Personen-Verteiler an Funktionen- GS Admin

Das Modul „Verteiler an Funktionen“ ermöglicht den gezielten Versand von Dateien an Funktionsträger innerhalb Ihres Verbandes. Diese Funktion unterstützt eine strukturierte und adressatengenaue Kommunikation auf verschiedenen Organisationsebenen.

Funktionszuordnung

Um dieses Modul effektiv nutzen zu können, müssen die relevanten Funktionen zunächst korrekt angelegt und zugewiesen werden. Eine detaillierte Anleitung hierzu finden Sie in der Beschreibung des Moduls „Funktionen“.

Auswahl der Organisationsebene

Im ersten Schritt wählen Sie über das Drop-down-Menü „Auswahl der Ebene“ die gewünschte Organisationsebene aus, auf der die Funktionsträger angesprochen werden sollen. Mögliche Ebenen sind beispielsweise:

• Verband

• Kreis

• Verein

Die Auswahl der Ebene legt fest, an welche Funktionsträger der Versand gerichtet wird.

Weitere Schritte zum Versand

Nach der Auswahl der Ebene können Sie:

1. Die Zielgruppe nach Funktion festlegen.

2. Eine Datei hochladen und optional eine Beschreibung hinzufügen.

3. Den Versandprozess starten, wodurch alle zugewiesenen Funktionsträger auf der gewählten Ebene eine Benachrichtigung erhalten und die Datei in ihrem Postfach abrufen können.

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Wie Sie sehen, ist die Auswahl in allen Ebenen Ihres Verbandes möglich. Das bedeutet, Sie können eine Datei entweder an alle Funktionsträger im gesamten Verband senden oder gezielt Informationen zu bestimmten Funktionen auf ausgewählten Ebenen abrufen.

Diese Flexibilität ermöglicht eine passgenaue Kommunikation – sei es durch den Versand von Dateien oder das gezielte Abrufen relevanter Daten zu einzelnen Funktionen.

Weitere Schritte zum Versand

Nach der Auswahl der Ebene können Sie:

1. Die Zielgruppe nach Funktion festlegen.

2. Eine Datei hochladen und optional eine Beschreibung hinzufügen.

3. Den Versandprozess starten. Die ausgewählten Funktionsträger erhalten eine Benachrichtigung und können die Datei über ihr Postfach abrufen.

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Such- und Filterfunktionen im Modul „Verteiler an Funktionen“

Einschränkung auf bestimmte Verbände

Unter der Option „Einschränkung auf“ haben Sie die Möglichkeit, gezielt einen oder mehrere Verbände auszuwählen, auf die sich Ihre Suche beziehen soll.

Diese Funktion hilft Ihnen dabei, Ihre Abfrage auf relevante organisatorische Einheiten zu beschränken – z. B. bei großen Strukturen mit vielen Unterverbänden.

Vorteile der Einschränkung:

• Präzisere Ergebnisse

• Schnellere Auffindbarkeit von Informationen

• Minimierung irrelevanter Datensätze

Verknüpfung mehrerer Funktionen – UND/ODER-Logik

Direkt darunter finden Sie ein weiteres Drop-down-Menü, mit dem Sie festlegen können, wie Personen mit mehreren Funktionen berücksichtigt werden sollen. Zur Auswahl stehen:

• „und“ – Die gesuchte Person muss alle ausgewählten Funktionen gleichzeitig innehaben.

• „oder“ – Es genügt, wenn die Person mindestens eine der gewählten Funktionen ausübt.

Diese Auswahlmöglichkeit ermöglicht eine flexible und präzise Zielgruppendefinition für Ihre Kommunikation und den Datenexport.

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Gewünschte Ausgabe & Dateiübermittlung im Funktionsverteiler

Gewünschte Ausgabe – Daten anzeigen und exportieren

Mit der Funktion „Gewünschte Ausgabe“ können Sie sich die Daten aller Personen anzeigen lassen, die dem aktuell ausgewählten Verteilerkreis zugeordnet sind.

Verfügbare Ausgabeoptionen:

• Excel-Export: Exportieren Sie die Personendaten zur Weiterverarbeitung oder Archivierung im Excel-Format (.xls).

• Geburtstagsliste: Generieren Sie automatisch eine Liste mit anstehenden Geburtstagen der enthaltenen Personen.

Nachdem Sie das gewünschte Ausgabeformat ausgewählt haben, können Sie die entsprechenden Informationen mit wenigen Klicks exportieren.

Datei versenden – Direktversand an Funktionsträger

Die Funktion „Datei versenden“ ermöglicht es Ihnen, Dokumente oder andere Dateien direkt an alle Mitglieder des gewählten Funktions- bzw. Verteilerkreises zu übermitteln.

Ablauf:

1. Datei auswählen: Laden Sie ein Dokument direkt von Ihrem lokalen Gerät hoch.

2. Beschreibung hinzufügen: Ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung zur Datei.

3. Versand starten: Versenden Sie die Datei an alle zugeordneten Personen.

Die Empfänger erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, dass eine neue Datei in ihrem Postfach im System zur Verfügung steht. Dort können sie die Datei einsehen und bei Bedarf herunterladen.

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Versandoptionen im Verteilerkreis

Filter für E-Mail-Versand

Wählen Sie zunächst den gewünschten Filter, um festzulegen, ob die Nachricht an Personen mit oder ohne E-Mail-Adresse im Verteilerkreis gesendet werden soll.

Diese Einstellung hilft Ihnen dabei, gezielt nur jene Personen auszuwählen, die tatsächlich per E-Mail erreicht werden können – und reduziert so Streuverluste beim Versand.

Datei hochladen und versenden

1. Datei auswählen
   Nutzen Sie die Funktion „Datei auswählen“, um ein Dokument direkt von Ihrem Rechner hochzuladen.

2. Beschreibung hinzufügen
   Nach dem Upload können Sie eine Beschreibung der Datei ergänzen. Diese Information wird den Empfängern angezeigt und bietet zusätzlichen Kontext.

3. Versand starten
   Klicken Sie auf „Ausgabe“, um den Versandvorgang auszulösen.

Empfang durch die Zielgruppe

Die Empfänger im Verteilerkreis erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, dass eine neue Datei in ihrem Postfach im System verfügbar ist.

Dort können sie die Datei bequem einsehen und bei Bedarf herunterladen.