lastschrift eingezogen werden oder ob andere Zahlungswege genutzt werden.
Eine sorgfältige Pflege dieser Felder gewährleistet, dass Ihre Artikelgruppen übersichtlich strukturiert sind und alle notwendigen Informationen für die Fakturierung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung vorliegen.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Rechnung nicht ausschließlich aus Nebenleistungen bestehen darf. Mindestens eine Hauptleistung muss auf jeder Rechnung enthalten sein. Die Zuordnung, welche Artikelgruppen als Haupt- oder Nebenleistungen gelten, können Sie dabei selbst festlegen. Dadurch behalten Sie die Kontrolle über die Zusammensetzung Ihrer Rechnungen und stellen sicher, dass diese den geltenden Vorgaben entsprechen.
Suche und Export von Daten
Beim Suchen und Exportieren werden immer nur die Datensätze verarbeitet, die aktuell auf der Ergebnisliste angezeigt werden. Standardmäßig sind das 25 Ergebnisse pro Seite.
Wenn Sie alle Datensätze suchen oder eine größere Anzahl in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, ändern Sie die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite. Tragen Sie dazu im Feld, in dem aktuell die Zahl „25“ steht (zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, beispielsweise „500“.
Bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste „Enter“ oder durch einen Klick auf das Lupen-Symbol. Danach können Sie den Export durchführen und erhalten alle angezeigten Datensätze in der Excel-Datei.