Personen- GS Admin
Personenverwaltung in Phoenix – Rechte und Möglichkeiten als GS-Admin
Als GS-Admin verfügen Sie in Phoenix über umfassende Rechte zur Verwaltung von Benutzer- und Personendaten. Diese Rolle ermöglicht Ihnen, zentrale Aufgaben im Bereich der Mitglieder- und Rollenverwaltung zu übernehmen und so einen reibungslosen Ablauf im Vereins- oder Verbandskontext sicherzustellen.
Die Konfiguration in Phoenix kann über den Menüpunkt „System / Phoenix Konfiguration“ vorgenommen werden. Für detaillierte Informationen und Anleitungen zur Nutzung des Moduls „Phoenix Konfiguration“ besuchen Sie die entsprechende Wiki-Seite.
System- Phoenix Konfiguration-GS Admin
Hauptaufgaben als GS-Admin in der Personenverwaltung
Als GS-Admin übernehmen Sie zentrale Aufgaben bei der Verwaltung von Personendaten in Phoenix II. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Bearbeitungsmöglichkeiten:
1. Neue Personen anlegen
Erfassen Sie neue Benutzer mit Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten sowie Vereinszugehörigkeit und Mitgliedsstatus.
Beispiel: Bei Aufnahme eines neuen Mitglieds wählen Sie „Neue Person anlegen“ und weisen es direkt dem Verein zu.
2. Funktionen zuweisen
Weisen Sie Personen Rollen innerhalb des Vereins oder Verbands zu, z. B. Vereinsvorstand, Trainer/in, Kassierer/in oder Jugendwart/in.
Funktionen beschreiben inhaltliche Aufgaben unabhängig von Systemrollen.
3. Rollen zuweisen
Definieren Sie Zugriffsrechte durch Rollen wie Vereinsadministrator (voller Zugriff), Mitglied (eingeschränkt) oder Prüfer.
Eine Person kann mehrere Rollen kombinieren, z. B. „Mitglied“ und „Trainer“.
4. Personendaten bearbeiten
Aktualisieren Sie Daten wie Namen, Kontaktdaten, Adresse oder Vereinszugehörigkeit jederzeit, um Datenqualität und Kommunikation zu sichern.
5. Kennzeichen verwalten
Fügen Sie Status-Flags hinzu wie „Aktives Mitglied“, „Ehrenmitglied“, „Zahlung offen“ oder „Ausgetreten“ – zur besseren Filterung und Organisation.
Wichtiger Hinweis: Diese Funktionen sind ausschließlich GS-Admins vorbehalten. Prüfen Sie regelmäßig, wer diese Rolle hat, um Sicherheit zu gewährleisten.
In der Startübersicht zu Personen können Sie mit zahlreichen Filteroptionen präzise nach Personen suchen.
Besonders praktisch ist die Namenssuche: Geben Sie die ersten zwei Buchstaben des Namens oder Vornamens gefolgt von einem Sternchen () ein. Das System zeigt automatisch alle passenden Treffer an.
Beispiel: „Ma“ findet „Martin", „Mayer" und ähnliche Namen.
Zusätzlich können Sie Filter wie Vereinszugehörigkeit, Funktion oder Rolle nutzen, um die Ergebnisse weiter zu verfeinern – ideal bei unsicherer Schreibweise oder großen Datenmengen.
Im weiteren Verlauf wird auf die Symbolleiste über den Namen in der Personenübersicht eingegangen. Diese Symbolleiste bietet Ihnen als GS-Admin nützliche Werkzeuge, um die Personendaten schnell und effizient zu verwalten.
Die Beschreibung der einzelnen Buttons finden Sie in der folgenden Anleitung. Sie erklärt die jeweilige Funktion und Nutzung der verschiedenen Schaltflächen detailliert.
Button (1) Neu
Durch Klicken auf den „Plusbutton“ (1) können Sie eine neue Person anlegen. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Vor- und Nachnamen der Person eingeben können, die Sie hinzufügen möchten.
In der ersten dargestellten Variante, bei der die Suche keinen Treffer liefert, haben Sie die Möglichkeit, eine neue Person anzulegen. Dazu klicken Sie auf den Button „Neu anlegen“.
In dem nun geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit, eine neue Person anzulegen. Geben Sie dazu die erforderlichen Daten ein und speichern Sie diese anschließend durch Klicken auf den “grünen Speicherbutton”.
In der zweiten Variante wurde bei der Suche ein Treffer erzielt, und der Datensatz wird unten angezeigt. Wenn es sich bei dem Datensatz um die gesuchte Person handelt, können Sie mit einem Klick auf den Button „Gewählten Datensatz benutzen“ fortfahren. In dem sich nun geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Datensatz zu bearbeiten.
Zum Bearbeiten klicken Sie auf den „Stiftebutton“ in der Symbolleiste (7). Geben Sie anschließend die neuen Daten ein und speichern Sie diese mit dem „grünen Speicherbutton“.
Sollte es sich bei dem angezeigten Datensatz nicht um die gewünschte Person handeln (z. B. aufgrund eines abweichenden Geburtsdatums), können Sie eine neue Person anlegen, indem Sie auf den Button „Neu anlegen“ klicken.
Verfahren Sie bei der Dateneingabe wie zuvor beschrieben: Geben Sie die erforderlichen Daten ein und speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton
Button (2) Bearbeiten
Über den Stiftebutton können Sie die Person, die Sie durch den Filter gefunden haben, direkt bearbeiten. Nach der Bearbeitung der Daten speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton.
Button (3) Löschen
Mit dem roten Löschbutton können Sie die Person löschen. In einem weiteren Fenster werden Sie dann aufgefordert, das Löschen zu bestätigen oder den Vorgang abzubrechen
Button (4) Person Rolle zuweisen
Durch Klicken auf den Schlüsselbutton können Sie der Person im weiteren Verlauf verschiedene Rollen zuweisen oder bestehende Rollen löschen.
Unter dem Abschnitt „Rollen“ finden Sie eine Liste der verfügbaren Rollen, die Sie einer Person zuweisen können.
Rolle auswählen: Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Rolle (8 )und klicken Sie darauf, um sie zu markieren.
Rolle zuweisen: Nachdem Sie eine Rolle ausgewählt haben, verwenden Sie die Pfeiltasten (9) (nach rechts), um die markierte Rolle in das Fenster „Zugeordnete Rollen“ zu verschieben. Dadurch wird die Rolle der Person zugewiesen.
Rolle entfernen: Um eine bereits zugeordnete Rolle zu entfernen, markieren Sie die entsprechende Rolle im Fenster „Zugeordnete Rollen“. Verwenden Sie dann den Pfeil (meistens nach links), um die Rolle zurück in das Fenster „Rollen“ zu verschieben. Dadurch wird die Rolle von der Person gelöscht.
Button (5) .vcf Export
Mit der Pfeiltaste können Sie eine .vcf-Datei (vCard) herunterladen. Damit übernehmen Sie die hinterlegten Kontaktdaten der Person einfach in Ihr eigenes Adressbuch oder E-Mail-Programm, z. B. Outlook oder Apple Kontakte.
Button (6) Etiketten Export
Mit der Pfeiltaste können Sie die Kontaktdaten herunterladen, um Etiketten zu drucken – beispielsweise als Adressaufkleber. Durch Setzen des Häkchens bei „Absenderadresse“ wird zusätzlich die Verbandsadresse als Absender auf dem Etikett ausgegeben.
Button (10) Dubletten beseitigen
Durch verschiedene Ursachen kann es dazu kommen, dass Personen doppelt angelegt wurden. Diese Duplikate können Sie beseitigen.
Nachdem Sie die gefilterte Person doppelt gefunden haben, klicken Sie auf einen der beiden Datensätze und wählen Sie die Option „Dubletten beseitigen“.
Sie sehen nun auf der linken Seite die Person, die Sie zuvor ausgewählt haben. Im oberen Bereich finden Sie den Button „Personenvorschläge“. und “oder Person wählen”
Nach dem Anklicken öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Person auswählen können, die Sie mit der Doublette zusammenführen oder beseitigen möchten. Über das Auswahlfeld „Oder Person wählen“ gelangen Sie zum Fenster für die Personensuche, wo Sie die Person selbst suchen können.
In den beiden Datensätzen der ausgewählten Person sehen Sie links die Daten, die Sie auf den Datensatz rechts übertragen können. Klicken Sie dazu auf den Pfeilbutton neben den einzelnen Feldern – die Daten werden dann automatisch auf die rechte Seite übernommen.
Speichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf den grünen Speicherbutton klicken. Daraufhin erscheint ein Hinweisfeld, in dem Sie mit „OK“ zustimmen oder den Vorgang durch „Abbrechen“ beenden können. Bei Abbruch werden Sie zur vorherigen Seite zurückgeführt; bei Bestätigung gelangen Sie zum Abschluss des Prozesses.
Zum Abschluss sehen Sie ein Hinweisfeld. Bitte beachten Sie die Informationen im blauen Textfeld, um den Vorgang korrekt abzuschließen
Button (11) Aktivierungsmail erneut versenden
Falls die Aktivierungsmail bei der Registrierung eines neuen Benutzers nicht versendet wurde, können Sie hier den Versand erneut auslösen. Häufig liegt das Problem an einem Tippfehler in der E-Mail-Adresse – korrigieren Sie diese gegebenenfalls und klicken Sie dann auf den Button, um die Mail erneut zu versenden.
Button (12) Login on Behalf
Login on Behalf ist in Phoenix II nicht standardmäßig für alle GS-Admin-Benutzer freigeschaltet. Die Freischaltung erfolgt ausschließlich auf ausdrückliches Verlangen des Verbandes und nur durch den Phoenix-Support.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, sich im Namen eines anderen Benutzers in das System einzuloggen. Sie ist besonders nützlich, wenn Sie Aktionen im Auftrag eines Benutzers ausführen müssen, ohne dessen Zugangsdaten direkt zu verwenden. Vor der Nutzung sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
Nach dem Login on Behalf sehen Sie den Personenaccount aus der Sicht des jeweiligen Benutzers und können notwendige Änderungen vornehmen. Der betroffene Benutzer wird automatisch per Benachrichtigungs-E-Mail über diesen Zugriff informiert.
Funktion zuweisen
Die Funktion „Funktion zuweisen“ ermöglicht es Ihnen, einer Person spezielle Rollen oder Berechtigungen innerhalb des Phoenix-II-Systems zuzuweisen – etwa administrative Rechte oder bestimmte Zuständigkeiten. Wählen Sie dazu auf der linken Seite die gewünschte Funktion aus, indem Sie das Kästchen anklicken, und klicken Sie auf den grünen Button, um sie der Person zuzuordnen.
Um eine bereits zugewiesene Funktion zu entziehen, markieren Sie diese auf der rechten Seite und klicken auf den gelben Button. Dadurch wird die Funktion von der Person entfernt.