2023.04 - April

Bitte beachten Sie auf jeden Fall noch parallel die Änderungen für die verbandsübergreifende eindeutige Person unter >Verbandsübergreifende Person<

Allgemein

1.1. Überarbeitung „Persönliche Daten“-Reiter im eigenen Profil

Die Oberfläche wurde dahingehend überarbeitet, dass die anwendende Person nun selbst die Möglichkeit hat, die eigenen Personendaten entweder nur seinem Landesverband, seinem Landesverband und seinem Dachverband oder allen Verbänden seiner Sportart freizugeben. Sportler mit aktivem Startpass müssen bzw. haben schon (zumindest aktuell als Beispiel beim DLV und bei der DTU) z.B. aufgrund der Verwaltung/Abwicklung der Startpässe durch den Dachverband ihre Zustimmung der Weitergabe der Daten an den Dachverband zugestimmt. Zumindest solange sie einen aktiven Startpass haben. Zusätzlich kann die Person jeder ihrer vorhandenen Kommunikationsdaten (also E-Mail, Telefon, Mobil, etc.) auch zielgerecht freigeben.

Hinweis zur Datenfreigabe können Sie dem

bei der „Daten Freigabe“ der Person bzw. dem Hinweis zur Datenfreigabe bei den Kommunikationsdaten entnehmen:

1.2. Anpassung „Bankdaten“-Reiter

Auch für die Eingabefelder der Bankinformationen wurde ein eigener Reiter neu entworfen. Zukünftig gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen deutschen und anderen EU-weiten Konten, sondern Sie können zukünftig auch direkt die IBAN eingeben.

1.3. GS-Admin – „Person Allgemein“-Reiter

Der „Person Allgemein“-Reiter wurde dahingehen erweitert, dass das bisher verwendete Kennzeichen „n.V.“ entfernt wurde. Der GS-Admin kann, nach entsprechend dokumentierter Anweisung der Person die Persondaten selbst (unter „Daten Freigabe“) sowie die Weitergabe der Kommunikationsdaten auf die entsprechend Ebene (LV, LV+DV, Alle Verbände) einstellen.

Genauere Informationen entnehmen Sie bitte dem Link oben zur verbandsübergreifenden eindeutigen Person.

1.4. Wiedervorlage – Direkt in den Verein springen

Bei den Wiedervorlagen existierte bereits die Möglichkeit, direkt in den Datensatz der angegebenen Person zu springen.
Wenn nun eine Wiedervorlage zu einem Verein existiert, gibt es nun auch die Möglichkeit direkt in den Datensatz des Vereins zu springen.
Der Button heißt „zum Verein“.

Ergänzend zum Thema Wiedervorlage der Hinweis, dass man Phoenix hier auch als aktives CRM-System nutzen kann, in dem man bei Personen und Vereinen mit dem Reiter „Kontakt“ arbeitet und dort entsprechend Termine, Telefonate, Besprechungen etc. pflegt. Wird dort dann eine Wiedervorlage eingestellt, so wird diese ab dem Wiedervorlagedatum auch aktiv in der Wiedervorlagensicht angezeigt.

1.5. Dokumentenverwaltung – Ansicht von PDF-Dateien ohne Download

Um den Download von PDF-Dateien zu vermeiden, wurde die Möglichkeit implementiert, die Dateien in einem Popup anzeigen zu lassen. Hierzu kann man beim Upload der Dateien einstellen, ob das PDF heruntergeladen werden kann oder nicht:

Die Personen, die dem Gremium angehören (Mitglieder und Admins) können das Dokument wie gewohnt in ihrem Personenaccount einsehen. Beim Klick auf das Dokument wird allerdings ein Popup geöffnet, der die Datei anzeigt.

Fakturierung

2.1. Erlöskonto auf der Rechnung mit anzeigen

In Phoenix II gibt es die Möglichkeit, für jeden Artikel ein Erlöskonto mitanzugeben. Damit dieses direkt auf der Rechnung sichtbar ist, kann über einen Konfigurationsparameter eingestellt werden.

Der Konfig-Parameter ist im Bereich „Fakturierung“ mit dem Kürzel „ErloeskontoAufBriefpapier“ als Eintrag zu ergänzen:

„T“ = Druck des Erlöskontos pro Artikel auf der Rechnung
„F“ = Kein Druck des Erlöskontos auf der Rechnung

Seminare

3.1. Online-Übernahme auch ohne Account möglich

Vereine, welche die Sammelanmeldung bei Online-Anmeldungen nutzen, hatten in der Vergangenheit das Problem, dass jede angemeldete Person einen eigenen Personen Account benötigt hat, damit die Anmeldung auch aktiv in das Seminar als "Teilnehmer" übernommen werden konnte.

Da dieses Vorgehen nicht immer möglich ist, wurde diese Bedingung nun etwas angepasst.

Wenn eine Online-Anmeldung durch die Sammelanmeldung eingegangen ist und der Verein für diesen Teilnehmer bezahlt, dann kann die Übernahme der Anmeldung auch ohne aktiven Personen Account erfolgen.

Der Anwender wird bei der Übernahme darüber informiert, dass durch die Aktion eine neue Person im System angelegt wird. Daraufhin wird die Person, wie bei anderen Anmeldungen auch, als Teilnehmer im Seminar hinterlegt.

Dieser Prozess ist standardmäßig bei der Rolle GS-Admin hinterlegt und kann bei Bedarf auch auf weitere Rollen erweitert werden.

3.2. Anzeige der Zulassungsvoraussetzungen vor der Übernahme

Bei einer erfolgreichen Online-Anmeldung zu einem Seminar/Lehrgang, wird die anzumeldende Person auf eine Bestätigungsseite geleitet. Hier kann diese ihre Daten prüfen.

Nun gibt es auch die Möglichkeit, direkt in den Personenaccount zu springen und ggfs. die erforderlichen Nachweise für den Lehrgang hochzuladen.

Zusätzlich wurde die Ansicht für die Geschäftsstelle / Lehrgangsleiter / etc. erweitert. Bei dem Reiter „Online“ wird nun auch je Person angezeigt, ob die benötigten Nachweise vorhanden (rotes X oder grüner Haken) oder bereits hochgeladen sind (orangenes Warndreieck). Damit kann man direkt die Personen aussortieren, bevor man die Anmeldung übernimmt.

3.3. Übermandantenfähigkeit Seminare – weitere Konfigurationen möglich

Bislang konnte man über einen Konfigurationsparameter einstellen, ob im Bereich Seminare sich auch Teilnehmende aus anderen Landesverbänden anmelden können sollen. Dadurch wurde automatisch auch die Online-Anmeldung des Landesverbandes angepasst, was zur Folge hatte, dass dann alle gekennzeichneten Seminare (innerhalb eines Seminares unter Stammdaten) des fremden Landesverbandes angezeigt wurden.

Durch den weiteren Konfigurationsparameter kann man nun einstellen, dass sich zwar Teilnehmende aus anderen Landesverbänden zu den eigenen Seminaren anmelden können, dies aber nicht zwangsläufig mit dem Anzeigen der fremden Seminare einhergeht. So kann man weiterhin nur seine eigenen Seminare anzeigen, aber trotzdem Anmeldungen aus anderen Landesverbänden zulassen.

Insofern Sie diese Einstellung bei sich vornehmen lassen möchten, eröffnen Sie bitte ein Ticket über unser Support-Modul und kommen auf uns zu.

Veranstaltungen / Events

4.1. Abfrage Personendaten / Abweichenden Rechnungsadresse

Bei Anmeldegruppeneinstellungen ist es nun möglich die Abfrage der Daten von den Teilnehmenden anzupassen. Hierzu kann man zwischen drei Möglichkeiten pro Feld entscheiden.

Anzeige: Das Feld z.B. Vorname und Nachname wird nur angezeigt. Hierbei kann eine teilnehmende Person bei einer Anmeldung diese Datenfelder nicht ändern.
Editieren: Das Feld z.B. Firma kann vom Teilnehmenden bearbeitet werden, das Feld kann ebenfalls leer bleiben.

Pflichtangabe: Das Feld muss ausgefüllt werden, um die Anmeldung abzuschließen.

Falls ein Feld keinen Hacken bei der Anzeige hat, wird das Feld bei der Anmeldung überhaupt nicht angezeigt.

In Ergänzung hierzu, ist es nun möglich ebenfalls eine Rechnungsadresse anzugeben. Somit können hinterlegte Kosten auch abweichend an einen Verein, Firma oder andere Institution gestellt werden.

4.2. Kopieren von Veranstaltungsgruppen

Für Veranstaltungen, zu denen regelmäßig die gleichen Personengruppen eingeladen werden, (z.B. Athleten, Trainer, Betreuer) musste man bislang die Personenkreise einzeln hinzufügen und diese ggf. nochmal filtern.

Nun ist es möglich anstelle von Sportlern, Personen, Kadern, Funktionen oder Gremien auch Personenkreise, welche an einer anderen Veranstaltung teilgenommen haben, zu übernehmen. Hierzu kann man bei der Veranstaltungsgruppe die „Suche nach“ auf Veranstaltung stellen.

Somit kann man nach einer Veranstaltung suchen und sich die in der Veranstaltung vorhandenen Gruppen anzeigen lassen. Bei bereits stattgefundenen Veranstaltung können die Personen mit einem Klick der aktuellen Veranstaltung hinzugefügt werden.

Neue grafische Rezeptionsmaske für die Landessportschulen

Der Check-In Prozess an Sportschulen ist einer der wichtigsten Punkte im Kontakt mit den Seminarteilnehmenden. Hierbei muss sowohl die gerechte Vergabe der Zimmer als die Vollständigkeit der Daten von Teilnehmenden (Unterschrift, Name, Geburtsdatum) beachtet werden. Bei diesem Prozess ist die mitarbeitende Person darauf angewiesen, dass die Anwendung schnell, übersichtlich und funktional ist.

Hierzu wurde nun eine grafische Rezeptionsmaske implementiert. Auf dieser kann man in einer Zeitleiste die geplanten und gebuchten Zimmer einsehen. Die Teilnehmenden können sich über den QR-Code an der Rezeption nach wie vor per Smartphone registrieren. Anschließend erscheinen die Teilnehmenden mit einem generierten Code auf der oben dargestellten Rezeptionsmaske. Aus Datenschutzgründen muss dieser mit der Person abgeglichen werden. Durch Aufrufen der Person über den Code oder den Namen der Person erscheint folgende Detail-Ansicht.

Hier werden nun die Detailinformationen der Person angezeigt, welche bei Bedarf angepasst und bearbeitet werden können. Über den Button ”Unterschrift” erhält die teilnehmende Person im Anschluss die Möglichkeit, mit dem zur Verfügung stehenden Unterschriftspad, eine digitale Unterschrift zu hinterlegen und den Aufenthalt zu bestätigen.
Alle Änderungen werden in Echtzeit zu allen aktiven Rezeptionsmasken synchronisiert. Damit ist ein paralleles Arbeiten von mehreren Personen gleichzeitig möglich, ohne die Seite neu laden zu müssen, da die Daten jederzeit zwischen den Geräten synchron sind.