Personen-Schnellverteiler versenden- GS Admin

Schnellverteiler und Dateiübermittlung in Phoenix II

Schnellverteiler versenden

Mit der Funktion „Schnellverteiler versenden“ können Sie sich eine Übersicht der Personen anzeigen lassen, die einem bestimmten Verteilerkreis zugeordnet sind. Diese Funktion unterstützt Sie dabei, gezielt Informationen an eine definierte Personengruppe weiterzugeben oder Daten auszuwerten.

Verfügbare Optionen

Nach Auswahl des gewünschten Verteilerkreises über ein Drop-down-Menü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

• Export in Excel (XLS)
  Exportieren Sie die Daten der enthaltenen Personen in eine Excel-Datei zur weiteren Bearbeitung oder Archivierung.

• Erstellung einer Geburtstagsliste
  Generieren Sie automatisch eine Liste mit bevorstehenden Geburtstagen der Personen im Verteilerkreis – nützlich für Planung und Kommunikation.

Ablauf

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü den gewünschten Verteilerkreis aus.

2. Entscheiden Sie sich für das gewünschte Format (z. B. Excel-Export oder Geburtstagsliste).

3. Starten Sie den Export mit dem entsprechenden Befehl.

Datei versenden

Die Funktion „Datei versenden“ ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt an alle Mitglieder eines Verteilerkreises zu übermitteln. Dies ist besonders hilfreich bei:

• Versendung von Einladungen, Informationsblättern oder Formularen

• Weitergabe von projektbezogenen Dokumenten

• Organisatorischer Kommunikation mit klar definierter Zielgruppe

Vorgehensweise

1. Wählen Sie den Verteilerkreis aus.

2. Laden Sie die gewünschte Datei hoch.

3. Versenden Sie die Datei an alle im Verteilerkreis enthaltenen Personen.

Open

Wählen Sie dazu zunächst den Filter. Hier haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob die Nachricht an Personen mit oder ohne E-Mail-Adresse im Verteilerkreis gesendet werden soll. Diese Filteroption erleichtert es Ihnen, gezielt nur die Personen auszuwählen, die für den E-Mail-Versand relevant sind.

Über die Funktion "Datei auswählen" können Sie eine Datei direkt von Ihrem Rechner hochladen. Nach dem Hochladen haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung der Datei hinzuzufügen, um den Empfängern zusätzliche Informationen zu geben. Sobald Sie die Datei und die Beschreibung bereitgestellt haben, können Sie den Versand über den Button "Ausgabe" auslösen.

Die Personen in Ihrem Verteilerkreis erhalten dann eine E-Mail, die sie darauf hinweist, dass eine neue Datei in ihrem Postfach verfügbar ist. Die Empfänger können diese Datei anschließend in ihrem Postfach einsehen und bei Bedarf herunterladen.