2022.03

1. Allgemein

1.1.  Neues Supportsystem

Wie bereits am Freitag, 18.03.2022 per Mail als Sondernewsletter an Sie versandt, werden wir mit diesem Release das neue Supportsystem auch in der Produktionsumgebung live schalten. Zukünftig haben sie sowohl im Test- als auch im Produktionssystem direkt in Phoenix Zugriff auf ihre Tickets. Alle weiteren Informationen können Sie dem bereits versendeten Sondernewsletter entnehmen. Die Bedienung des neuen Supportsystems können Sie jederzeit auch in unserem WIKI unter  https://tricept.atlassian.net/wiki/spaces/PIIWIKI/pages/843087891 nachlesen.

1.2.  Eigene E-Mail-Postfächer für weitere Mandanten

Mit dem neuen Release werden wir bei einigen Mandanten wieder weitere eigene E-Mail-Postfächer freischalten. Dies bedeutet, dass zukünftig – je nach Konfiguration – die von Phoenix II versendeten E-Mails über Ihren E-Mail-Server in Ihren Namen auch versendet werden oder wenn bei Ihnen kein eigener E-Mail-Server vorhanden ist, Sie zukünftig automatisch Rückläufer direkt an ihre bei uns eingetragene E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

Hier unsere Bitte, dass Sie die Rückläufer auch aktiv abarbeiten. Bei technischen Fragen zu E-Mail-Rückläufern gerne auf uns zukommen, wenn die Rücklaufgründe für Sie nicht sprechend genug sein sollten.

2. Personenverwaltung

2.1.  Login on behalf

Damit man gewisse Konstellationen nachstellen kann, gibt es in Phoenix II nun auch in Produktion die Möglichkeit, dass man mit der Verwendung einer speziellen Berechtigung und der entsprechenden Konfiguration sich „im Namen eines anderen Benutzers“ anmelden kann. Es wird also simuliert, dass sie ein anderer Benutzer sind.  

Open

Wenn Sie diese Feature nutzen, dann wird die Person, als diejenige man sich einloggt, über diesen Vorgang aktiv per E-Mail informiert.

Wählt man also den Button, erscheint ein Pop-Up-Fenster, mit dem Hinweis, dass beim Anmelden als anderer User „Login on Behalf“ dieser Benutzer über diesen Zugriff in Kenntnis gesetzt wird:

Open

Bei Klicken auf „Ok“ gelangt man wie dann in den Account des Users, gleichzeitig erhält die Original-Person eine E-Mail mit folgendem Text:

„Sehr geehrte(r)  Phoenix II-Nutzer:in,

 ein Administrator von Phoenix II (Benutzername: “pii_admin” / Email: “adminphoenixII@it4sport.de”) hat sich mit Ihrem Account auf der Seite “Webseite” angemeldet. In der Regel geht es bei dieser Anmeldung darum einen Fehler oder eine bestimmte Datenkonstellation nachzustellen. Diese Anmeldung wurde bei uns protokolliert.

Sie müssen nichts unternehmen. Sollten Sie Fragen zu der Notwendigkeit der Anmeldung durch den Administrator haben, dann wenden Sie sich bitte direkt an die obige Email.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Ihr Phoenix II - Team.“

Damit wird sichergestellt, dass die Identität der Person nicht angenommen werden kann, ohne dass der User dies mitbekommt.

3. Fakturierung

3.1.  €-Zeichen in Rechnungspositionen

Über einen neuen Konfigurationsparameter kann eingestellt worden, dass bei einer Rechnung in den einzelnen Positionen das €-Zeichen mit angezeigt wird:

Die Einstellung lässt sich unter dem Konfigurationsparameter „Fakturierung“ (Bereich), „WithCurrency“ (Kürzel) anpassen.

 3.2.  Reihenfolge Anzeige Rechnungsstapel

In der Anzeige der Rechnungsstapel gibt es einen neuen Filter, in welcher Sortierung die Übersicht ausgegeben wird. Die Sortiermöglichkeiten sind nach Erstelldatum (neueste zuerst), Lieferschein-Nummer (neueste zuerst) und gemäß der Reihenfolge des Imports.

3.3.  Gebührenimport ohne Bezirksauswahl möglich

Gebührenimporte für den Rechnungsstapel funktionieren jetzt auch für Verbände ohne Bezirke/Kreise.

3.4.  Rechnungen mit Positionsnummer oder mit Artikelnummer

Ergänzend der Hinweis, dass Sie mittlerweile über die CheckBox „Positionsnummer anzeigen“ bei jedem Gläubiger selbst einstellen können, ob auf der Rechnung einfach eine laufende Positionsnummer oder die Artikelnummer erscheinen soll.

3.5.  Adressat beim Briefpapier ausblendbar

Beim Druck einer Rechnung wird heute in Phoenix II über der Adresse in der Regel immer noch die Adresse des Verbandes mit ausgegeben:

Wenn Sie bei sich im Verband mittlerweile die Option haben einstellen lassen, mit eigenen PDF-Dokumenten das Rechnungslayout zu bestimmen, dann können Sie mit dem neuen Release diese Adresszeile deaktivieren, da Sie die Daten sonst ggfs. doppelt haben (abhängig vom Layout Ihres Briefpapiers). Dazu müssen Sie nur bei Ihrem Gläubiger die Checkbox bei „Verbandszeile ausblenden“ aktiveren.

Dann werden bei den nächsten Rechnungen diese Adressinformationen nicht mehr angezeigt:

3.6.  Versenden und Drucken von Überweisungsrechnungen jetzt auch möglich

Mit dem neuen Release können Sie nun auch beim Massenversand alle Überweisungsrechnungen gedruckt oder und versendet werden. Damit können Sie beim Rechnungsprozess zukünftig zwischen SEPA-Lastschrifteinzugsrechnungen und Überweisungsrechnungen sauber unterscheiden. Hier gibt es die Option „nur Überweisungsrechnungen ohne Druckdatum“ anzeigen und dort sind nun auch die Funktionen „Auswahl versenden“ und „Druckdatum setzen“ hinterlegt.

Für das nächste Release wollen wir Phoenix II noch weiter optimieren, so dass beim zukünftigen Versenden von Mails (Button: „Auswahl versenden“) bei allen per E-Mail versandten Rechnungen auch automatisch das Druckdatum gesetzt wird und der Prozess dann damit direkt abgeschlossen ist und Sie für die „Rechnungen per E-Mailversand“ nichts mehr weiter machen müssen. Dieses Feature würden wir dann aber vorher auch hier wieder in den Release Informationen ankündigen.

3.7.  Jährliche Beitragsrechnungen für Vereine

Bei einigen weiteren Mandaten wird mit diesem Release nun der final selbstständig durchzuführende Prozess der Beitragsrechnungserstellung live geschaltet. Dies bedeutet, dass der Verband von seinem Landessportbund die Bestandsdaten seiner Vereine/Mitglieder bekommt, diese selbst einlesen kann und aus diesen importierten Bestandslisten alle Rechnungen direkt an die Vereine stellen kann. Da die verschiedenen Landessportbünde leider verschiedene Bestandsdaten-Formate an ihre Sportfachverbände liefern, ist hier kein allgemeingültiges Verfahren über alle Phoenixkunden möglich. Mittlerweile decken wir aber viele diverse Formate aus den verschiedenen Landessportbünden ab. Sollten Sie daher Interesse haben, diese Zahlen einzulesen, als Informationen Ihren Vereinen online zur Verfügung zu stellen oder auch aus diesen Daten zukünftig direkt Rechnungen generieren zu wollen, so kommen Sie gerne auf uns zu.

4. Seminarverwaltung

4.1.  Weiterer Export unter Seminare verfügbar

Unter „Vorträge“ steht ein neuer Export zur Verfügung. Hier werden alle Vorträge und ihre dazugehörigen Referenten ausgegeben.

4.2.  Neuer Button zur Kader-Aktualisierung (Handballverbände)

Unter Seminare gibt es einen neuen Button. Dieser prüft, ob die Kadersportler (aus dem Kadermodul) in den Lehrgängen weiterhin dem richtigen Verein zugeordnet sind. Falls nicht, werden die Vereine neu geladen und korrigiert. Relevant ist diese Funktion insbesondere bei Kaderlehrgängen / beim Kopieren von Seminaren, an denen Kadersportler teilnehmen und sich die Vereinszugehörigkeit zwischenzeitlich geändert hat.

5. Systemverwaltung

5.1.  Release-News jetzt auch dauerhaft einsehbar

Die Release-News, die mit dem Release auf der Startseite eingeblendet, können jetzt auch nachträglich eingesehen werden. Dazu würde unter System ein neues Menü „Release-News“ ergänzt.

5.2.  Anzeige letzte Änderung in Konfigurationsparametern

Bei der Anzeige der Konfigurationsparameter (Phoenix Konfiguration) wurden in der Übersichtsliste zur besseren Nachvollziehbarkeit von Änderungen die zwei Spalten „Letzte Änderung am” und „Letzte Änderung durch” aufgenommen.

5.3.  Sortierreihenfolge Disziplinzuordnung

In der Disziplinzuordnung werden die Disziplinen sowohl in der Auswahl (linke Seite) als auch in der Zuordnung (rechte Seite) anhand der in Klammern stehenden Nummerierung gelistet.

Die Anpassung wird zusätzlich auch in der Vereinsverwaltung (Verein->Angebote) übernommen.