Seminare -Seminarverwaltung-Stammdaten-Seminare neu anlegen- GS Admin

Um ein neues Seminar anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon in den entsprechenden Feldern. Diese Icons ermöglichen das Hinzufügen neuer Einträge in verschiedenen Kategorien wie Seminarart, Seminarort, Seminarleiter oder zuständige Geschäftsstelle. Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich ein Fenster oder Eingabeformular, in dem die neuen Informationen eingegeben und gespeichert werden können. Danach stehen die hinzugefügten Daten in der Auswahlliste zur Verfügung.

Sichtbare Felder und Auswahlmöglichkeiten im Seminare-Modul

Im Seminare-Modul von Phoenix II stehen Ihnen verschiedene Felder und Optionen zur Verfügung, um Seminare präzise zu erfassen und individuell zu gestalten. Nachfolgend werden die wichtigsten Eingabefelder und deren Funktionen erläutert:

Art des Seminars

Art:
Wählen Sie, ob es sich um ein Einzelseminar (einmalige Veranstaltung) oder um ein Seminar mit festgelegten Teilseminaren handelt.
- Einzelseminar: Ein einzelnes Seminar oder Lehrgang.
- Seminar mit Teilseminaren: Ein Hauptseminar, das aus mehreren Teilseminaren besteht (z. B. „Trainer C Basisseminar“ als Hauptseminar mit mehreren Modulen als Teilseminare).

Seminarstatus

Status:
Definieren Sie den aktuellen Stand des Seminars:
- Geplant: Seminar ist angelegt, aber noch nicht veröffentlicht.
- Ausgeschrieben: Seminar ist freigegeben und für Anmeldungen sichtbar.
- Teilnehmer bestätigt: Anmeldungen wurden geprüft und bestätigt (interner Vermerk).
- Abgeschlossen: Seminar wurde durchgeführt und alle Nacharbeiten sind erledigt.
- Abgesagt: Seminar wurde offiziell storniert; eine Benachrichtigung geht an alle Beteiligten.

Seminarnummer

Seminarnummer:
Jede Veranstaltung erhält eine eindeutige Nummer zur internen Zuordnung. Die Vergabe dieser Nummer erfolgt individuell und ist nicht systemseitig vorgegeben.

Beschreibung/Titel

Beschreibung/Titel:
Geben Sie eine prägnante Bezeichnung für das Seminar ein. Der Titel dient als Hauptkennzeichen und erscheint sowohl intern als auch bei der Veröffentlichung.

Seminararten

Seminarart:
Legen Sie die Art des Seminars fest. Die verfügbaren Seminararten können im Modul „Seminararten“ individuell definiert und erweitert werden.

Themenschwerpunkt

Themenschwerpunkt:
Bestimmen Sie das zentrale Thema des Seminars. Optional können Sie passende Bilder hinterlegen, die bei der Online-Anmeldung angezeigt werden, um das Seminar visuell hervorzuheben.

Stichworte

Stichworte:
Nach dem Speichern des Seminars können Sie individuelle Schlagworte hinzufügen. Diese werden auf der Verbands-Homepage als Filterkriterium genutzt, sodass Interessierte gezielt nach passenden Seminaren suchen können.
Beispiel: Das Stichwort „Trainer C Ausbildung“ für ein Seminar zur Trainerausbildung.

Format

Format:
Wählen Sie das Veranstaltungsformat, z. B. Onlineseminar (virtuell) oder Präsenztermin (vor Ort). Die Formate können im Modul „Format“ verwaltet und angepasst werden.

Bezirke und Dezentral

Bezirk:
Falls Ihr Verband in Bezirke unterteilt ist, wählen Sie hier den passenden Bezirk aus.
- Dezentral: Wird gewählt, wenn das Seminar keinem bestimmten Bezirk zugeordnet ist.
  Die Bezirksauswahl wird zentral durch das Supportteam gepflegt.

Seminarort

Seminarort:
Geben Sie den Veranstaltungsort des Seminars an.
Um einen neuen Ort anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon und tragen die entsprechenden Details ein.

In dem sich nun geöffneten Fenster können Sie die spezifischen Daten zum Veranstaltungsort eintragen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ansprechpartner zu benennen. Falls es sich um ein Onlineseminar handelt, können Sie dies angeben, indem Sie den Haken bei „Ist online“ setzen.

Wenn Sie bereits einen Seminarort angelegt haben und Änderungen an den vorhandenen Daten vornehmen möchten, klicken Sie einfach auf das Stift-Symbol neben dem entsprechenden Eintrag. Dadurch öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in der Sie die gewünschten Informationen anpassen und anschließend speichern können.

Der Seminarleiter ist die verantwortliche Person für die Durchführung und Organisation des Seminars. In diesem Bereich können Sie den zuständigen Seminarleiter auswählen oder festlegen.

Falls noch kein Seminarleiter hinterlegt ist oder Sie eine neue Person hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Anschließend öffnet sich ein Eingabeformular, in dem Sie die relevanten Daten des neuen Seminarleiters erfassen und speichern können.

Im nun geöffneten Fenster tragen Sie den Namen der Person ein, die Sie als Seminarleiter bestimmen möchten. Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben eingegeben haben, können Sie den Seminarleiter dem Seminar zuordnen und die Änderungen speichern.

Möchten Sie die Daten eines bereits hinterlegten Seminarleiters ändern, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem entsprechenden Eintrag. Dadurch öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in der Sie die Informationen des Seminarleiters anpassen und anschließend speichern können.

Zuständige Geschäftsstelle (GS)

Die zuständige Geschäftsstelle (GS-Admin) ist für die Organisation und Verwaltung des Seminars verantwortlich. In diesem Feld wählen Sie die Geschäftsstelle aus, die das Seminar betreut. Diese Zuweisung sorgt dafür, dass alle administrativen Aufgaben sowie die Kommunikation rund um das Seminar effizient und eindeutig koordiniert werden.

Internet

Hier legen Sie fest, wie das Seminar öffentlich wahrgenommen wird. Über dieses Feld bestimmen Sie den Status der Sichtbarkeit des Seminars im Internet, zum Beispiel ob es auf der Verbands-Homepage veröffentlicht oder nur intern angezeigt wird.

Sichtbarkeit und Anmeldeoptionen

Nicht anzeigen:
Das Seminar wird nicht öffentlich dargestellt. Es erscheint weder auf der Website noch ist eine Anmeldung möglich. Diese Einstellung eignet sich für interne Veranstaltungen oder Seminare, die nur auf Anfrage zugänglich sein sollen.
Anzeige ohne Anmeldung:
Das Seminar ist öffentlich sichtbar, aber eine Anmeldung ist nicht möglich. Dies erhöht die Sichtbarkeit, ohne dass eine Teilnahme erfolgen kann.
Anzeige mit Anmeldung:
Das Seminar wird veröffentlicht und ist für Interessierte sichtbar. Teilnehmer können sich direkt online anmelden.
Einladung:
Die Anmeldung ist ausschließlich auf Einladung möglich. Nur explizit eingeladene Personen können sich für das Seminar registrieren.
Direktlink:
Mit dieser Option erstellen Sie einen individuellen Link zum Seminar. Nur Personen mit diesem Link können sich anmelden oder Informationen abrufen. Das Seminar bleibt ansonsten nicht öffentlich sichtbar.

Zeitliche Angaben

Seminarbeginn:
Tragen Sie das genaue Datum und die Uhrzeit ein, zu der das Seminar startet.
Seminarende:
Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu der das Seminar offiziell endet.
Anmeldeschluss:
Legen Sie fest, bis zu welchem Termin Anmeldungen möglich sind. Nach diesem Datum ist keine Anmeldung mehr zulässig.
Anmeldung bis:
Definieren Sie das exakte Datum und die Uhrzeit, bis zu der eine Anmeldung erfolgen kann. Dies stellt sicher, dass alle Anmeldungen rechtzeitig eingehen.

Teilnehmeroptionen

Anmeldung auch für andere Verbände:
Diese Option muss vom Supportteam aktiviert werden. Erst dann können auch Teilnehmer aus anderen Verbänden zugelassen werden. Ohne diese Einstellung ist die Anmeldung auf Mitglieder des eigenen Verbands beschränkt.
Max. Teilnehmer:
Bestimmen Sie die maximale Anzahl an Teilnehmern. Sobald diese Zahl erreicht ist, sind keine weiteren Anmeldungen mehr möglich.
Min. Teilnehmer:
Legen Sie die Mindestanzahl an Teilnehmern fest, die erforderlich ist, damit das Seminar stattfinden kann. Wird diese Zahl nicht erreicht, kann das Seminar abgesagt oder verschoben werden.
TN je Verein:
Bestimmen Sie, wie viele Teilnehmer pro Verein zugelassen werden.
Wenig Plätze ab:
Definieren Sie, ab welcher Restplatzanzahl ein Hinweis angezeigt wird, dass nur noch wenige Plätze verfügbar sind.
Max. Warteliste:
Legen Sie fest, wie viele Personen maximal auf die Warteliste gesetzt werden können. Bei Absagen rücken Teilnehmer von der Warteliste automatisch nach.
Pers. geplant:
Geben Sie an, mit wie vielen Teilnehmern Sie für das Seminar planen oder kalkulieren.

Teilnahmebedingungen

Mindestalter:
Bestimmen Sie das Mindestalter für die Teilnahme. Optional können Sie festlegen, dass das Mindestalter bereits zum Seminarbeginn erreicht sein muss.
Vereinsüberprüfung:
Wählen Sie, ob und wie die Vereinszugehörigkeit der Teilnehmer geprüft werden soll:
- Keine Vereinsprüfung
- Vereinsprüfung (Nichtmitglieder): Prüfung nur bei Nichtmitgliedern des Verbands.
- Nur Mitgliedsvereine: Es werden ausschließlich Teilnehmer aus Mitgliedsvereinen zugelassen und überprüft.

Mit Vereinsfreigabe:
Die Anmeldung von Teilnehmern ist erst nach Genehmigung durch einen Verantwortlichen des jeweiligen Vereins möglich. Erst nach dieser Freigabe wird die Teilnahme verbindlich.

Mit Überweisung:
Teilnehmer können die Seminargebühr per Banküberweisung bezahlen. Sie erhalten dazu die notwendigen Zahlungsinformationen und wickeln die Überweisung eigenständig ab.

Übernachtung möglich:
Für das Seminar oder die Veranstaltung kann eine Übernachtung gebucht werden. Diese Option zeigt an, dass eine Unterkunft bereitgestellt oder organisiert werden kann.

Keine Anzeige im PA:
Die Veranstaltung wird nicht im PersonenAccount (PA) angezeigt. Diese Einstellung dient dazu, die Sichtbarkeit der Veranstaltung für bestimmte Nutzergruppen gezielt einzuschränken.

In Terminkalender:
Die Veranstaltung wird im Terminkalender aufgeführt und ist somit in der allgemeinen Terminübersicht oder einer öffentlichen Liste sichtbar.

Einzelzimmer buchbar:
Teilnehmer haben die Möglichkeit, ein Einzelzimmer für die Übernachtung zu reservieren, falls sie keine Unterkunft mit anderen teilen möchten.

Keine Anzeige im VA:
Die Veranstaltung wird nicht im Veranstaltungskalender (VA) dargestellt. Diese Option kann genutzt werden, um die Veranstaltung aus öffentlichen Kalenderansichten auszublenden.

Titel im TK

Hier legen Sie fest, wie das Seminar im Terminkalender dargestellt werden soll. Diese Bezeichnung erscheint später auf Ihrer Homepage im öffentlichen Terminkalender und sorgt für eine klare und ansprechende Präsentation der Veranstaltung.

Interner Vermerk (Int.-Vermerk)

In diesem Feld können Sie einen internen Hinweis oder Kommentar zum Seminar hinterlegen. Dieser Vermerk ist ausschließlich für interne Zwecke gedacht und wird nicht auf der Homepage oder im öffentlichen Terminkalender angezeigt.

Artikel

Hier wählen Sie den Artikel aus, der für die Abrechnung des Seminars genutzt werden soll. Dieser Artikel wird für die Rechnungsstellung verwendet und kann im Modul „Fakturierung“ angelegt und verwaltet werden.

Detailbeschreibung/Information

In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, eine ausführliche Beschreibung sowie weiterführende Informationen zum Seminar zu hinterlegen. Nutzen Sie diesen Bereich, um potenziellen Teilnehmern einen detaillierten Einblick in die Inhalte, den Ablauf oder besondere Merkmale der Veranstaltung zu geben.

Leistungen

Hier tragen Sie alle besonderen Leistungen ein, die im Rahmen des Seminars angeboten werden. Dazu zählen beispielsweise Verpflegung, bereitgestellte Materialien, die Ausstellung von Zertifikaten oder zusätzliche Serviceangebote. So erhalten die Teilnehmer einen klaren Überblick über den Umfang und die Vorteile des Seminars.

Wichtiger Hinweis:
Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben stets mit dem grünen Speicher-Icon zu sichern. Andernfalls gehen Ihre Änderungen verloren – dies gilt auch, wenn Sie Ihre Bearbeitung zwischendurch unterbrechen