Seminar-Seminarverwaltung-Anmeldungen- GS Admin

Im Modul „Anmeldungen“ erhalten Sie eine umfassende Übersicht über alle Teilnehmenden und deren aktuellen Status im Zusammenhang mit dem jeweiligen Lehrgang. Hier verwalten Sie Anmeldungen, Abmeldungen sowie Wartelistenplätze einfach und effizient.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Der Bereich „Online“ zeigt den Status der Online-Anmeldungen. Weitere Kategorien wie „Teilg./Teilweise LE“ oder die Übersicht zu Lizenzen (erstellt und verlängert) ermöglichen eine detaillierte Nachverfolgung des jeweiligen Teilnehmendenstatus.

Im Bereich „Rechnungen“ werden die Zahlungsinformationen der Lehrgangsteilnehmer*innen verwaltet. Von hier aus können die Rechnungsdaten direkt in das Modul „Fakturierung“ übernommen werden, was eine reibungslose Zahlungsabwicklung und eine systemübergreifende Weiterverarbeitung der Daten gewährleistet.

Da sich die meisten Teilnehmer in der Regel online anmelden, liegt der Fokus zunächst auf dem Reiter „Online“. Wenn Sie diesen Reiter auswählen, erhalten Sie eine Übersicht aller vorhandenen Online-Anmeldungen für den Lehrgang.

Nach der erfolgreichen Anmeldung zu einem Lehrgang erhalten die Teilnehmenden eine Bestätigungsmail über die erfolgreiche Anmeldung. Der Text der Bestätigungsmail kann individuell pro Kunde bearbeitet werden - siehe E-Mailtexte.

Für jeden Lehrgang kann festgelegt werden, ob Online-Anmeldungen automatisch oder manuell übernommen werden.

Manuelle Übernahme der Teilnehmenden

Die manuelle Übernahme der Teilnehmenden ist das Standardverhalten in Phoenix. Neben den Teilnehmendendetails (Person, Verein, Telefon/E-Mail, ggfs. Vereinsfreigabe, Status und Anmeldedetails) finden Sie verschiedene Symbole, die unterschiedliche Aktionen ermöglichen.

Das rote Hinweis-Icon mit dem Tooltip „Onlineanmeldung nicht übernommen“ bedeutet:

Ein*e Teilnehmer*in hat sich online für den Lehrgang angemeldet.
Diese Anmeldung wurde noch nicht endgültig in die Teilnehmendenliste übernommen.
Die Anmeldung ist somit noch offen und muss der bearbeitenden Person auf Seiten des LSB oder der Sportbünde manuell bestätigt oder übernommen werden, bevor der*die Teilnehmer*in offiziell als angemeldet gilt.

Solange dieser Schritt nicht erfolgt ist, bleibt die Anmeldung im Status „ausstehend“ und der*die Teilnehmer*in erhält keine endgültige Bestätigung.

Wenn eine Online-Anmeldung noch nicht in die Teilnehmendenliste übernommen wurde, gehen Sie wie folgt vor:

Mit dem Icon „Zur Person“ können Sie die persönlichen Daten der Person einsehen, darunter Name, Verein sowie Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. So stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.
Über das Icon „Zu den Zulassungsvoraussetzungen“ kontrollieren Sie, ob der Teilnehmer alle erforderlichen Nachweise und Qualifikationen, wie beispielsweise den Lizenzstatus, erbracht hat.

Sind alle Informationen vollständig und die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt, können Sie die Online-Anmeldung endgültig in die Teilnehmendenliste übernehmen. Klicken Sie dazu auf das Icon “Anmeldung übernehmen”. Erst durch diese Aktion werden die Teilnehmenden verbindlich in die Teilnehmendenliste aufgenommen.

Nach der Übernahme der Online-Anmeldung wird der*die Teilnehmer*in im Reiter „Anmeldungen“ angezeigt.

Automatische Übernahme der Teilnehmenden

Im Reiter „Lehrgangsdaten“ lässt sich für einen Lehrgang einstellen, dass Online-Anmeldungen automatisch in den Reiter „Anmeldungen“ übernommen werden. Wenn die Übernahme automatisch erfolgen soll, muss der Haken gesetzt werden. Unter System > Textbausteine kann der E-Mailtext hinterlegt werden, der in der automatischen Übernahmebestätigung enthalten sein soll - siehe E-Mailtexte.

Nachdem die Online-Anmeldung automatisch in den Reiter „Anmeldungen“ übernommen wurde, erscheint das Hinweis-Icon automatisch in Grün.

Manuelle Anmeldung ohne vorherige Online-Anmeldung

Falls Sie Teilnehmende ohne Online-Anmeldung zu einem Lehrgang anmelden möchten, können Sie diese auch manuell zu einem Lehrgang hinzufügen. Klicken Sie dazu einfach auf das Plus-Icon im Reiter “Anmeldungen”, um eine neue Anmeldung einzutragen.

Geben Sie im nächsten Schritt den Nachnamen und Vornamen des*der Teilnehmenden ein. Ab der Eingabe von drei Buchstaben erfolgt automatisch eine Suche nach bereits im System hinterlegten Personen.

Wird die gesuchte Person gefunden, können Sie diese auswählen und über das Icon „Person übernehmen“ zur Anmeldung hinzufügen. Falls die gewünschte Person nicht gefunden wird, haben Sie die Möglichkeit, diese über das „Plus-Icon“ als neue Person im System anzulegen.

Teilnehmende
Anschließend gelangen Sie direkt zu den persönlichen Daten der ausgewählten Person und können diese ggfs. anpassen.

Anmeldedetails

Im Reiter „Anmeldedetails“ können Sie alle wichtigen Informationen zur Anmeldung eines Teilnehmenden sowie weitere relevante Daten erfassen:

Angemeldet: Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu der sich der Teilnehmende für den Lehrgang angemeldet hat, z. B. 17.12.2024, 09:23.
Abgemeldet: Hier können Sie das Datum eintragen, falls sich der Teilnehmende von dem Lehrgang abgemeldet hat.
Abgesagt VB: Dieses Feld dient dazu, zu vermerken, wenn die Anmeldung durch eine dritte Partei, wie den Veranstalter, storniert wurde.
per: Im Dropdown-Menü können Sie angeben, ob die Anmeldung über eine bestimmte Person oder Plattform erfolgt ist.
Warteliste: Mit dieser Checkbox markieren Sie, ob der Teilnehmende auf der Warteliste steht, falls alle Plätze bereits vergeben sind.
Adresse unterdrücken: Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Adresse des Teilnehmenden auszublenden – beispielsweise aus Datenschutzgründen oder anderen spezifischen Anforderungen.
Verein: Hier kann der Verein des Teilnehmenden hinterlegt werden.

Bezahlung

Im Reiter „Bezahlung“ erfassen Sie alle relevanten Zahlungsinformationen für den jeweiligen Teilnehmenden. Dazu gehören:

Der zu zahlende Betrag
Der aktuelle Zahlungsstatus (z. B. offen, bezahlt)
Die gewählte Zahlungsmethode

So stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen korrekt verbucht und verwaltet werden.

Im Reiter “Lizenzen” können die Lizenzen des Teilnehmenden eingesehen werden. Im Reiter “Zulassungsvoraussetzungen” können ggfs. bereits Zulassungsvoraussetzungen abgehakt oder hinterlegt werden.

E-Mail
Nachdem Sie einen Teilnehmenden angelegt haben, können Sie die E-Mail, die an den Teilnehmenden versendet werden soll, individuell bearbeiten und anschließend direkt verschicken.

Verwaltung der Warteliste

Ist das Seminar ausgebucht, können beliebig viele Teilnehmende auf eine Warteliste gesetzt werden. Die Anzahl der zur Verfügung stehenden Wartelisten-Plätze kann im Reiter “Lehrgangsdaten” im Lehrgang hinterlegt werden. Im Reiter “Warteliste” erhalten Sie eine Übersicht aller Personen auf der Warteliste.

Wichtig: Wenn sich eine Person abmeldet und dadurch ein Platz im Lehrgang frei wird, erfolgt keine automatische Übernahme von Teilnehmenden von der Warteliste. Das Verschieben von Teilnehmenden von der Warteliste in die Anmeldeliste muss manuell durchgeführt werden.

Möchten Sie Teilnehmende von der Warteliste in die Anmeldungen übernehmen, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) und entfernen Sie das Häkchen bei ‚Warteliste‘. Die Teilnehmenden werden daraufhin automatisch in den Reiter ‚Anmeldungen‘ übernommen.

Bearbeitung von Abmeldungen

Im Bereich „Abmeldungen“ sehen Sie alle Teilnehmenden, die sich vom Lehrgang abgemeldet haben. Erfolgt die Abmeldung durch den Teilnehmenden selbst über den persönlichen Account, wird die Person automatisch in den Bereich „Abmeldungen“ verschoben.

Bei telefonischen oder schriftlichen (z. B. per E-Mail) Abmeldungen können Sie die Abmeldung manuell erfassen, indem Sie im Bereich „Anmeldungen“ das Datum und die Uhrzeit der Abmeldung im Feld „Abmeldung“ eintragen. Auch in diesem Fall wird die Person automatisch in den Bereich „Abmeldungen“ übernommen.

Teilgenommen / Bestanden

In diesem Bereich können Sie die Teilnahme und das Bestehen der Teilnehmer dokumentieren. Um die Angaben zu bearbeiten, nutzen Sie das Stift-Icon neben den jeweiligen Teilnehmerdaten. Setzen Sie die Häkchen in die entsprechenden Felder, um zu vermerken, ob der Teilnehmer teilgenommen hat und ob er das Seminar mit bestandenhat.

Diese Einträge sind außerdem erforderlich für die Rechnungsstellung und die Lizenzverlängerung, da sie als Grundlage für die entsprechenden Dokumente dienen.