Modul „Funktionen“ in Phoenix II

Das Modul „Funktionen“ in Phoenix II unterstützt Sie bei der Verwaltung von Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten, die Personen im System übernehmen können. Es dient als zentrale Stelle, um festzulegen, wer welche Aufgaben innerhalb einer Organisation ausführt – zum Beispiel als Vereinsvorstand, Schatzmeisterin oder Seminarleiter.

Überblick über die Funktionen des Moduls

Allgemeine Funktionalität

Mit diesem Modul können Sie alle Funktionen im System einsehen und bearbeiten. Dazu gehören:

Hinzufügen neuer Funktionen
Bearbeiten bestehender Funktionen
Löschen nicht mehr benötigter Funktionen
Einsehen, welche Personen aktuell eine bestimmte Funktion innehaben
Festlegen, ob eine Funktion öffentlich im Internet oder nur intern im Vereinsaccount sichtbar ist

Das Modul passt sich der Benutzerrolle an: Je nachdem, ob Sie sich als Administratorin, Vereinsverantwortlicher oder normale Nutzerin anmelden, stehen Ihnen unterschiedliche Bereiche und Bearbeitungsrechte zur Verfügung.

Such- und Filtermöglichkeiten

Um Ihnen die Arbeit mit einer großen Zahl an Funktionen zu erleichtern, stehen Ihnen verschiedene Filteroptionen zur Verfügung:

1. Sortierung

Sie können die Funktionsliste entweder alphabetisch oder hierarchisch (nach Organisationsebene) anzeigen lassen. Dies erleichtert je nach Arbeitsweise die Orientierung.

2. Organisationsebene

Über einen Dropdown-Filter können Sie gezielt nach Funktionen filtern, die zu einer bestimmten Ebene gehören – zum Beispiel Verband, Verein, Bezirk oder Person. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie nur einen bestimmten Bereich betrachten möchten.

3. Weitere Filter

Zusätzlich können Sie die Funktionsübersicht nach folgenden Kriterien eingrenzen:

Status der Funktion (aktiv oder inaktiv)
Bezeichnung der Funktion (weiblich oder männlich)
Anzeige im Internet oder nur im Vereinsaccount
Kurzbezeichnung der Funktion

Diese Filter helfen Ihnen, gezielt bestimmte Funktionen zu finden und sich auf relevante Informationen zu konzentrieren.

Die Übersichtstabelle im Detail

Die Funktionsübersicht enthält eine Tabelle mit folgenden Spalten:

Spalte	Bedeutung

Spalte	Bedeutung
Bezeichnung (w/m)	Name der Funktion in weiblicher und männlicher Form
Ebene	Zugehörige Organisationsebene (z. B. Verein, Verband)
Anzahl Funktionsträger	Wie viele Personen diese Funktion derzeit innehaben
Internet/VA	Gibt an, ob die Funktion im Internet oder im Vereinsaccount angezeigt wird
PA (Personenaccount)	Gibt an, ob die Funktion mit einem Personenaccount verknüpft ist
Systemfunktion	Ob es sich um eine technisch relevante Systemfunktion handelt
Zugeordnete Rolle	Ob durch die Funktion automatisch eine Rolle im System vergeben wird
Status	Ob die Funktion aktuell aktiv oder inaktiv ist

Bearbeitungsfunktionen

Über die Schaltflächen oberhalb der Tabelle haben Sie folgende Möglichkeiten:

Neue Funktion hinzufügen
Ausgewählte Funktion bearbeiten
Funktion löschen
Zuordnungen löschen (entfernt nur die Verknüpfung zu Personen, nicht die Funktion selbst)

Zugriffsrechte je nach Benutzerrolle

Je nach Rolle, mit der Sie sich anmelden, stehen Ihnen unterschiedliche Bearbeitungsrechte zur Verfügung:

Administratorinnen und Administratoren können alle Funktionen verwalten.
Verantwortliche auf Vereins- oder Verbandsebene sehen nur die für ihre Organisation relevanten Funktionen.
Normale Benutzerinnen und Benutzer sehen nur die Funktionen, die sie selbst betreffen.

Funktion bearbeiten – Modul „Funktionen“ in Phoenix II

Im Modul „Funktionen“ können Sie bestehende Funktionen gezielt bearbeiten. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn sich Rollenbezeichnungen, Zuständigkeiten oder Anforderungen ändern.

Bearbeitung starten

Um eine vorhandene Funktion zu bearbeiten:

Markieren Sie in der Übersicht die gewünschte Funktion mit dem Kreis-Icon.
Klicken Sie anschließend auf das Stift-Icon, um die Funktion zu öffnen.
Es erscheint das Bearbeitungsfenster mit dem Reiter „Allgemein“. Hier können Sie alle Einstellungen anpassen.

Felder im Reiter „Allgemein“

Feld	Beschreibung

Feld	Beschreibung
Ebene	Wählen Sie die Organisationsebene aus (z. B. Verein, Verband, Bezirk).
Anzahl Funktionsträger	Legt fest, wie viele Personen diese Funktion maximal innehaben dürfen. 0 bedeutet: unbegrenzt.
Bezeichnung männlich / weiblich	Tragen Sie hier die geschlechterspezifische Funktionsbezeichnung ein (z. B. „Vorsitzender / Vorsitzende“).
Bezeichnung kurz	Eine Kurzform, z. B. für Listen oder interne Anzeigen.
Bezeichnung Code	Ein interner, eindeutiger Kenncode für die Funktion (z. B. für Schnittstellen).
Aktiv	Nur aktive Funktionen sind im System auswählbar und können Personen zugewiesen werden.
Anzeige im Internet / Vereinsaccount	Steuert, ob die Funktion öffentlich im Internet oder nur intern im Vereinsaccount angezeigt wird.
Funktion für Vereinsverwaltung	Ist diese Funktion für die administrative Vereinsarbeit vorgesehen?
Anzeige im Personenaccount	Zeigt die Funktion im Profil der jeweiligen Person an.
Anzeige als Zusatzqualifikation	Kennzeichnet die Funktion als besondere Zusatzqualifikation.
Erweiterter Datenschutz	Wenn aktiviert, muss der Funktionsinhaber einer erweiterten Datenschutzvereinbarung zustimmen.
Telefon-Pflicht in PA	Eine Telefonnummer muss im Personenaccount vorhanden sein.
Adresse-Pflicht in PA	Eine vollständige Adresse muss im Personenaccount hinterlegt sein.
Einfügen nach	Bestimmt die Position der Funktion in der Funktionsliste (Sortierung).
Zugehörige Rolle	Weist der Funktion eine Systemrolle zu, die mit spezifischen Rechten und Berechtigungen verbunden ist.

Weitere Aktionen zur Verwaltung von Funktionen

Löschen einer Funktion: Über das rote Kreuz-Icon kann eine Funktion vollständig entfernt werden (nach Bestätigung).
Funktionsträger anzeigen: Mit dem Kopf-Icon lassen sich alle Personen anzeigen, die diese Funktion derzeit innehaben.
Exportieren und Drucken: Funktionen lassen sich exportieren oder drucken – wahlweise alphabetisch oder hierarchisch sortiert.
Zuordnungen löschen: Entfernt die Zuweisung der Funktion zu Personen, ohne die Funktion selbst zu löschen.

Hinweise zur Nutzung

Die Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte richten sich nach Ihrer Benutzerrolle (z. B. GS-Admin, Vereinsverantwortlicher).
Durch die Kombination aus Rollen, Sichtbarkeitsoptionen und Datenschutzvorgaben können Funktionen gezielt verwaltet und kontrolliert eingesetzt werden.
Nutzen Sie das Feld „Einfügen nach“, um die Sortierung logisch zu strukturieren, besonders bei umfangreichen Funktionslisten.

Beispiel:
Wenn Sie die Funktion „Vereinsaccount Plus“ anpassen möchten, wählen Sie diese aus der Übersicht aus, öffnen sie per Stift-Icon und passen z. B. die Anzahl der möglichen Inhaber, die Sichtbarkeit im Personenaccount und die zugehörige Rolle an. Dadurch wird gesteuert, wer Zugriff auf bestimmte Inhalte hat und welche Aufgaben übernommen werden können.

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Export und Druck von Funktionen

Im Modul „Funktionen“ haben Sie die Möglichkeit, Funktionen zu exportieren und auszudrucken.

Exportieren

Sie können auswählen, welche Funktionen exportiert werden sollen, und diese mit verschiedenen Filtern und Sortierungen gezielt eingrenzen. Dies erleichtert die Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten.

Beim Export werden nur die Daten exportiert, die aktuell auf der Seite angezeigt werden.
Standardmäßig zeigt das System 25 Ergebnisse pro Seite an.

Tipp:
Wenn Sie alle Datensätze auf einmal exportieren möchten (z. B. in eine Excel-Datei), erhöhen Sie die Zahl im Eingabefeld über der Liste auf z. B. „500“. Bestätigen Sie mit der Enter-Taste oder durch Klick auf das Lupen-Symbol, und starten Sie danach den Export wie gewohnt.

Drucken

Beim Drucken können Sie zwischen zwei Sortierarten wählen:

Alphabetisch: Die Funktionen werden nach ihrem Namen sortiert – ideal für eine schnelle Übersicht.
Hierarchisch: Die Funktionen werden entsprechend ihrer Struktur innerhalb der Organisation dargestellt – besonders hilfreich bei komplexen Verbands- oder Vereinsstrukturen.