2024.02 - Februar

Vereinsverwaltung

1.1. Neue Felder zur Vereinspflege

Innerhalb der Vereinsverwaltung und der Stammdatenpflege der Mitglieder wurden auf der allgemeinen Startseite drei neue Felder (E-Mailadresse, Telefonnummer und Fax) implementiert.
Dadurch entsteht eine zusätzliche Möglichkeit, Kommunikationsdaten bei dem Verein zu hinterlegen, ohne dies über die beiden Funktionen Postanschrift oder Rechnungsanschrift mitverwalten zu müssen.

Neben dieser Erweiterung im GS-Admin besteht nun auch für den Vereinsaccount die Möglichkeit, entsprechende Felder zu befüllen. Diese Erweiterung bezieht sich zudem auf eine weitere Anpassung (siehe hierzu 2.2., S.3, Abs. 2.)

Fakturierung

2.1. Allgemein

Mit dem kommenden Release wird die bereits angekündigte Umstellung der Fakturierung vollzogen.
Die Codebasis wurde umstrukturiert, um die Effizienz, Wartbarkeit und Skalierbarkeit der Software zu verbessern.

Grundsätzlich ist die Rechnungsgenerierung an allen Stellen (Rechnungsstapel, Lehrgangsverwaltung, Beitragsrechnungen) hinsichtlich Geschwindigkeit verbessert worden. Ebenso können nun deutlich mehr Rechnungen (vorwiegend im Hinblick auf Beitragsrechnungen) automatisch generiert werden.

Neben den folgenden Anpassungen wurden auch weitere kleinere Optimierungen mit aufgenommen, so dass zum Beispiel innerhalb des Rechnungsstapels auch ein Ladebalken mit zeitlicher Abarbeitung der Gebührensätze implementiert wurde.

2.2 Erweiterungen im Gläubiger

Um die Phoenix II – Module für die einzelnen Verbände neben den Standard-Funktionalitäten zu individualisieren, bietet Phoenix II eine Vielzahl an Konfigurationsparametern.

Im Bereich Fakturierung wurden nun drei weitere Konfigurations-Möglichkeiten für den Bereich innerhalb der Gläubiger-Einstellungen übernommen. Dadurch möchten wir diese „Features“ für Sie zugänglicher machen, so dass Sie nicht den Weg über die Konfigurationsparameter gehen müssen.

Dieser Bereich soll zu dem auch zukünftig erweitert werden, so dass alle Einstellungsmöglichkeiten (hinsichtlich Fakturierung) langfristig durch Sie selbst an dieser Stelle gepflegt werden können.

Bei den neuen Feldern handelt es sich um Standard-Artikel, welche bei Lehrgangsrechnungen, Überweisungsrechnungen und beim Porto Versand automatisch verwendet werden sollen. Im Bereich des Portos ist es zudem so, dass bei Versand einer Rechnung über Post (nicht Mailversand) nun automatisch auch der Porto-Artikel mit den hinterlegten Kosten auf die Rechnung mit aufgenommen werden kann.

Des Weiteren wurde Phoenix II hinsichtlich des Standard-Verhaltens beim Versand von Rechnungen so erweitert, dass zunächst die Funktion „Rechnungsanschrift“ als Rechnungsadresse verwendet wird (ist bereits so gewesen).
Insofern nun keine Rechnungsanschrift beim Verein gepflegt ist, wird die Postanschrift hinzugezogen (konnte über einen Konfigurationsparameter bis dato gesteuert werden und ist jetzt Standard).

Sollte die Funktion Postanschrift beim Verein ebenfalls nicht gepflegt sein, werden zum Rechnungsversand die Stammdaten aus dem Verein verwendet (Ist neu im Prozess, siehe hierzu 1.1).

2.3. Erweiterungen zur Abrechnung von Lehrgängen

Wichtig:

Um folgende Funktionalität nutzen zu können, muss ein Konfigurationsparameter von it4sport umgestellt werden. Da wir innerhalb der Lehrgangsverwaltung nicht ohne Weiteres die bestehenden Routinen der Lehrgangsabrechnungen beeinträchtigen möchten, wird dieser vorerst nur durch Abstimmung mit den Kunden umgestellt.

In der Testumgebung werden wir diese Umstellung aber für alle Sportorganisation für die kommenden vier Wochen bereitstellen, so dass Sie sich hierzu ein Bild von den Neuerungen machen können.
Für 2024 wird es auch von it4sport wieder Schulung (u.a. zu diesem Bereich) geben. Die Termine hierfür werden wir in den kommenden Tagen auf unserer Website http://www.it4sport.de veröffentlichen.

2.3.1. Kosten für Lehrgang hinterlegen

Mit der neuen Rechnungsgenerierung wurden Anpassungen hinsichtlich Funktionalität und Oberflächen eingespielt.
Der Reiter Kosten wurde durch Kostensätze ersetzt.
Es können über einen „+“- Button“ dabei weitere Kostensätze hinzugefügt werden. Für jeden Kostensatz kann dabei ein eigener Artikel mit Kostenstelle und Gläubiger-Bezug hinterlegt werden. Die bereits bestehenden Funktionalitäten hinsichtlich Mitgliedschaft bleiben dabei erhalten und wurden optisch überarbeitet.

2.3.2. Kosten bei Fragen hinterlegen

Seit einiger Zeit können innerhalb der Lehrgangsverwaltung auch zusätzliche, frei konfigurierbare Fragen hinterlegt werden.
Mit der aktuellen Umstellung können hierbei nun auch Kostensätze bei den Fragen hinterlegt werden. Diese abzurechnenden Kostensätze über das Fragenmodul erscheinen anschließend in einer zentralen Übersicht auch im Reiter Kostensätze (siehe hierzu 2.3.1 und folgender Screenshot).

Die Anwendenden erhalten hierbei nun die Möglichkeit für eigenständig konfigurierbare Fragen, zusätzliche Artikel zu verwenden.
Insofern kein weiterer Artikel verwendet wird, werden die Beträge auf den Standard-Artikel für Lehrgangskosten übernommen.

Durch Auswahl eines Artikels pro Frage wird eine separate Position auf der Rechnung anschließend mitausgewiesen. Diese Erweiterung sorgt für mehr Transparenz auf der Rechnung gegenüber den Teilnehmenden und ermöglicht dem Verband neue Optionen hinsichtlich Artikel-Auswertungen.

Zudem kann die Lehrgangsverwaltung nun auch verstärkt als „Shop-System“ eingesetzt werden.

2.4. Rechnungen aus den Veranstaltungen

In den Veranstaltungen ist es nun möglich, auch direkt Rechnungen zu erstellen. Die Kosten/Artikel können pro Veranstaltungsgruppe eingestellt werden. Dies erfolgt unter der Anmeldung:

Es ist möglich den Rechnungskopftext dabei vorzudefinieren. Hierzu gibt es einen verfügbaren Platzhalter {Teilnehmer} bei dem der Name des Teilnehmenden (Bsp. "Mustermann, Max") ausgegeben wird. Das ist hilfreich, wenn die Rechnung abweichend zum Teilnehmenden, an eine Person oder Organisation verschickt werden soll.

Über den Reiter "Weitere Fragen" können nun analog zur Lehrgangsverwaltung auch Kosten hinterlegt werden, welche auf den Standardartikel "Artikel für Teilnahme" aufgerechnet werden.

Beispiel: Artikel für Teilnahme hat Bruttokosten von EUR 10,00 und die Frage "StudentIn/Ausbildung" mit der Antwort "Nein" hat zusätzliche Kosten von EUR 50,00. Somit wird bei der Generierung des Kostensatzes der Hauptartikel „Artikel für Teilnahme" mit EUR 60,00 für den Teilnehmer hinzugefügt.

Falls die "weiteren Fragen" in eigenen Artikeln gebucht werden sollen, kann man pro Antwortmöglichkeit mit einem Schieberegler die Artikelauswahl aktivieren. In diesem Fall werden die Kosten, welche in der Antwort hinterlegt werden, nicht mehr auf den Hauptartikel aufgerechnet.

Zusätzlich ist es möglich die Kosten des Hotels hierüber abzubilden. Falls unter “Kontigent“ Zimmerpreise hinterlegt sind, werden diese verwendet. Und der hinterlegte Preis gilt nur als Referenz für den Mitarbeitenden.

Bei den Teilnehmenden gibt es einen neuen Tab in der Detailansicht: Rechnungen

Hier kann man einzelne Kostensätze hinzufügen. Ein Artikel kann dabei losgelöst von den restlichen Artikeln hinterlegt werden.
Über “Kostensätze generieren“, werden die in der Anmeldegruppe hinterlegten Kostensätze aufgrund der Anmeldung (Teilnahme: Ja, Hotel: Ja/Nein, Weitere Fragen) generiert. Alle Kostensätze können bearbeitet werden.

Beim erneuten Generieren der Kostensätze werden lediglich die Kostensätze neu generiert, welche durch die Generierung ursprünglich erstellt wurden und noch nicht abgerechnet worden sind. Die bisher vom Programm generierten Kostensätze werden gelöscht und die manuell angelegten Kostensätze bleiben bestehen.

Es ist beim Teilnehmenden ebenfalls möglich für diesen die Rechnung der offenen Kostensätze zu erstellen. Dies passiert aufgrund der hinterlegten Einstellungen. Der Rechnungsempfangende ist i.d.R. der Teilnehmende. (Falls die abweichende Rechnungsanschrift aktiviert ist, wird diese verwendet). Dies wird folglich bei der Generierung berücksichtigt.

Bei den Gruppen gibt es nun einen neuen Button, welcher mit "Kostensätze" beschriftet ist.

Unter diesem findet man eine gesamte Aufführung der Kostensätze, welche erstellt wurden. Hier ist es auch möglich, die Kostensätze für die gesamte Gruppe zu erstellen und ebenfalls die Rechnungen zu erstellen.
Wenn die Rechnungen erstellt worden sind und keine Kostensätze bei den Teilnehmenden noch offen sind, werden die einzelnen Sätze grün angezeigt. Teilweise abgerechnete Kosten werden gelb markiert. Komplett ausstehende Beträge befinden sich in der Farbe rot.

Die über das Veranstaltungsmodul generierten Kostensätze werden anschließend, wie aus den anderen Modulen bislang auch, unter Fakturierung als Rechnungen (unter Berücksichtigung der fortlaufenden Rechnungsnummern) angelegt.

2.4.1. Weitere, nicht abrechnungsrelevante, Anpassungen im Veranstaltungsmanagement

Es wurden zwei neue Filter für die Suche nach Veranstaltungen implementiert.

▪ Veranstaltungen mit Gruppen (Filtert nur auf Veranstaltungen mit hinterlegten Gruppen)

▪ Veranstaltungen mit Einsatzplanung (Filtert nur auf Veranstaltungen mit einer hinterlegten Einsatzplanung)

Der Event-Log, über welchen Änderungen nachzuvollziehen sind, wurde überarbeitet:

Der Status der Anmeldungen der Einträge ist nun ersichtlich
Es ist nun möglich die Anmeldungen erneut auszuführen, falls das notwendig ist
Der Event Log wird nun für 14 Tage gesetzt. (Änderungen so lange nachvollziehbar)

System

3.1. Maillog

Wie Sie vielleicht mitbekommen haben, hat zu Beginn der Woche (18.02. - 20.02.2024) unser E-Mail Provider Domain-Factory ein Update eingespielt, wodurch zwischenzeitlich keine E- Mails versendet werden konnten. Insofern Sie kein eigenes Postfach bei uns eingerichtet haben, wurden ggf. auch Mails aus Ihrem Verband nicht versendet. An dieser Stelle möchten wir Sie nochmals informieren, dass Sie alle (potenziell) versendeten E-Mails unter dem Bereich System -> Maillog einsehen können. Wir haben hierzu kurzfristig ein Filter implementiert, wodurch Sie direkt nach Mails mit einem fehlgeschlagenen Versand filtern können. Möchten Sie die E-Mail dann nochmals versenden, können Sie dies durch Doppelblick auf die Mail und Betätigung des „Pfeil-Buttons“ vornehmen.

Ebenso möchten wir Sie darüber informieren, dass in Phoenix II die Möglichkeit besteht, die E-Mails über Ihr eigenes Postfach verschicken zu können. Dadurch würden die E-Mails auch über Ihre definierte E-Mailadresse verschickt werden. Kommen Sie bei Interesse daher gerne auf uns zu.