2022.04

1. Allgemein

1.1. Erweiterung Supportsystem

Seit dem letzten Release vom 30.03.2022 wurde das Supportsystem weiterentwickelt. Sie können nun nach Tickets oder Schlagwörtern suchen. Außerdem kennzeichnet ein blauer Balken an der linken Seite eines Tickets, dass hier Handlungsbedarf von der Seite des Verbandes (Kunden) gefordert ist. Dadurch können Sie schneller einsehen, welche Tickets bei Ihnen liegen bzw. von Ihrer Seite weiterbearbeitet werden sollten.

Die Bedienung des neuen Supportsystems können Sie weiterhin jederzeit auch in unserem WIKI unter https://tricept.atlassian.net/wiki/spaces/PIIWIKI/pages/843087891 nachlesen.

 

2. Personenverwaltung

2.1. Verteiler an Gremium

Der Verteiler an Gremium wurde um eine Einschränkung „Nur an Nicht-Ausgetretene Vereine“ erweitert. Damit wurde der Filter aus Verteiler an Funktion auch für diesen Verteiler übernommen.

 

3. Vereinsverwaltung

3.1. Bestandsdaten-Auswertungen

Die Auswertung der Vereinsbestandsdaten (für/vom DOSB bzw. für/vom Landessportbund) steht nun neben einer PDF-Ausgabe auch als Excel-Export zur Verfügung. Über die Auswahl „Gesamtauswertung“ kann die Excel, aufgeschlüsselt nach den Vereinsmitgliedszahlen, heruntergeladen und von Ihnen ganz nach Ihren Erfordernissen gefiltert werden.

Anbei der ergänzende Hinweis, dass es mittlerweile diverse Möglichkeiten gibt, die Vereinsbestandsdaten in Phoenix einzutragen:

  • Lieferung der Bestandsdaten (durch den Landessportbund) per XML-Datei und Einlesen per Bestandsdatenimport (am einfachsten und komfortabelsten).

  • Import durch eine händisch erzeugte XML-Datei. Diesen Weg kann man als Ergänzung für bestimmte Vereinstypen oder fehlende Daten aus anderen Jahren oder ähnliche Zwecke verwenden.

  • Eingabe der Bestandsdaten als GS-Admin pro Verein

  • Eingabe der Bestandsdaten durch den Verein selbst.

Sollten Sie hier Unterstützung benötigen, so kommen Sie bitte auf uns zu (gerne über das Support-System, mögliche Anpassungen wären dann kostenpflichtig).

 

4. Vereinsaccount

4.1. Seminare bei der Sammelanmeldung

Wenn bei Ihnen freigeschaltet, gibt es im Vereinsaccount die Möglichkeit mehrere Personen zu einem Seminar über den Reiter Sammelanmeldung schnell und einfach anzumelden. Bisher mussten in diesem Reiter die möglichen Seminare immer noch einmal mit dem Button „Suchen“ gesucht werden.

Da bei den anderen Reitern im Vereinsaccount die angezeigten Daten wie Funktionen, Lizenzen, Ehrungen, Pässe, Kader, Seminare, Rechnungen immer sofort angezeigt wurden, war dieses Verhalten für einen ungeübten Benutzer nicht selbsterklärend.

Daher werden die verfügbaren Seminare nun im Vereinsaccount direkt immer alle geholt und angezeigt, so dass der Prozess der Sammelanmeldung nun noch einfacher und reibungsloser funktionieren sollte.

 

5. Fakturierung

Im Bereich Fakturierung wurden auch wieder einige Verbesserungen durchgeführt, um dort noch besser und einfacher arbeiten zu können. Hier unsere Bitte, dass Sie diese Informationen auf jeden Fall an Ihre Kolleginnen und Kollegen weiterleiten, die mit Phoenix im Bereich Fakturierung arbeiten.

5.1. Rechnungen können nun aus dem Massenversand ausgeschlossen werden

Bisher war es in Phoenix nicht möglich, beim Massenversand einzelnen Rechnungen herauszunehmen, weil für diese einzelne Rechnung vielleicht noch nicht alles geklärt war oder es noch nicht klar war, ob diese Rechnung schon versendet werden kann. Daher mussten alle anderen Rechnungen entweder einzeln versendet werden oder in geprüft versetzt werden und dann per Massenversand versendet werden.

Ab diesem Release können Sie nun einzelne Rechnungen aus dem Massenversand rausnehmen. Hierzu müssen Sie lediglich bei der einzelnen Rechnung im Rechnungskopf die CheckBox „Kein Massenversand“ auswählen:

Ergänzend der Hinweis, dass diese Möglichkeit das Problem behebt, dass manche Einträge im Rechnungsstapel noch nicht verarbeitet werden sollten. Diese können dann meistens doch schon verarbeitet werden und dann kann der Rechnungsersteller diese Rechnungen aus dem Massenversand rausnehmen.

5.2. Automatisches Setzen des Druckdatums beim Massenversand

Wird unter Rechnungen beim Massenversand der Button „Auswahl versenden“ gedrückt, werden die ausgewählten Rechnungen per E-Mail versendet. Künftig erhalten nach Drücken des Buttons “Auswahl versenden” alle versendeten E-Mail-Rechnungen bereits automatisch ein Druckdatum. Wenn also alle Rechnungen per E-Mail versendet wurden, ist der Prozess zukünftig mit dem Versenden der Mails dann schon abgeschlossen.

So müssen nur noch vorhandene Rechnungen, welche per Post versendet werden, dann noch das Druckdatum gesetzt bekommen, wenn diese dann auch wirklich ausgedruckt und in der Post sind.

5.3. Bessere Einstellmöglichkeiten für Gutschriften bzw. Direkte Neuanlage einer Gutschrift möglich

Bisher wurden für Gutschriften die gleichen Texte (z.B. Leistungszeitpunkt) wie bei den Rechnungen verwendet. Mit dem neuen Release können nun beim Gläubiger eigene Texte für die Gutschriftenhinweise vorbelegt und die versendete E-Mail kann angepasst werden:

Anpassung der Hinweistexte beim Gläubiger:

Diese Texte können Sie im Rechnungskopf bei der einzelnen Rechnung je nach Fall, also z.B. „Verrechnung gewünscht“ oder „Bankverbindung soll genannt werden, damit der Betrag überwiesen werden kann“ etc., dann auch noch einmal manuell anpassen.

Zusätzlich können Sie beim Versand der Rechnungs-E-Mails beim Gläubiger nun die Rechnungsart mitgeben (Rechnungsart: „Rechnung“ oder „Gutschrift“).

Dies hat den großen Vorteil, dass Sie beim Versenden einer „Rechnung“ im Betreff der E-Mail und im Text der E-Mail variabel auf Rechnung oder Gutschrift verweisen können.

Daher die Empfehlung unsererseits, dass Sie bei E-Mail-Text bei Ihrem Gläubiger (bei ihren Gläubigern) das Wort „Rechnung“ durch „{rechnungsart}“ ersetzen.

Zusätzlich können Sie nun auch bewusst neben einer Überweisung/Bankeinzug auch von vornherein eine Gutschrift anlegen. Dazu gibt es nun ein weiteres Feld bei der Rechnungsanlage.

Wenn Sie dies vorab auswählen, dann wird der oben beschriebene Gutschrifttext gezogen und dann beim PDF-Dokument mit dargestellt. Sollte sich aufgrund der einzelnen Einzelpositionen doch ein positiver Rechnungsbetrag ergeben, wird aus der Gutschrift wieder eine Rechnung. In diesem Fall bitte aufpassen, dass Sie die Texte vorher richtig angepasst haben.

5.4. Debitor-Vorbelegung bei Rechnungsstapel

Ist eingestellt, dass beim Erzeugen einer Rechnung eine Debitorennummer vorbelegt wird, so erfolgt dies nun auch beim Erzeugen von Rechnungen aus Rechnungsstapeln. Die Debitorennummer muss nicht nochmal eingegeben werden.

5.5. Stornierte Rechnungen in der FIBU-Datei mit ausweisen

Bisher werden stornierte Rechnungen nicht mit in der FIBU-Datei ausgewiesen. Zukünftig können stornierte Rechnungen mit einem Druckdatum über eine Parametereinstellung mit in der FIBU-Datei ausgewiesen werden. Hier uns bitte ansprechen, wenn wir diesen Parameter bei Ihnen entsprechend so einstellen sollen.

 

6. Seminare

6.1. Teilnehmerimport für die Landessportschulen Ruit und Albstadt

Für die Landesverbände, die an den Landessportschulen Ruit und Albstadt Seminare ausrichten, kann nun pro Verband die Möglichkeit bereitgestellt werden, eine Exportfunktion aus den Phoenix II Seminaren durchzuführen. Der Export entspricht dabei genau der Vorlage, welche diese beiden Landessportschulen für die Verwaltung ihrer Lehrgänge benötigen, bzw. von ihren Kunden regelmäßig einfordern.

Der Export enthält dabei bereits alle aktuell abbildbaren Seminarinformationen aus Phoenix II (Teilnehmer, Referenten, Ansprechpartner, Datum, Uhrzeit, etc.).

Bei Interesse kommen Sie bitte auf uns zu, gerne können wir diese Zusatzoption für Sie freischalten (kostenpflichtig).

 

7. System (Technik)

7.1. Zusätzliche Protokollierungen von Änderungen

Bisher war es in Phoenix II schon immer so, dass der letzte Bearbeiter des jeweiligen Datensatzes abgespeichert wurde, so dass wir bei Datenproblemen technisch herausfinden konnten, wer diesen Datensatz als letztes bearbeitet hatte.

Damit wir und Sie zukünftig hier noch besser und einfacher an diese Informationen kommen, haben wir den Bereich der Protokollierung deutlich erweitert und werden ab dem neuen Release mitprotokollieren, welche Änderungen an den Personen, Vereins- und Rollendaten durch wen wann durchgeführt wurden und welche Änderungen genau gemacht wurden.

Daher gibt es mit diesem Release die ersten Oberflächen, um sich die zuletzt durchgeführten  Änderungen auch anzeigen zu lassen. Damit man diese Protokolle nicht zu Arbeitsüberprüfungszwecken, sondern wirklich nur zu Revisionszwecken nutzen kann, wird der Zugriff auf diese Oberflächen nur über ein neues Recht und eine neue Rolle möglich sein („Revisorrolle“).

Da diese Rolle bisher noch kein Standard in Phoenix II ist, kommen Sie bitte bei Bedarf auf uns zu, damit wir diese Rolle bei Ihnen einrichten und freischalten können (kostenpflichtig).