11.19 Seminar -Referenten-GS Admin
- Sven Wolter
Wie bereits in der Beschreibung des Moduls Vorträge/ Referenten erläutert, können Sie im Modul Referenten die Referenten anlegen, die bei Ihren Seminaren zum Einsatz kommen. Zusätzlich können Sie hier auch bestehende Datensätze von Referenten bearbeiten.
Zu Beginn stehen Ihnen die bereits aus anderen Modulen bekannten Filter- und Suchfunktionen zur Verfügung, um gezielt nach einem Referenten zu suchen. Darüber hinaus werden die bereits angelegten Referenten in einer tabellarischen Übersicht dargestellt.
Über das Plus-Icon können Sie einen neuen Referenten anlegen. Mit dem Stift-Icon haben Sie die Möglichkeit, bereits vorhandene Datensätze zu bearbeiten. Das rote X-Icon ermöglicht das Löschen von Datensätzen.
Wichtig: Gelöschte Datensätze werden nicht archiviert und sind dauerhaft entfernt.
Neue Referenten anlegen – Plus-Icon
Um einen neuen Referenten anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon. Anschließend öffnet sich ein Eingabeformular, in dem Sie die relevanten Informationen zum Referenten erfassen können. Sobald Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, speichern Sie den Datensatz, um den Referenten in das System aufzunehmen.
Geben Sie den Namen und Vornamen Ihres Referenten ein, um zu prüfen, ob für diesen bereits ein Datensatz in Phoenix II vorhanden ist.
Es werden Ihnen nun alle Datensätze mit dem eingegebenen Suchnamen angezeigt, entweder innerhalb Ihres Verbandes oder – sofern Sie die entsprechende Konfiguration vorgenommen haben – auch verbandsübergreifend.
Sollten Sie den gewünschten Datensatz bereits gefunden haben, klicken Sie auf den Button „Gewählten Datensatz benutzen“, um diesen auszuwählen.
Sie können nun die notwendigen Daten für den Referenten ergänzen. Dazu gehört unter anderem der Verein, aus dem der Referent stammt. Auch der Honorarsatz des Referenten kann hier hinterlegt werden; weitere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung des Moduls Honorarsätze. Ebenso können Sie die Entfernung zum Einsatzort eintragen, was sich empfiehlt, wenn der Einsatzort nicht regelmäßig wechselt.
Zusätzlich können Sie wählen, ob eine Ausbilder-Card oder eine Einzelabrechnung zur Honorar- und Fahrtkostenabrechnung verwendet wird.
Wenn der Referent momentan nicht verfügbar ist, können Sie ihn auf „Passiv“ setzen. Dadurch bleibt der Referent im System, wird jedoch in der Planung als nicht aktiv angezeigt und steht für zukünftige Einsätze nicht zur Verfügung.
Kein Datensatz vorhanden - Neu Anlegen
Falls kein Datensatz zu dem gesuchten Namen vorhanden ist und Sie diesen Referenten neu anlegen möchten, klicken Sie auf „Neu anlegen“.
Sie können nun den Referenten als neuen Personen-Account anlegen. Diese Schritte sind Ihnen aus den vorherigen Beschreibungen und Modulen bereits bekannt.