11.0 Seminare- Allgemeine Information-Suchen und Filtern -GS Admin

Der Sinn und Zweck des Seminare-Moduls in Phoenix II besteht darin, Seminare einsehbar, verwaltbar und pflegbarzu machen. Mit diesem Modul können insbesondere das Erstellen, die Bearbeitung sowie das Kopieren von Seminaren durchgeführt werden.

Dieses Kapitel soll Sie dabei unterstützen, sich in das Seminare-Modul von Phoenix II einzuarbeiten und es effektiv zu verwenden. Dazu werden die Arbeitsschritte in den verschiedenen Modulen beispielhaft erläutert.

Um die Module sehen und nutzen zu können, ist es zwingend erforderlich, dass Sie sich in der Rolle GS-Admin befinden.

Anschließend klicken Sie bitte auf den Menüpunkt Seminare. Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle notwendigen Module, die für die Seminarverwaltung zur Verfügung stehen.

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In dieser Ansicht finden Sie eine Vielzahl von Filter- und Auswahlmöglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, spezifische Seminare oder Seminargruppen gezielt zu suchen und zu verwalten.

Im weiteren Verlauf werden die einzelnen Filter- und Auswahlmöglichkeiten des Seminare-Moduls in Phoenix II detailliert beschrieben, um Ihnen ein umfassendes Verständnis für deren Funktionalität und Anwendung zu vermitteln.

Jeder Filter und jede Auswahloption wird dabei im Kontext ihrer Nutzung erläutert. Dies ermöglicht es Ihnen, die Suchergebnisse gezielt zu steuern und die gewünschten Seminardaten effizient und präzise zu finden. Besonders hilfreich sind diese Funktionen, wenn Sie mit einer großen Anzahl an Seminaren arbeiten und spezifische Informationen schnell abrufen müssen.

Die Beschreibungen beinhalten:

• die Funktion jedes Filters,

• mögliche Eingabewerte,

• und Beispiele, wie diese Filter effektiv eingesetzt werden können, um die Seminarverwaltung zu optimieren.

Seminar-Nr.:
In diesem Feld können Sie gezielt nach bereits vorhandenen Seminaren suchen, indem Sie die vergebene Seminarnummer eingeben. Diese Option ist besonders hilfreich, wenn Sie ein spezifisches Seminar schnell finden möchten, ohne weitere Filter setzen zu müssen. Die Eingabe der genauen Seminarnummer führt direkt zum gewünschten Ergebnis.

Beschreibung/Titel:
In diesem Feld können Sie nach Seminaren suchen, indem Sie den von Ihnen vergebenen Titel oder die Beschreibung des Seminars eingeben. Dies ermöglicht es Ihnen, Seminare schnell zu finden, selbst wenn die genaue Seminarnummer nicht bekannt ist. Die Suche kann sowohl für vollständige als auch für teilweise Übereinstimmungen genutzt werden.

Tipp: Wenn Sie den genauen Titel oder die exakte Beschreibung des Seminars nicht kennen, können Sie die Suche durch die Verwendung von Platzhalterzeichen erweitern. Möchten Sie beispielsweise nach einem Seminar suchen, das das Wort „Laufen“ im Titel oder in der Beschreibung enthält, geben Sie in das Suchfeld *Laufen* ein. Dadurch werden alle Seminare angezeigt, die dieses Wort entweder im Titel oder in der Beschreibung enthalten.

Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Sie sich nur an Teile eines Titels oder einer Beschreibung erinnern oder nach einer Gruppe ähnlicher Seminare suchen möchten.

Archiv:
Mit dieser Funktion können Sie bereits vorhandene und stattgefundene Seminare archivieren. Wie genau die Archivierung durchgeführt wird, wird in einem späteren Modul detailliert erklärt. In diesem Feld können Sie gezielt auf die archivierten Seminare zugreifen und diese anzeigen lassen. Dies ist hilfreich, um frühere Veranstaltungen zu dokumentieren oder Informationen aus abgeschlossenen Seminaren nachzuvollziehen.

Online Anmeldungen und freie Plätze:
Mit diesen Optionen können Sie sich gezielt die vorhandenen Online-Anmeldungen für das zuvor gefilterte Seminar anzeigen lassen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Seminare zu finden, die noch freie Plätze zur Verfügung haben. Diese Funktionen erleichtern es Ihnen, den aktuellen Anmeldestatus zu prüfen und gezielt Seminare mit offenen Kapazitäten zu identifizieren.

Status:
Auswahl im Seminare-Modul von Phoenix II ermöglicht es Ihnen, Seminare basierend auf ihrem aktuellen Zustand zu filtern.
Wenn keine Auswahl getroffen wird, werden alle Seminare angezeigt.
Der Status "geplant" bezieht sich auf Seminare, die sich noch in der Planungsphase befinden.
Mit "ausgeschrieben" werden Seminare angezeigt, die offiziell veröffentlicht und zur Anmeldung freigegeben sind.
Der Status "Teilnehmer bestätigt" zeigt Seminare an, bei denen die Teilnehmer bereits bestätigt wurden.
Abgeschlossene Seminare können Sie mit dem Status "abgeschlossen"filtern, während "abgesagt" Seminare listet, die storniert wurden.
Diese Filterfunktion erleichtert eine präzise Verwaltung von Seminaren in unterschiedlichen Stadien.

Zuständige/r GS:
Dieses Feld filtert die Seminare nach dem zuständigen GS-Admin. Diese Funktion ist besonders wichtig für Verbände mit mehreren GS-Admins, da sie eine gezielte Suche nach Zuständigkeiten ermöglicht. So können Verantwortlichkeiten klar zugeordnet und entsprechende Seminare schneller gefunden werden.

Seminar Beginn:
Dieses Feld ermöglicht es, Seminare nach dem Datum ihres Beginns zu filtern. Hier können Sie beispielsweise Filtermöglichkeiten über einen längeren Zeitraum nutzen, indem Sie ein Startdatum für die Seminare festlegen. Diese Funktion hilft, Seminare in einem bestimmten Zeitraum gezielt anzuzeigen.

Seminar Ende:
Dieses Feld ermöglicht es, Seminare nach dem Datum ihres Endes zu filtern. Hier können Sie beispielsweise Filtermöglichkeiten über einen längeren Zeitraum nutzen, indem Sie ein Enddatum für die Seminare festlegen. Diese Funktion hilft, Seminare in einem bestimmten Zeitraum gezielt anzuzeigen.

Teilnehmer und Verein:
Diese Felder ermöglichen die Suche nach dem Namen von Teilnehmern an Seminaren oder nach den Vereinen, die bei der Anmeldung der Seminare angegeben wurden. Diese Funktion erleichtert das Auffinden von Seminaren, die mit bestimmten Personen oder Vereinen in Verbindung stehen.

Seminarleiter:
Dieses Feld ermöglicht die gezielte Suche nach Seminarleitern. So können Sie Seminare finden, die von einer bestimmten Person geleitet werden.

Sortierung: Mit dieser Funktion können Sie die zuvor gefilterten Seminare nach verschiedenen Kriterien sortieren. Eine der Optionen ist beispielsweise die Sortierung nach der Seminarnummer. Dadurch können die Ergebnisse in einer logischen Reihenfolge angezeigt werden, was die Übersichtlichkeit und die Verwaltung von Seminaren erleichtert.

Um ein neues Seminar anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon in den entsprechenden Feldern. Diese Icons ermöglichen das Hinzufügen neuer Einträge in verschiedenen Kategorien wie Seminarart, Seminarort, Seminarleiter oder zuständige Geschäftsstelle. Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich ein Fenster oder Eingabeformular, in dem die neuen Informationen eingegeben und gespeichert werden können. Danach stehen die hinzugefügten Daten in der Auswahlliste zur Verfügung.

Die Beschreibung finden Sie im Kapitel Seminar neu anlegen.