Seminar-Zulassung-GS Admin
Im Modul „Zulassung“ können Sie festlegen, welche Voraussetzungen ein Teilnehmer erfüllen muss, um an einem Seminar teilzunehmen. Hierbei werden verschiedene Zulassungen erstellt, die das Erbringen bestimmter Nachweise regeln, wie zum Beispiel:
Lizenznachweise
Fortbildungsnachweise
Nachweise zum Ehrenkodex
Erste-Hilfe-Kurse
Einverständniserklärungen
u. v. m.
Sie können diese Zulassungen so definieren, dass sie als verpflichtende Nachweise (Soll-Nachweise) für die Teilnahme erbracht werden müssen.
Übersicht und Verwaltung
In der Tabelle des Moduls sehen Sie verschiedene Einträge, die jeweils eine Bezeichnung tragen (z. B. „Einverständniserklärung“ oder „Erste-Hilfe Kurs“). Zu jedem Eintrag werden folgende Informationen angezeigt:
Gültigkeit des Nachweises
Sichtbarkeit der Zulassungsvoraussetzung im Internet
Historienführung (ob Änderungen protokolliert werden)
Erlaubnis zum Nachreichen von Nachweisen
Status der Zulassungsvoraussetzung (aktiv/stillgelegt)
Filter- und Suchfunktionen
Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um gezielt nach Bezeichnung oder Status zu suchen.
Aktionen
Neuen Eintrag anlegen:
Klicken Sie auf das Plus-Icon, um eine neue Zulassungsvoraussetzung zu erstellen.Eintrag bearbeiten:
Verwenden Sie das Stift-Icon, um eine bestehende Zulassung zu bearbeiten.Eintrag löschen:
Nutzen Sie das Kreuz-Icon, um eine Zulassung aus der Liste zu entfernen.
Zunächst wird die Bearbeitung einer bereits bestehenden Zulassung beschrieben, um die Grundstruktur und die Funktionen des Moduls anschaulich zu machen.
Wählen Sie dazu eine Zulassung aus, beispielsweise „Erste Hilfe Kurs“, und klicken Sie anschließend auf das Stift-Icon, um die Bearbeitung zu starten.
Im oberen Bereich des Bearbeitungsfensters tragen Sie die grundlegenden Informationen ein:
Bezeichnung der Zulassung
Kürzel zur schnellen Identifikation
Gültigkeitsdauer in Jahren und Monaten (z. B. „4 Jahre, gültig bis zum 12. Monat“)
Gültig ab: Hier geben Sie an, ab wann die Zulassung gültig ist
Diese Angaben sind die Grundlage für die Verwaltung und Nachverfolgung der jeweiligen Zulassungsvoraussetzung.
Das Feld „Prüfung auf“ ermöglicht es, die Zulassung – in diesem Fall als Kennzeichen – zu markieren. Dieses Kennzeichen wird anschließend im Personenaccount des Teilnehmers hinterlegt und kann dort jederzeit eingesehen werden.
Neue Zulassungsvoraussetzung anlegen
Um eine neue Zulassungsvoraussetzung zu erstellen, klicken Sie zunächst auf das Plus-Icon.
Nachdem Sie auf das Plus-Icon geklickt haben, können Sie folgende Angaben für die neue Zulassungsvoraussetzung machen:
Bezeichnung:
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Zulassung ein.Kürzel:
Tragen Sie ein kurzes Kennzeichen zur schnellen Identifikation der Zulassung ein.
Gültigkeit
Gültigkeit Jahre:
Dieser Wert gibt an, wie lange die Zulassung, Lizenz oder Vereinbarung gültig bleibt. Die Gültigkeit kann ab dem Zeitpunkt beginnen, an dem die Zulassung im System hinterlegt wird, oder ab dem Abschluss einer bestimmten Qualifikation (z. B. nach einer Ausbildung). Nach Ablauf dieser Zeitspanne muss die Zulassung erneuert oder überprüft werden.Bis Monat:
Hier geben Sie die Anzahl zusätzlicher Monate innerhalb der Gültigkeitsjahre an. Diese Angabe präzisiert, wie lange die Zulassung über die vollen Jahre hinaus gültig ist.
Beispiel:
Wird eine Lizenz für 2 Jahre und 6 Monate vergeben, tragen Sie bei „Gültigkeit Jahre“ den Wert 2 ein und bei „Bis Monat“ den Wert 6. Die Lizenz ist somit insgesamt 2 Jahre und 6 Monate gültig, bevor eine Erneuerung oder Überprüfung erforderlich ist.
Mit diesen Angaben legen Sie fest, wie lange die jeweilige Zulassung gültig bleibt und wann sie erneuert werden muss.
Das Feld „Prüfung auf“ beschreibt, welche Art von Zulassungsvoraussetzung für das Seminar gefordert wird. Es gibt verschiedene Zulassungsformen, die jeweils eine spezifische Berechtigung oder Voraussetzung darstellen:
Lizenzen:
Wählen Sie diese Option, wenn für die Seminarteilnahme bestimmte Lizenzarten erforderlich sind. Nach Auswahl von „Lizenzen“ öffnet sich ein weiteres Feld, in dem Sie die für die Zulassung notwendigen Lizenzarten auswählen können.Dateien:
Hierbei handelt es sich um Nachweise, die als Datei (z. B. Zertifikate, Bescheinigungen) hochgeladen werden müssen.Kennzeichen:
Diese Option dient dazu, bestimmte Merkmale oder Status als Zulassungsvoraussetzung zu definieren.Funktionen:
Hier können spezielle Funktionen oder Rollen als Voraussetzung festgelegt werden.
So können Sie die jeweils passende Zulassungsform auswählen und die spezifischen Anforderungen für die Seminarteilnahme präzise definieren.
Das Feld „Gültig seit“ gibt an, ab welchem Zeitpunkt der Inhaber einer Lizenz diese bereits besitzen muss, um bestimmte Berechtigungen oder Anforderungen zu erfüllen. Es legt fest, wie lange die Lizenz mindestens gültig sein muss, bevor der Inhaber beispielsweise an einem Seminar teilnehmen darf oder eine bestimmte Tätigkeit ausüben kann.
Beispiel:
Für ein Seminar ist die Teilnahme nur für Personen möglich, die ihre Lizenz seit mindestens 6 Monaten besitzen. In diesem Fall wird im Feld „Gültig seit“ dieser Zeitraum hinterlegt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Lizenzinhaber bereits über ausreichend Erfahrung oder Qualifikation verfügt, bevor er an der Veranstaltung teilnehmen kann.
Die Zulassungsform „Dateien“ ermöglicht es, bestimmte Dokumente als Voraussetzung oder Nachweis für eine Zulassung zu verwenden. Solche Dateien können beispielsweise Prüfungszertifikate, Bescheinigungen oder Verträge sein, die für die Teilnahme an einem Seminar, eine Lizenzierung oder eine andere berechtigte Aktivität erforderlich sind.
Im System können diese Nachweise hochgeladen, gespeichert und überprüft werden. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Dokumente vorliegen und den festgelegten Anforderungen entsprechen. Ein typisches Beispiel: Ein Seminar verlangt, dass Teilnehmer vorab bestimmte Zertifikate oder Nachweise einreichen, bevor sie zugelassen werden..
Gültig seit für Dateien
Das Feld „Gültig seit“ für Dateien gibt an, ab welchem Datum ein bestimmtes Dokument oder eine Datei als gültiger Nachweis im Zulassungsprozess akzeptiert wird.
So wird sichergestellt, dass eingereichte Nachweise aktuell sind und den Anforderungen entsprechen.
Beispiel:
Ein Seminar verlangt das Hochladen eines Zertifikats. Das „Gültig seit“-Datum legt fest, ab wann dieses Zertifikat für die Teilnahme oder Zulassung gültig ist. Dadurch wird verhindert, dass veraltete Dokumente eingereicht werden, und die Aktualität der Nachweise bleibt gewährleistet.
Zulassung „Kennzeichen“
Kennzeichen sind spezielle Nachweise oder Dokumente, die als Voraussetzung für eine Zulassung dienen. Sie helfen dabei, bestimmte Kriterien zu identifizieren und zu überprüfen, die für die Teilnahme an einem Seminar, eine Lizenzierung oder eine andere berechtigte Aktivität notwendig sind.
Beispiele für Kennzeichen:
Ehrenkodex:
Bestätigung, dass der Teilnehmer ethische oder verhaltensbezogene Richtlinien anerkennt.Einverständniserklärung:
Schriftliche Zustimmung zu bestimmten Bedingungen oder Anforderungen.Erste-Hilfe-Kurs:
Nachweis über einen erfolgreich absolvierten Erste-Hilfe-Kurs.Polizeiliches Führungszeugnis:
Dokument, das die strafrechtliche Unbedenklichkeit des Teilnehmers bestätigt.
Kennzeichen als Zulassungsvoraussetzung
Kennzeichen sind häufig erforderlich, um sicherzustellen, dass ein Teilnehmer alle rechtlichen oder sicherheitsrelevanten Anforderungen erfüllt, bevor er zum Seminar zugelassen wird.
Gültig seit für Kennzeichen:
Das Feld „Gültig seit“ gibt an, ab welchem Datum ein Kennzeichen (z. B. Ehrenkodex, Einverständniserklärung, Erste-Hilfe-Kurs, polizeiliches Führungszeugnis) als gültig und anerkannt gilt. Es legt fest, ab wann ein Nachweis oder Dokument für die Zulassung akzeptiert wird.
Beispiele:
Ein polizeiliches Führungszeugnis wird nur akzeptiert, wenn es innerhalb der letzten 12 Monate ausgestellt wurde. Das „Gültig seit“-Datum gibt an, ab welchem Zeitpunkt das Dokument gültig ist.
Für einen Erste-Hilfe-Kurs kann festgelegt werden, dass das Zertifikat nur anerkannt wird, wenn es seit weniger als zwei Jahren ausgestellt wurde.
Das „Gültig seit“-Datum stellt sicher, dass nur aktuelle und relevante Nachweise für die Zulassung berücksichtigt werden.
Zulassung „Funktionen“
Mit der Zulassungsform „Funktionen“ können Sie festlegen, dass bestimmte Rollen oder Funktionen auf verschiedenen Ebenen (z. B. Verband oder Verein) Voraussetzung für die Seminarteilnahme sind.
Vorgehen:
Wählen Sie zunächst die Ebene (z. B. Verband oder Verein) aus.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie die konkrete Funktion, die für die jeweilige Ebene hinterlegt ist.
Bedeutung:
Nur Teilnehmer, die die geforderte Funktion innehaben, können am Seminar teilnehmen. Diese Funktionen dienen als qualifizierende Bedingungen und stellen sicher, dass alle Teilnehmer die notwendigen Berechtigungen oder Anforderungen erfüllen.
Gültig seit für Funktionen
Das Feld „Gültig seit“ für Funktionen gibt an, ab welchem Datum eine bestimmte Funktion (z. B. „Mitglied im Verband“ oder „Zugang zu speziellen Ressourcen“) für eine Person offiziell anerkannt und gültig ist.
Nur Funktionen, die ab diesem Datum aktiv sind, werden als Voraussetzung für die Zulassung oder Berechtigung gezählt.
Beispiel:
Für die Teilnahme an einem Seminar kann festgelegt werden, dass die Funktion „Mitglied im Verband“ mindestens seit einem bestimmten Datum aktiv sein muss. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Teilnehmer mit aktuellen und gültigen Funktionen zugelassen werden.
So wird verhindert, dass veraltete oder nicht mehr gültige Funktionen als Zulassungsvoraussetzung verwendet werden.
Optionen im Bereich Kennzeichen
Im Bereich „Kennzeichen“ stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die den Status und die Sichtbarkeit einer Zulassung oder eines Kennzeichens im System bestimmen:
Anzeige im Internet:
Das Kennzeichen wird öffentlich sichtbar und kann von allen Nutzern des Systems eingesehen werden.Historie:
Alle Änderungen und die Historie des Kennzeichens werden dokumentiert und bleiben nachvollziehbar.Nachreichen erlaubt:
Die Zulassung oder das Kennzeichen kann auch nachträglich eingereicht werden, ohne dass dies zu einer Ablehnung oder zum Verlust der Zulassung führt.Nur zur Info:
Die Zulassung dient lediglich zur Information und unterliegt keiner Prüfung oder weiteren Anforderungen.Stillgelegt:
Das Kennzeichen bleibt im System gespeichert, ist jedoch aktuell nicht aktiv und wird nicht mehr als Voraussetzung berücksichtigt.